踐行檔案利用服務 賡續綿延檔案文化——無錫市檔案局工作亮點調研報告

賁道紅（江蘇省檔案局，南京，210008）

無錫歷史綿長，最早可追溯到3000多年前泰伯用開拓精神建立勾吳國，促進了中原文化與江南文化的融合，開創了吳文化。悠遠的歷史尚未給這座城市積淀沉郁之虞，每當社會變革之時，無錫人所表現出的愛國愛鄉、開拓創新、科學求實、奮力拼搏精神常常率風氣之先。

無錫市檔案局在這樣的精神引領激勵下，以獨到的視角和超前的睿智拓展工作，以積極創新的舉措為檔案工作注入活力，讓檔案部門服務觸角延伸，讓檔案文化為中華民族文化賡續綿延。

一、機關檔案管理中心服務機關，多方面提升檔案工作品質

2010年9月，無錫市檔案局設于無錫市新行政中心的機關檔案管理中心正式啟動運行。機關檔案管理中心的建立，是無錫市檔案局創新機關檔案管理模式的重要舉措。一年多以來，中心運行成效明顯，強化了機關檔案工作，市機關各部門對中心的運行模式及成效給予了一致好評。

基于電子政務平臺的電子檔案應用系統使文件的收集利用更加及時、便捷、安全,大力推進了機關檔案信息化進程?！稒C關檔案中心電子檔案應用系統》是無錫市檔案局牽頭開發的公文檔案管理應用軟件，使用面向政務網的數據采集模塊，每天定時采集政務網上流轉的電子文件數據，保存在機關檔案管理中心的數據存儲器。整個采集過程由系統自動完成，無需人為操作。機關各部門由系統收集的文件可在系統中進行管理，由市檔案局專門人員輔助確定文件的保管期限。數據服務器依托政務網，安全等級也是采用政務網的安全標準，數據的安全性有可靠保障。需要查看其他部門文件也可通過系統先行申請，待文件形成部門審批授權后方可查看。整個系統集電子文件收集、管理、申請、審批、查詢于一體，電子文件的收集時間大大縮短。系統的使用讓2011年以后形成的絕大部分機關檔案無需再進行信息化處理，各機關部門多則90%、少則60%的文件無需重復進行數字化處理，突破了以紙質檔案為對象的檔案歸檔和管理模式，在檔案事業發展進程中具有重要的現實意義。

電子檔案應用系統的使用與專門人員的輔助使檔案整理得到了有效的規范，解決了機關部門檔案人員變動帶來的影響。電子檔案應用系統所采集的電子文件數據全部依據《電子文件歸檔與管理規范》所制定的標準生成，保證了電子文件的背景信息、元數據等信息真實、可靠、完整。存在問題的文件，可在系統中進行整改，規范到位。同時，檔案部門專門人員幫助各機關檔案人員對文件進行鑒定，確定文件的保管期限，讓文件的保存價值得到準確的評定，為后期電子與紙質雙套文件的移交做好先期準備。檔案管理中心運行以來，2011年當年生成的文件做到即時采集即時整理，同時完成了2009年和2010年形成的40241 件檔案的檢查整改，檔案整理的效率有效提高。通過讓機關檔案人員熟練掌握電子檔案應用系統，檔案中心工作人員對檔案人員的幫助督促，可以確保機關各部門的檔案工作不會因檔案人員的調動，對檔案工作造成影響。

電子文件預歸檔目錄與紙質文件相對應，極大地豐富了檔案資源，改善館藏結構。電子檔案應用系統在2011年對17.3 萬多條機關網上電子文件信息進行了預歸檔處理，梳理出1.5 萬多條需要歸檔的電子文件信息。檔案中心的工作人員，通過采集到的電子文件信息，可以了解各機關單位的職能，從而幫助機關檔案人員修訂歸檔文件的保管期限表。8號令實行后，文件材料按件歸檔，增加了移交環節文件數量清點核對的工作量。通過電子文件目錄，檔案部門可以了解機關部門有無重要的文件材料遺漏或缺失，從而及時提醒檔案人員補缺，檔案的齊全完整得到較好的保證，一定程度上也減輕了后期移交的清點工作量。電子文件的歸檔，使數字檔案館的電子信息資源得到極大擴充，減少了紙質文件數字化的工作量，也使檔案館的館藏結構得到優化。

