淺議新時期高校辦公室管理的科學化

劉 潔

（武漢大學 馬克思主義管理學院，湖北 武漢 430072）

高校辦公室是高校各級行政機關的綜合管理、辦事機構，在管理系統中處在溝通上下、聯系左右、連結內外的中心樞紐地位。高校辦公室的管理是否科學以及科學化程度如何，直接關系到管理效能的高低和高校形象的好壞。那么，如何實現高校辦公室管理的科學化？從現代管理科學的要求看，我們認為，應遵循精簡、統一、效能的原則，著重在以下幾個方面進行探索和實踐。

1 組織結構的科學化是辦公室管理科學化的組織保證

在高等學校，校、院和系三級辦公室的職能、作用基本上是相同的，但其內部機構設置和人員配備有一定區別。學校一級的辦公室分設綜合科、行政科、文秘科，不少學校還設有信息科；學院一級的辦公室，主要是根據工作職能設若干秘書崗位，負責全院的教學、科研、招生、行政工作的組織及日常工作，每位秘書既同分管各方面工作的學院領導直接聯系，同時也接受學院辦公室主任的協調，形成一個有機聯系的整體；而系一級的辦公室則結構簡單、人員較少，一般只設立一個系辦公室，在系主任直接領導下負責或協調本系的教學、科研、專業發展、師資培訓、實驗室建設、學術交流、學生學籍管理、教學管理等計劃的制定和實施等工作。要做到辦公室內部機構設置結構合理，必須做到兩條：第一，人員要精簡。對可設可不設的機構堅決不設，切忌因神設廟。第二，職責要明確，層次要分明，要實行崗位責任制，各司其職，而且還要能和其他機構構成有機的整體，結合起來形成強大的合力。這樣，辦公室管理工作才能發揮高效能。

2 管理工作的制度化是辦公室管理科學化的制度保證

辦公室管理工作的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、工作程序以及行為準則等以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。適應辦公室管理工作科學化的要求，應建立的規章制度主要有以下幾個方面：

第一，建立健全崗位責任制。崗位責任制是機關工作的一項根本制度，其實質是在明確辦公室以及辦公室各個科室的職責權限的基礎上，劃分每個崗位的權責，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質量、高效率地完成各自承擔的任務，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮，辦事拖拉等現象。在制定崗位責任制時，必須堅持以事定崗、依崗定人和精干效能的原則，從辦公室的工作需要出發，凡工作任務重復的科室，該并則并；凡一個人能干的工作，就不分給兩個人。同時，堅持權責一致的原則，每個崗位都有相應的權力和責任，每個崗位的權力、責任都要規定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴格的檢查制度和相應的獎懲辦法。對成績優異者，要給予升級或獎勵；對一般合格者，要鼓勵其繼續前進；對嚴重失職、瀆職者，則應根據情節輕重給予適當的懲處。只有這樣，才能防止和克服干多干少一個樣，干好干壞差不多等不良現象。

第二，會議制度。會議是各級領導布置任務，貫徹政策，統籌協調，進行決策，推動工作的基本方法之一。為了提高會議質量，提高工作效率，首先要建立嚴格的會議審批制度，并且確定好每次會議的主題，做到主題明確，不開不必要的會；其次，會前要搞好調查研究，廣開言路，充分聽取各種意見，做好充分準備，為領導決策提供科學依據；再次要嚴格會議紀律，杜絕遲到早退現象。

第三，公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯或造成公文旅行、公文積壓，導致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，提高辦文質量，加速公文運轉。具體來說，首先必須規范公文種類，各種公文種類之間不能亂用、混用；其次還要統一公文格式和固定行文關系；最后就是準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉的效率。

第四，接待制度。辦公室是學校、學院以及學系對外的窗口，在對外工作中代表著學校、學院或學系的形象。因此，在迎來送往的接待工作中，既要做到熱情周到、禮貌待人，又要嚴格執行有關接待規格和接待費用標準，真正做到有章可循，有法可依。

第五，安全保密制度。印章管理和保密工作關系到學校的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關的安全保密制度，并指定專人負責和定期檢查。

3 工作人員素質優化是辦公室管理科學化的人員保證

辦公室工作人員是實施辦公室管理活動的主體，任何科學高效的管理活動都是通過他們的努力而實現的。因此，高等學校校、院和系三級辦公室工作人員的素質如何，他們的管理能力如何，直接決定著辦公室的工作和管理活動的效率。隨著社會主義市場經濟的蓬勃發展和科教興國戰略的全面實施，高等學校面臨著前所未有的發展機遇和挑戰。高等學校肩負著培養人才，創造知識和服務社會等諸方面的重任，在這種新的條件下，要求辦公室的工作人員具有較高的政治思想素質、文化素質和業務素質，以及持續獲取新知識的學習能力、處理重大問題的綜合協調能力和搞好管理與服務的創新能力，并根據各科室的職能和各崗位的職責，進行嚴格的選拔和在職業務培訓，實現優勢互補、整體優化的效果。

4 實現辦公室自動化是辦公室管理科學化的物質保證

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是適應信息社會發展需要，基于系統科學、行為科學的理論和計算機技術、通信技術的普遍應用而發展起來的一門新型綜合技術。隨著高等教育管理水平的提高，高校正進人一個全方位的網絡環境，對辦公室搞好三個服務的要求必將越來越高，尤其是對辦公室處理信息的系統性、時效性要求越來越高。因此，迫切要求辦公室工作改變傳統方式，以適應信息社會發展需要。為此，我們要加快辦公室自動化的步伐，做好計算機聯網的工作，建立高校辦公室自動化系統，充分發揮現代技術的作用。高校辦公室的辦公室自動化系統大體可由文字處理、文件管理、事務管理、輔助決策、通信聯絡等幾個子系統構成。文字處理系統是利用電腦、復印、速印等設備對文稿進行輸入、修改、編輯、儲存、輸出、復制和打印。文件管理系統是利用計算機對文件進行收發、分類、登記、傳遞、歸檔、檢索等；事務管理系統是利用計算機輔助安排日?；顒尤粘?，做好辦公室事務的管理工作；輔助決策系統是用該系統對各種統計數據進行統計計算，統計分析，建立數據庫，及時向校領導提供所需的各種數據及材料，供決策時參考?；蛘吒鶕_定的決策模型和貯存的信息，提出方案，供領導選擇；通訊系統通過電話、移動電話、傳真機、公告板（BBS）、電子信箱（E－MAIL）、討論組（USER－NET）和和網絡會議（NET－CONFERENCE）、視頻系統等加快聯絡速度和提高聯絡質量。

綜上所述，高校辦公室管理科學化是一個綜合性的問題，是一個系統工程。高等學校的各級管理人員必須運用控制論、系統論的觀點全面地進行研究和加以實踐，實現辦公室管理的科學化。

1 陳瑞蓮.試論學校辦公室管理的科學化［J］.中山大學學報論叢，1997，（2）.

2 張文彪.提高高校校（院）長辦公室管理效能探討［J］.中山大學學報論叢，1997，（2）.

3 王錄德.試論高校辦公室管理的科學化［J］.中山大學學報論叢，1999，（2）.

4 周三多，陳傳明等.管理學——原理與方法（第三版）［M］.上海：復旦大學出版社，1999.