淺談如何做好水電工程建設項目檔案工作

徐 莉 郭惠民（華東宜興抽水蓄能有限公司，江蘇宜興，214205）

抽水蓄能工程建設具有規模大、周期長、參建單位多等特點，為工程建設檔案的收集、整理、保存直至歸檔帶來一定難度，面對這一特殊情況，筆者結合整個工程施工與管理的實踐，試對相關單位在工程檔案管理，特別是在工程建設期如何做好參建各方工程檔案管理工作談幾點想法。

一、水電建設工程檔案管理現狀與存在問題

近期以來，水電建設項目發展較快，流域或區域性開發的工程項目不少，工程建設多采取“小業主、大監理”的建設管理模式，工程建設中參建各方由于忽視檔案方面的管理，存在的不足與問題確實不少，常出現工程建完了，竣工資料卻寥寥無幾、遲遲歸不了檔的現象。主要表現在：

1.建設單位專業人員不足或跨行業管理，工程建設單位開始往往不重視檔案，不知如何管理，甚至無人過問，建設過程中沒有真抓實管，使得建設單位對于檔案管理工作要么被動應付，要么抓而不緊。

2.工程監理單位現多由設計等單位組成，人員又多是從社會招聘或學校新分配的學生。由于原單位所從事的工作性質或經歷不同，對工程竣工資料收集整理方式方法理解不一，管理方式也不一。更突出的是監理單位力量不足，人員素質參差不齊，管起來或不到位或流于形式，沒有很好履行監理的督促審查職能。

3.施工單位一是有經驗的技術人員不足，或是流動性大、資料管理人員經常調換，影響竣工資料收集、整理及歸檔工作；二是一些低資質包工隊或層層分包帶來對竣工資料整理不重視、不及時、不規范或管理工作跟不上，以至資料可能存在失真現象等等。

二、加強水電建設工程檔案工作的對策思考

1.各級領導重視是前提

這里說的各級領導是指工程建設各參建單位主要領導、分管領導、相關部門負責人；足夠的重視是指不但要言論上經常講，而且個人對此項業務要知曉。特別是分管領導和部門負責人，既要真抓實干，又要勤督促檢查，決不能只是說說了事，要善于發現問題并及時加以解決，解決不了的要及時匯報。工程建設過程中，每時每刻都在產生著大量的資料，發現問題不及時解決，可能致使施工單位的一些檔案資料存在缺陷；如果是監理單位沒有正確掌握要求，可能是幾個承包商的階段性資料存在問題；如果是建設單位沒有把握好規則制度方面的要求，那可能出現的是已完成資料存在大量問題或者須進行返工處理的局面。所以說各級領導對竣工資料管理工作要有一個正確和足夠的認識，要將檔案工作與工程建設同步進行，在工程項目報批開始，建設單位領導就要有檔案管理意識。

2.檔案人員盡職盡責是關鍵

一個水電工程竣工資料的形成是參建各方許多人員共同努力的結果，需要參建各方工作人員積極配合，盡職盡責。

一是工程建設單位工作人員（包括工程技術人員及專兼職檔案員）。他們承擔著本單位檔案的編制以及對各參建單位竣工資料收集整理的指導、督促、檢查職能，因此必須深刻領會檔案工作的重要意義，熱愛檔案工作，熟知檔案管理工作業務知識，按照“統一領導、統一管理、統一規格、統一標準”的原則，在竣工資料收集、整理、歸檔過程中各負其責。

二是監理單位工作人員。要按照“小業主、大監理”的工作模式，各級監理人員應認真履行對施工單位竣工資料的監督、審查，對監理自身形成資料的收集、整理、歸檔職責。

三是施工單位工作人員，包括施工單位的基層技術人員、質檢人員、試驗人員、物質管理人員等。施工一線形成的原始記錄、質量檢查形成的記錄表格、各種試驗的檢測成果、會議紀要、設計圖紙、批復報告等，都是他們通過日常的收集整理而形成的竣工資料。這些人員除要有一定的專業知識外，更主要的是要具備一種盡職盡責的精神，要熟悉業務流程，要細心認真、勤奮務實、持之以恒，要經常深入現場了解工程情況?？傊灰懈叨鹊呢熑胃?，其主管范圍內的資料管理工作才能真實、齊全。

3.規章制度與工程項目劃分有機結合是重點

對于建立健全各種規章制度，各單位都有較為成熟的做法與范本，但對于一個水電工程的工程項目劃分和檔案管理制度，則可能因工程建設前期工作千頭萬緒或人員不到位，承包商、監理乃至建設單位往往忽視了這兩項工作。工程項目劃分與檔案管理制度應該是制定的越早越好、越細越好。

對于工程項目劃分，常規水電工程已有相關規定，只需結合工程具體情況進行明確即可。對于抽水蓄能電站，雖無統一規定，但許多已建和在建工程的經驗可以借鑒。這里關鍵是一個早字，在前期工程剛開始就由監理組織研究商定，由建設單位明文下發，使各參建單位在工程開始就按項目劃分進行分類整理，對整體的工程記錄填寫、對竣工資料的整理是大有益處的，避免了今后的返工。