檔案管理中心規范整理、集中保管、統一管理、綜合利用機關檔案，充分發揮檔案部門服務大局功能。無錫市行政中心設有檔案保管庫房1000 平方米，中心內同時配有300 平方米的檔案整理、辦公用房，用于保存、整理機關各單位搬入行政中心后形成的檔案。庫房和整理室都配備了防磁柜、溫濕度測量計、除濕機、空氣凈化器、自動消防滅火器和電腦、復印機等必要的設備。機關形成的檔案按年度進入庫房保管，避免了一些機關檔案室因為庫房條件受限制而造成檔案保存年限的縮短，延長了檔案的生命周期。中心工作人員主動承攬檔案整理、整改等大量工作，大幅度減輕了各部門檔案人員的工作量，使他們騰出時間和精力重點做好檔案的前期收集工作。為機關工作人員提供檔案檢索、調檔、復印等利用服務，2011年接待查檔利用達900 多人次，查檔滿意率和成功率接近100%，受到各機關單位的好評。

二、民族工商業檔案館服務社會，充分發揮檔案文化傳承作用

北依長江，南臨太湖的無錫在中國近代工業發展史上占有獨特的地位。她曾經是工商殷埠, 以產業的純粹性為特色，擁有清一色的民族資本，憑借得天獨厚的地理條件和高度發達的水道交通,孕育了中國近代工商業史上眾多杰出的民族實業家,也因此被譽為“中國近代工業的發祥地”。

為了有效保護、整理和開發利用無錫市民族工商業文化遺產，無錫市檔案局從2010年開始籌建“無錫市民族工商業檔案館”。原無錫市機床廠老廠房成為這個檔案館的所在地。老廠房將仿效北京“798 藝術區”的理念改造成利于檔案展示、保存的民族工商業檔案館。目前已接手的40 多萬卷（件）檔案，暫時存放在原無錫市機床廠的廠房內。

民族工商業檔案館正在籌建但已發揮作用，積極服務民生。民族工商業檔案館先期接受的40 多萬卷（件）檔案中有很大一部分是破產企業的勞動工資報表和財務原始憑證，是相關企業職工維護自身權益、獲取應有待遇的唯一記錄。館舍尚在建設中，沒有專業的庫房，查找十分不便。就在這樣的工作環境中，該館工作人員仍千方百計為前來查檔的企業職工提供優質服務。工作人員在歷年獨生子女領用清單中為老職工找到能夠接續工齡的有效證明，幫助職工提高了個人社保待遇；為特殊工種職工查找歷史的工資發放單，找到了領取高溫特殊工種補助費的記錄，幫助其順利辦成了提前退休手續；根據工傷人員當年工資單的變化情況，找到了他們工傷的具體時間，為他們辦理提前退休提供了有力的依據。這樣的檔案查找利用相信在開館后還會有很多，無錫市檔案局不因檔案未整理上架就將查檔利用者拒之門外，為民眾切實解決了問題，很好地發揮了檔案服務民生的功能。

民族工商業檔案館充分挖掘特色資源，傳承民族工業文化理念。作為近代中國民族工商業的重要發祥地，無錫有豐富的民族工商業文化遺產。以榮、唐、楊、薛四大家族企業為代表的一批民族工商企業成為地方經濟的重要支柱，在中國近代經濟發展史上具有獨特而重要的地位。這部分檔案數量可觀，內容豐富，特色鮮明，許多著名企業的文字材料和珍貴歷史照片系統而生動地反映了近代以來無錫民族工商業先驅“實業救國”和“實業興國”的理念，是研究民族工商業興起和發展的第一手資料。無錫工商文化作為江蘇歷史文化的重要內容，凝聚了民族工商業先驅們實業報國的思想，集中展現了他們勇于創業、善于創業的精神力量，是以“三創”為核心的新時期江蘇精神的重要歷史淵源之一。民族工商業檔案館將塵封的檔案再一次展示于人前，以此來激發廣大干部群眾創業勇氣、創新銳氣、創優志氣和創造膽氣，為無錫新一輪發展提供精神動力和文化條件，為江蘇“三創”精神注入更豐富的思想內涵。

