對水電項目工程檔案管理的認識與建議

張偉?王景龍?王婷婷

摘要：水電工程檔案是基建工程檔案的重要構成，是水電項目管理的重要內容，完整、準確、系統做好水電工程檔案是水電項目管理的基本要求。根據水電工程檔案的特點，介紹了水電工程檔案的構成及其基本內容，分析了當前水電工程檔案中存在的問題，并對水電工程檔案管理提出了建議。

關鍵詞：水電；工程檔案；管理

作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）

中圖分類號：G27?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02

我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發迅猛，2010年8月，全國投產裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學、規范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設工程檔案的重要組成，是企業檔案的工作主要內容，是工程管理的重要部分。完整、準確、系統[1]做好水電工程檔案，實現檔案能夠對水電項目真實有效記載，不僅是檔案服務于整個項目建設周期、規避諸多風險的要求，也是工程投產后安全經濟運行、維護各方權益的需要，更是積累社會發展成果財富的需要。

一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點

工程檔案是指建設項目從醞釀、決策到建成投產及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。

水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設的長周期性、嚴格的建設程序性、多學科跨專業性，決定了水電工程檔案內容豐富、數量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。

二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內容

水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構成內容是管好水電工程檔案的前提。

1.項目專項評價檔案

按照國家有關建設項目管理規定，項目前期和后期主要進行環保、水保、工業衛生、消防、地質災害、占壓礦藏、并網審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。

2.設計成果檔案

項目總體規劃、項目建議書、可行性研究、初步設計、技術設計、施工圖設計報告及按項目規模審批權限的報批文件；施工圖、設計變更、專業模型試驗、地質、地形和地貌測繪報告等設計基礎成果資料。

3.招投標、合同檔案

招投標檔案是對從招標公告開始到中標通知發出整個招標活動過程的反映，主要由招標文件、投標文件、招評標組織機構、評標辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標報告等組成。按照規定，投標文件一般只歸檔已中標單位的投標文件，對于未中標者的投標文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標過程，應將未中標單位的投標報價附于開標記錄后進行永久歸檔。

合同檔案包括合同會簽單、談判紀要，補充協議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托代理授權書。

4.移民征地檔案

移民征地檔案主要有移民規劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協議、補償費發放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協議、補償費發放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉、村、社行政機構分別造冊，三者應相互對應，形成有效閉環，便于檔案檢索利用。

移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎和憑據[3]，是水電工程檔案管理的難點。

5.建筑安裝工程檔案

建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質量、進度、造價、安全、監理、階段驗收、竣工圖等內容。

（1）質量管理文件。工程質量文件是基本建設項目檔案的主體，案卷數量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經施工、質量監督、監理三方對文件齊全、完整、準確情況和案卷質量進行會審。主要有三部分：

基礎部分——質量控制體系建設，包括技術負責人、三檢人員名單及資質的質量控制機構；測量成果；施工技術要求；施工組織設計、施工方案及其監理人批復等資料。

原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復檢材料并報監理人審批后使用）、成品（半成品）現場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。

過程控制部分——分項質量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質量控制最底層環節，以土建砼工程為例，主要由基礎面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。

（2）進度控制文件。項目開工申請及開工令、依據合同文件編制的總進度計劃、階段進度計劃、進度分析資料及計劃調整資料，計劃在執行過程中的專題會議紀要。以上資料均需監理人審查批準。

（3）投資控制資料。工程造價資料是工程竣工決算、審計的重要依據性文件，包括項目估算、概算、預算、結算、變更單價審核、工程量簽證、索賠處理等文件。

（4）安全管理文件。主要有安全管理體系建設、安全制度建設、安全預案、安全專項活動、現場安全檢查治理記錄、環保、水保、地質災害防治實施、事故處理等資料。

（5）監理資料。監理資料包括監理大綱、監理規劃、月報、會議紀要、日志、通知、大事記、監理旁站記錄及監造報告等資料。監理文件是反映建設工程各項事宜的核心，記載必須全面完整、標準規范、要點突出，監理日志要采用文字、圖標等多種形式如實反映資源投入狀況、工程問題前瞻性預測和防范、工程技術等重點問題。