對于檔案管理制度，項目建設單位要按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《歸檔文件整理規則》的要求，在工程建設初期就制定檔案分類表和檔案管理制度，并下發各單位執行。除明確歸檔資料的項目、類別、內容、要求與標準、數量與時間外，還應細化到記錄表格的統一、每份資料裝訂順序的明確、臺賬的形式、不經常發生性記錄的填寫，以及設計監理、環保資料與監理、征地移民資料與監理、設備監造監理等過去不經常發生而現在大量進行，但相關規定不甚明確的資料歸檔等。使各參建單位歸檔工作有章可循，歸檔工作不重復不反復，以保證建設資料收集及時、準確、系統，組卷合理有序、規范統一。

為避免出現“制度不合理、制度不執行、制度天天換”現象，建設單位還要針對工程建設具體情況在工程實踐過程中逐步對制度加以修訂和完善。同時建設單位檔案人員要對各參建單位檔案人員進行檔案管理制度的解析和培訓，以加強對制度的理解與執行到位。另外，建設單位還應經常組織各參建單位檔案人員進行崗位及檔案專業知識的培訓。

4.加強日常管理是保證

一個水電工程建設歷時數年，竣工資料整理也是長期而繁瑣的工作，檔案管理是長期系統工程，如果僅靠領導會上講講，主管部門發個文件就能做好竣工資料管理和順利歸檔工作，那是不可想象的，不僅專項驗收和達標投產檢查時難以過關，而且可能影響工程資料的真實、完整和可追溯性。要實現竣工資料的真、全、好、快歸檔，加強日常管理，開展多種形式的檢查、交流與及時糾偏工作是必要的。

各參建單位內部要有明確規定，定期、逐項進行檢查，特別是工程建設初期或某一工程部位、某一工序剛剛開始施工之初，先在技術交底時講清要做哪些檢測項目、要填寫哪些表格及怎么填寫、哪些記錄歸檔等，然后在施工過程中按要求做好檢查工作。

監理單位除現場工程師要清楚竣工資料相關規定要求外，應設置一名或多名全面負責竣工資料管理的專業人員，除做好本單位竣工資料工作外，還應配合現場工程師就各施工單位資料管理各級責任人到位情況、相關制度落實情況、現場原始記錄填寫、收集與整理情況、竣工圖修改、試驗檢驗資料保存等工作進行定期全面檢查，目的是把問題消滅在萌芽之中，避免同類問題重復發生。另外，監理單位組織每個分部或單位工程驗收，對其工程竣工資料的完整和真實性是一次很好的檢查機會，發現問題及時進行協調或通報，并要求施工單位限期整改。

建設單位更要將檔案管理工作深入到工程建設的各個層面和環節，將檔案管理工作納入工程建設計劃和各級領導責任制中。工程建設之初，可以成立以工程各參建單位負責人組成的檔案管理領導小組，負責檔案管理工作的領導和協調。成立由各參建單位檔案人員及工程技術人員組成的檔案工作組，負責竣工資料收集、整理、檢查、歸檔的具體工作。工作組應每月開展互查活動，重點檢查各參建單位檔案工作開展情況、試驗檢驗項目開展情況、質量評定情況、各種原始記錄的真實性及資料收集整理的完整性與及時性，以及檢查監理工程師的履職情況。檢查時不但檔案管理人員要參加，而且專業技術人員也要參加，二者的緊密配合對保證竣工資料的齊全、完整、真實尤為重要。同時由于資料檢查中發現的工程管理問題及時得到反饋和解決，又反促了工程建設的質量、安全、進度管理。

另外，建設單位檔案人員要對各參建單位的檔案工作及時進行指導，幫助協調解決問題，如若施工單位對檔案工作不重視，檔案人員開展工作不力，建設單位應主動了解情況并幫助協調解決。

5.做好竣工資料歸檔前的復查工作

當工程建設期間沒能對工程資料進行很好的日常檢查、當工程建設后期一些參建單位由于人員變化而影響竣工資料整理、當相關檢查驗收發現工程資料存在較多問題時，監理或建設單位組織一次竣工資料詳查是有必要的。

組織竣工資料系統復查一要有計劃安排，二要有各專業人員參加，三要有固定的時間地點。復查時被查單位相關人員也要參加，小的問題當場解決，大的問題做好記錄并交代清楚。復查結束提出問題清單交被查單位限期整改。

6.利用檔案管理軟件，實現雙軌制

為方便今后檔案的查詢利用，工程建設初期，建設單位不僅要抓紙質檔案的管理，同時還應重視電子檔案的管理，檔案管理目標是實現紙質和電子檔案雙軌制。建設單位應安裝檔案管理軟件，并為各參建單位安裝檔案管理軟件，要求各參建單位移交的檔案必須是紙質與電子檔案一一對應。建設單位檔案人員通過動態監控檔案軟件可以實時掌握參建單位日常歸檔情況，能對歸檔進度和出現的問題及時督促整改。通過緊跟歸檔進度，實現工程建設與歸檔工作同時進行，保證工程檔案的真實、齊全、完整、準確。