如何加強醫院科研檔案的管理

肖慧平

（牡丹江市婦女兒童醫院 黑龍江 牡丹江 157000）

科研檔案是科研活動的真實記錄，直接反映了科研的學術水平。做好科研檔案工作，對科研的可持續性發展起著重大作用?？蒲袡n案作為科研工作的歷史記錄，具有較高的文獻分析研究價值。醫院的科研檔案記載了醫療和科研發展的歷史，反映了一個醫院整體醫療水平動態發展的情況，是醫院珍貴的信息資源?？蒲袡n案管理工作是醫院科研活動的基礎，直接反映著一個醫院的學術水平，對提高醫療、教學和學科發展水平具有相當重要的作用。

一、醫院的科研檔案管理存在的問題

醫院科研檔案是醫院科技人員在從事與醫學相關科學研究活動中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細內容和過程，是一種衛生資源，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定起著重要的作用。一套完整規范的醫學科研檔案即可以隨時為研究者提供科研進展狀況，又是科研管理規范化、科學化、信息化的一個重要標志?？蒲袡n案管理的目標具有系統性、完整性、規范性、安全性、時效性和真實性。而科研文檔的系統、完整、規范則要建立在長期積累的基礎上。目前，醫院的科研檔案管理存在的問題主要有以下幾方面：

一是科研檔案資料在科研工作過程中收集不齊全、不完整、尤其是缺少反映科研過程的資料。這是由于醫學科研檔案的特殊性造成的，醫學科研檔案專題性強，跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預防，或某種化學物質對人體的損傷等進行專題研究，許多重大項目更是多專業、多學科綜合研究，共同攻關完成。因此，除了項目初始的技術制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統，有的是等全部試驗調查數據收集齊全后進行系統化，最后通過比較、分析、總結，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統技術的一種改進方案，原始數據的收集只能在課題完成后，也因此導致科研材料收集、歸檔不齊。

二是科研成果復印件多，原件少。已完成的科研成果不能及時將科研全過程的技術文件、技術資料及時完整建檔；科研成果技術資料形成系統的比例太少，有連續性并且保存完整的少，原始技術、文件保存到項目完成時完整無缺歸檔的少。這主要是由于科研人員的檔案意識薄弱造成的。不少科研人員不懂得成果的知識產權歸屬問題，認為自己的科研成果是用來評職稱的，是自己的心血，不愿意將原件歸檔。部分檔案工作人員自身科研意識不強，對《檔案法》和《檔案法實施辦法》宣傳力度不夠，同時又缺少科研檔案管理的經驗，不是主動地關心醫院科研工作的進程及做好科研項目檔案的跟蹤管理，而是靠科研管理部門及其課題研究人員自愿上交。特別是對年份已遠的證書、獎狀、獎章等科研成果由于管理的不善，造成資料的不全，給將來科研資料的使用帶來許多不便。

二、科研檔案的分類

科研檔案分為七個方面：課題管理、成果管理、學科管理、學術活動管理、學術刊物管理、學術語言管理和科研統計管理等。此外，還有外事工作和研究生工作檔案等等。

課題管理包括兩部分：院外和院內，院內分院級和所級管理，計劃內和計劃外項目。按照課題管理的工作流程，一般分為三個階段：第一階段為課題立項階段，包括選題、申排除萬難、立項審批、經費預算等；第二階段為課題進展階段，包括中期檢查（階段成果、完成情況、經費使用管理、年度撥款情況、課題變更）等；第三階段為課題結項階段，包括結項、評估、鑒定等材料。

成果管理包括個人成果信息和集體成果信息、成果評估管理、成果出版管理（出版基金資助）、成果獎勵管理（申報、推薦、審批、獲獎）等。

學科管理包括各單位二、三級學科調整，重點學科和重點研究室的管理，重點學科建設工程的管理，也包括新興邊緣學科、扶持學科等等。

三、科研檔案在醫院管理中的重要作用

科研檔案管理是現代化醫院管理工作的重要組成部分，科研檔案管理的科學化、規范化直接影響醫院科研工作效率的提高。在科研管理工作中，無論是項目管理、制度管理、還是流程管理、手段管理等，都與檔案管理緊密聯系。承受著醫院的不斷發展，科研檔案管理在醫院學科發展中起到的作用也日益增強。