民族工商業檔案館集中展示文化，讓傳統文化再放光彩。建成后的民族工商業檔案館除了面向企業，接收破產、轉制企業的檔案外，還充分拓展與文化相關的功能。計劃在館內設置非物質文化遺產工作室、民間收藏展示室、書畫攝影工作室，提供場地給民間文化研究會、學會等組織使用。根據老廠房場地現狀和保留建筑的功能定位，設置頗具創意的體驗功能區，即讓參觀者可以親身體驗繅絲等傳統工藝的操作，了解制絲等工業流程，增加動手的趣味性，對工藝有更直觀的印象。檔案館中還設置了現代藝術家現場創作區域, 藝術家已完成的作品也一并在館中展出。無錫市民間藍印花布博物館在民族工商業檔案館落成后，將搬入其中，讓來參觀的民眾在淳樸自然、千變萬化、絢麗多姿的藍白藝術世界中徜徉，欣賞寄托著百姓對美滿生活的向往和樸素的審美情趣的花布圖案。更有工藝大師用藍印花布現場制作衣物，讓參觀者近距離接觸藍印花布這一古老手工印花織物，感受藍印花布所帶來的深厚文化和藝術積淀。

三、用創新的理念指導工作，形成“大檔案、大服務”新局面

無錫市檔案局在緊密圍繞黨委、政府中心工作的基礎上，著眼于長遠發展，大膽創新，細致籌劃，進一步加強檔案法制建設，提升檔案服務水平，拓展檔案文化平臺，在各方面工作中取得突破和進展。

在省內率先修訂地方性檔案法規，《無錫市檔案管理條例》 在2011年修訂，經省人大常委會批準，2011年8月1日正式施行。隨著經濟、社會的快速發展和轉型發展，檔案工作面臨越來越多的新情況、新問題。一是一些單位的檔案管理意識淡薄，特別是重大活動、重大事件處置，建檔不及時、歸檔不完整、管理不規范、移交不及時的現象時有發生，導致重要檔案資源處于分散、缺失的狀態；二是國有企事業單位在資產和產權變動時，特別是企業在改制前及改制過程中，檔案管理混亂，丟失、損毀現象比較嚴重；三是社會保障和民生服務等涉及個人權益的檔案，在建檔、歸檔方面滯后于社會和人民群眾的需求?！稛o錫市檔案管理條例》正是針對以上3 個問題進行了修訂，使之成為一部符合無錫市目前檔案工作實際情況，便于規范操作的地方性法規。通過修訂，將原條例施行五年多來所積累的經驗和取得的成果，以地方性法規的形式固定下來，形成更有效的檔案管理工作機制，提升檔案工作規范管理的水平。

多形式、多方面掌握資源流向，推進資源建設，形成資源持續收集模式。機關檔案管理中心收集的電子文件是數字檔案館基礎資源之一，直接在網上采集電子信息，避免了在數字設備上生成數字文件后轉為紙質文件，再對紙質文件進行掃描數字化的不必要程序，快速而規范地充實了數字檔案館。無錫市檔案局進館單位名錄達160 多家，側重向涉及民生或具有典型意義的重點骨干單位拓展延伸，已覆蓋了市政公用、醫療衛生、教育、社會保障、司法公證等民生保障和社會建設板塊。對于面廣量大的非進館單位，采取建立多個協作組分片活動的方式，經常組織相關單位的檔案人員進行業務交流，掌握基層單位檔案形成、流轉動向，對其中的重要檔案、資料實現信息共享，納入全市檔案資源體系總盤。通過無償捐贈、有償征購、免費寄存和個人陳列等方式有效掌控民間收藏檔案流向，吸引民間珍貴藏品進入檔案館保管和展示。每年舉辦2 次以上民間收藏檔案捐贈儀式，2011年征集到南明史研究家錢海岳著作《南明史》120 卷完整手稿，書稿的史學價值在國內外備受推崇，極大提升了館藏檔案的價值。

提供全過程、全方位服務，與單位團體個人建立相互信任關系。機關檔案管理中心對機關檔案采取“全過程銜接、全方位提升、集中化管理、集成式服務”管理模式。中心工作人員分片負責定點單位，隨時提供業務指導，幫助整理檔案，及時整改，以精益求精的態度，服務機關檔案工作。市檔案局信息化團隊啟動數字化檔案館項目以來，建成了機關文檔一體化應用系統、社區檔案管理系統、公務員績效考核考評系統，優化改版了蘇同檔案管理系統、《無錫日報》數字報管理應用系統和“無錫檔案信息網”，為機關單位、企事業團體提供檔案數字化服務。市檔案館一樓展廳布置著“紀念蘇州美專建校九十周年——蘇州美專師生作品展”，展覽是檔案局義務借出場地給民間收藏家展出藏品，供市民參觀，紀念我國近代美術奠基人、教育家、畫家、蘇州美專創辦人顏文梁。承辦展覽的同時與各位畫家、民間收藏家建立良好關系，收集民間藝術信息，為他們搭建交流平臺，用真心誠意與畫家、收藏家交往，宣傳檔案工作，爭取他們的支持。

