醫院科研檔案管理之我見

王雅梅

（黑龍江省醫院 黑龍江 哈爾濱 150001）

醫學科研檔案是醫院醫務人員醫學科學研究活動中形成的、具有保存價值的文件材料，是醫學科學研究、醫療實踐地真實記錄和反映。一份完整規范的醫學科研檔案記載了科學研究的詳細內容和過程，含有豐富的信息資源，是醫院實施醫療、科研、教學的重要依據。

一、醫學科研檔案的特點

（一）專業性強，項目協作多

醫學科學研究涉及面廣，是個多學科、多門類、多層次的綜合性科學體系，它與一般自然科學及生產技術的研究有相似之處，但又有其獨特性。一個醫學新技術、新項目從立項到課題結束涉及醫學的不同專業、不同學科，統計學、醫院管理、英語、計算機等專業知識，一些重大項目更是由多專業、多學科綜合研究和共同協作完成。

（二）內容多、覆蓋廣、形成及保管周期長

從科研課題的立項、總結、鑒定、申報成果、獎勵直至成果推廣應用等，每一項工作都有連續性，科研檔案的最終形成需要3-5年，甚至更長的時間，呈現出內容多、范圍廣周期長的特點。我院根據項目的科研價值、獎項級別、所產生的社會經濟效益等，科研檔案的保管周期最短為30年，最長則永久保存。

（三）載體及形式呈多樣性

醫學科研檔案不同于文書檔案及一般的科技檔案，從載體及形式上，既有醫療文書、文件、圖表、病例，也有人體或動物的病理生理切片、X光膠片、各種檢查報告等；既有紙質檔案，也有影像、光盤等多種形式的。

二、醫院科研檔案現狀及存在的問題

（一）醫務工作者檔案意識不強

大型甲級醫院，醫務人員工作量大，在日常工作中，各臨床、醫技科室科研檔案的收集、整理、分類、歸檔缺乏專人管理，加上部分醫務人員檔案意識薄弱，認識不到科研檔案對醫資發展的重要意義，使資料分散在不同科室、不同人員手中。

（二）管理制度不健全，缺乏規范管理

檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前，醫院制定了較為完整、健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，尤其是缺乏科研檔案的管理制度。由于管理制度不完善，有價值的原始材料得不到足夠的重視和統一收集，影響了檔案工作的完整性和系統性。

（三）收集不齊全、內容不完整、歸檔不及時

由于科研檔案具有內容多、形成周期長的特點，開展新技術、新項目的科研小組和科室在檔案管理過程中出現了項目內容不全，資料混亂、遺失，歸檔時資料收集不完善等狀況，這會對以后科研檔案的整理、歸檔、人庫、查詢等工作的展開帶來困難，影響科研檔案作用的發揮。

（四）重管輕用，檔案開發利用率低

由于檔案系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，醫院專職檔案工作者仍然停留在“重管輕用”的觀念上，沒有把科研檔案作為一種衛生資源與臨床、科研、教學工作有機結合，開發利用率較低。

三、改進和加強醫院科研檔案的建議

（一）加強領導，增強全員檔案意識

醫院各級領導及醫務人員都應高度重視科研檔案的管理，科研檔案管理雖然是課題完成后的最后一個環節，卻是一個總結性、記錄性的環節，是整個科研活動的重要組成部分，是對該科研項目完成情況的客觀反映。因此，為有效發揮科研檔案的信息資源作用，院領導應從人力、財力、物力上對檔案工作予以支持，營造重視科研檔案、開發科研檔案。用好科研檔案的氛圍。在提高認識的基礎上，醫院綜合檔案室應參照《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《醫藥檔案管理實施辦法》等法律法規，并結合實際制定科研檔案的收集、保管、借閱、移交、保密及庫房管理等規章制度，使檔案工作的每一個環節都有章可循，實現科研檔案管理的規范化。標準化、系統化。各臨床、醫技科室及科教科、人事科、院辦等部門，在平常工作中，尤其在每一個科研項目啟動時，都應指定專人負責科研檔案的收集、整理、歸檔，建立健全督促考核機制，將科研檔案管理工作納入科室目標管理考核、個人績效考核，真正做到獎懲兌現。

（二）增強主動性，做到集中收集與平時收集相結合

綜合檔案室的專職檔案員要樹立服務臨床、服務科研的意識，增強工作的主動性，要經常深入臨床和醫技科室與專家教授、專業技術人員加強聯系、增進溝通、收集信息。收集主要分平時收集和集中收集，平時收集是定期根據科研項目的進展，從申報、審議、立項、驗收和結題，實行全過程管理，避免檔案材料的遺失，保證醫學檔案的系統性和完整性。集中收集是每年年底由各科室兼職檔案員將資料收集整理后移交綜合檔案室，綜合檔案室檔案員按照我院科研文件的歸檔范圍進行審核并分類歸檔。醫院科技檔案的分類要根據科技檔案的性質、內容、特點和相互之間的聯系，把科技檔案劃分成一定的類別，使之能正確反映出產生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實面貌，達到便于保管和充分利用科技檔案的目的。根據醫院實際，科研檔案分科研項目類、科技發展規劃類、學科建設類、個人業務類?？蒲许椖款惏蒲姓n題的立項、成果申報、鑒定申請表、查新報告、鑒定證書、實驗數據、病歷病案、獲獎證書等；科技發展規劃類包括各科研組、科室的年度計劃、總結；學科建設類包括申報項目的研究方向、人員結構、崗位職責、會議記錄、考核記錄等；個人業務類包括專業技術職務任職資格評審表、個人年度考核表、科研論著論文等。

（三）更新服務理念，提升開發利用效率

科研檔案本質是保存科研檔案信息資源和提供檔案信息資源服務?？蒲袡n案本身雖有價值性，但其價值的實現必須經過合理的開發，方能有效利用。檔案室應改變過去那種“重管輕用”的觀念和成天坐在辦公室等著上門查詢的被動服務方式，應更新服務觀念，提高自身文化素質，熟悉各種信息，進行分類、統計、分析、總結，將信息資源匯編成冊，為醫院臨床、科研、教學整體發展提供借鑒和參考，為院領導和一線醫務人員提供高效、優質、準確、快捷地信息服務，實現管理科研檔案真正意義之所在，充分發揮它的社會效益和經濟效益。

（四）增加投入，改善檔案室的硬件設施

隨著科學技術的發展，利用現代信息技術提高科技檔案的數字化、網絡化已迫在眉睫。我院的信息化建設起步于1998年，電子病歷于2010年在全院推進，發展日趨成熟，但目前我院檔案室還缺乏掃描儀、照相機、復印機之類的必備品，需加強投入。對可以公開的檔案目錄和內容應盡快納人醫院的局域網，實現資源共享，促進我院各項事業的全面發展。

[1]李鴿伶.檔案信息服務在醫學科研課題中的實踐.中國當代醫藥，2009（19）.

[2]韓秀明，劉艷君.科研檔案在科研管理中的地位和作用.預防醫學情報雜志，2008（8）.