（一）科研檔案對科研成果的形成和提高有指導價值

科研成果的申報從科研的先是立項、完成、結題到成果鑒定，一般小的課題需1-3年，較難的課題則需要5-7年，有的甚至更長時間，許多科研人員經過努力得到的研究成果發表后就存放在檔案庫里，或是放在自己手中，成為個人技術，不作后續的研究，如不及時加以總結，積累和利用，就不能形成更新、更高水平的科研成果，造成智力資源和物質資源的浪費，做好科研檔案工作，可指導科研人員在科學研究工作中，避免不必要的人、財、物的浪費，減少低水平的重復研究。

科研成果的申報必須有完整的科研檔案材料作為依據，它包括：1.科研課題立項申報書、計劃任務書、協議書、合同、立項審批文件；2.研究實驗等階段的各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算；3.結題階段的結題報告書、工作總結、發表的論文或專著、科研投資情況、經費決算等；4.成果申報的成果申報書、鑒定證書、推薦書、研究工作總結和技術總結、成果查新報告、論文被引證明、論文復印件等；5.推廣應用的經濟效益和社會效益的證明材料、合作單位同具的成果申報證明等。在成果申報時少本項資料，都會影響到科研成果的申報。除此之外，還要注意使申報的成果檔案結構合理、排列有序，既使有缺漏之處也能及時發展、補救，保證檔案的完整性、系統性，避免因材料的不全而導致成果無法申報的現象。

（二）科研檔案在學科建設和發展中的作用

學科是醫院賴以生存和發展的基礎，學科建設是醫院建設的重要組成部分，學科建設上要包括臨床醫療技術、人才培養和科學研究3個方面，科研是學科建設依托的平臺，學科的水平、學科的知名度，是靠有先進水平的科研課題及其成果來體現的，高水平的科研項目是學科建設的載體，也是學科發展的源泉。沒有高水平的科研課題作依托，沒有高質量的課題研究工作，學科建設將無從談起。高水平的科研成果是學科建設成效的重要標志，也是學科建設提升的重要條件。學科建設的質量又從科研活動提高技術得到支撐和保障，學科水平的高低最終體現在科研水平上。學科建設質量的提升又從科研活動的發展提供高層次人才和技術支撐。

（三）科研檔案在醫院管理中的長遠效益

科研檔案是一個科研項目從立項到研究完成所形成的一套完整、準確、系統的資料，是重要的信息資源。這就是說，它不同于文書檔案，僅僅保管在醫院的檔案室內，供本醫院使用是遠遠不夠的，它應該除了為本醫院提供進行交流或成果轉讓外，更應該大力弄好科研檔案信息資源，主動提供大量的、準確的、規范的、系統的信息服務，面向社會發揮它的成果性和資料性作用。滿足社會各界對醫學科研檔案信息的需求，讓醫學科研檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

從靜態管理來看，科研文檔的儲存、積累、整理、查閱、審核，直至銷毀，都有其嚴格的管理制度，個人是無權變動的這就維護了檔案管理的規范性、穩定性和延續性。從動態管理來看，科研文檔需要不斷得到補充，保持其系統完整性。文檔的存儲是項目、制度、流程、手段更新的重要依據，尤其是在網絡信息社會中，長期積累的科研文檔信息是重要的科研管理資源。文檔信息資源短缺，文檔管理工作薄弱，科研管理的歷史記錄殘缺不全，管理工作就會陷入困境；科研文檔管理信息充足，工作效率就會得到提高。

[1]王瓊.淺談科研檔案在我?？蒲谐晒芾碇械淖饔?

[2]蘇艷梅.淺談檔案管理在醫院管理中的重要地位與作用.