放開腳步，放長眼光，揚長補短，用現今的工作培育將來的成果。無錫市檔案局與德國海德堡市檔案局建立了友好合作關系，2008年海德堡市檔案局的“干杯！海德堡——德國啤酒文化節”在無錫舉行，取得圓滿成功；2009年無錫市檔案局赴海德堡開辦“美麗無錫”攝影藝術展，在歐洲多個城市巡展，向海外展示今日中國的風景。兩市檔案局還約定了互派人員駐館工作、高校檔案館對口合作、國際檔案學會特邀演講等國際交流項目。2011年4月無錫市檔案局舉行“國際檔案學術業務交流講壇”，邀請德國、瑞士的多家知名檔案機構領導出席并作演講，交流檔案界的學術成果和業務經驗，雙方相互學習，共同探討，推動世界檔案事業發展。借助宣傳、教育、外事、文化、旅游和婦聯等相關部門的力量，多次聯合舉辦以檔案文化為核心的活動。通過簽訂協議、掛牌、定點實習、志愿服務等形式，無錫市檔案館愛國主義教育基地同50 余家機關、大中小學校、駐錫部隊、企事業單位和街道社區建立共建共育關系，共同搭建一個寬口徑、網絡化的愛國主義教育平臺。

四、無錫檔案工作對省館工作的啟示

檔案工作具有效果滯后性，所以開展檔案工作眼光要放長遠，充分評估工作在各環節所起的作用，建立利于檔案工作開展的機制。無錫的機關檔案管理中心設立后，檔案局工作人員的任務又加重了，但從長時間來看，機關檔案管理中心的運行給機關檔案工作帶來的源頭規范、文件備案、集中保管等有益作用，解決了機關檔案原本繁雜瑣碎、需要花費大量時間專門處理的問題，提高了機關檔案工作的效率。

正確認識“所有”與“所在”的關系，熟悉掌握社會檔案資源的結構和流向。檔案部門作為具有文化屬性的服務機構之一，傳承中華文化是發揮檔案作用的重要方面。檔案從業人員應該認識到，檔案的所有權是國家的，只要符合保存條件，即使不在檔案館里保存，也可以發揮其作用。無錫市檔案局提供場地給無錫市民間藍印花布博物館和民間收藏家舉行蘇州美專師生作品畫展，正是在正確認識這個關系的基礎上開展的。無錫市檔案局并沒有要求展品的所有權屬于檔案館，完全義務提供展覽場地，既圓收藏人的個人心愿，服務社會，也為檔案館今后的資源建設找到線索。省檔案局館也有這樣的服務機遇，有些藝術家因自身條件所限，無法舉行個人作品展覽。我局可以考慮從無錫市檔案局的做法中吸取有益經驗，提高局館服務水平。

腳踏實地，探索檔案工作目標實現的有效途徑。政府機關進行電子政務改革后，電子文件的歸檔、移交成為檔案部門工作的新課題。我省各級檔案部門對此進行了探索，力求摸索我省檔案實際工作的解決方法。在全省省轄市中，無錫率先趟出了與自身實際相結合的路子，利用電子檔案應用系統解決了大部分電子文件的歸檔問題，實現了電子文件的規范整理、館室接續、有效利用。對于新的工作任務和目標，要結合本地實際，利用現有條件，細化任務、分解程序，逐步實現既定目標。這有可能過程比較漫長，在一時間段不能將任務全部完成，達到預期的效果，可以借鑒先進地區的成功經驗，在已有方法的基礎上逐步完善，以實現最初制定的目標。

不拘一格，多種形式對檔案部門資源進行利用?！笆晃濉逼陂g，我省各地對檔案工作越來越重視，紛紛興建新的檔案館室。新檔案館都設有檔案展覽場所，用于展示館藏檔案。在展示館藏的同時，也可以將展覽場所開發利用，與社會組織合作舉行某個主題展覽或展示民間收藏家的藏品。一方面可以充分利用檔案館的展覽場地，使展覽內容得到經常性的更新；另一方面，多舉辦有檔案文化內涵有鑒賞品位的主題展覽，可以提升檔案館的公眾形象，擴大檔案館的社會影響。省館新館建成在即，展覽場地5000 平方米，硬件設施水平一流，可以充分布展，除了展出我館的館藏外，還可以考慮讓社會名流、專家學者、民間組織進入布展或舉辦講座，將展覽館功用充分發揮。