（6）階段驗收資料。水電項目規模、類型不同歸檔文件略有差異，但應截留驗收、大壩安全鑒定、征地移民驗收、蓄水驗收、啟動驗收、竣工驗收等文件。

（7）竣工圖。[4]竣工圖是建設項目投產后運行和保養不可缺少的主要技術檔案，必須真實反映工程竣工驗收時的實際情況。繪制竣工圖的深度為全部施工圖設計文件，必須使用新藍圖制作。設計變更、材料代用、工程聯系單、質量事故處理文件、會議紀要是編制竣工圖的依據性文件。利用施工圖設計階段的電子版本編制竣工圖集，能夠減少編制竣工圖的工作量并保證竣工圖質量，以及有利于壓縮電子檔案保存空間，便于檢索利用。

6.設備儀器檔案

設備儀器檔案指設備出廠的隨機技術資料，有裝箱清單、使用說明、原材料料質證明、設備圖紙、調試試驗、檢驗記錄、合格證書、大總件及精密儀器運輸記錄等，涉外資料還必須包括商檢、海關、開箱記錄等。

由于社會分工的日益細化，一套設備往往由多個生產廠家協作完成，在發貨前要求合同供應商整理裝訂所有主設備及外協部件資料是保證設備檔案齊全的有效辦法?，F場設備開箱必須有業主檔案人員參加，并對隨機檔案資料進行驗收接管，避免資料遺失或污損。

7.工程財務檔案

工程財務檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業資料以及相關的資料及銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。根據實踐經驗，征地類等重要會計憑證保管期限應給予適度延長。

8.往來文件

往來文件指工程建設中各參建單位之間重要的往來管理文件。水電工程目檔案管理的九大板塊中，文件資料并不是絕對意義上獨立的，而是相互關聯，互有交織聯系，比如在進度控制文件中，很多時候施工技術方案材料作為開工條件之一附于開工報告之后，同時又是投資控制的基礎性文件；可行性研究階段的概算及經濟分析評價文件是可研文件的一部分，因此在工程檔案整理組卷過程中，切不可人為分割，要保持文件資料的自然形成痕跡，但要有利于檔案的檢索利用。

9.其他檔案

如聲像、質量監督等文件。聲像指重要會議、隱蔽工程、原始地形地貌、質量事故、進度形象等的錄音、錄象、照片等資料。聲像檔案應保證載體的有效性，長期存儲的電子文件應使用不可擦除性光盤，由各參建單位共同收集。

三、目前水電項目工程檔案管理存在的問題

我國水電工程檔案管理與水電項目的管理一同取得了長足的進展，與水電項目有關的單位與人員對工程檔案重要性有了普遍的認識。水電工程檔案管理的規范化、及時性、準確性、系統性有了明顯的提高，但水電工程檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改善提高。

1.適應工程檔案管理的復合型人才匱乏

檔案管理隊伍的建設直接決定檔案工作的水平。在我國，開設檔案專業的院校相對較少，檔案隊伍的培養與建設項目的發展規模不夠同步。水電項目一般地域偏僻，是檔案管理專業新畢業大學生不愿從事水電工程檔案管理工作的原因。在水電建設項目現場，從事檔案管理工作的人員絕大部分專業不對口，一般主要從事行政事務管理，兼職現象極為普遍，對水電工程的知識更是欠缺。工程管理人員缺乏檔案管理的知識和意識，工程管理中形成的資料普遍不符合檔案管理的要求，無法使工程項目與工程檔案有機結合。

2.工程監理、檔案監督機構服務和監管力量薄弱

我國20世紀80年代推行工程項目建設監理制以來，目前尤其是欠發達地區的監理市場仍然不成熟、不規范，監理公司只是吸納初級就業的場所，高素質監理工程師嚴重缺乏，無法達到對項目管理的有效控制，監理只是業主事務性工作的幫手，對工程檔案起不到總體規劃、對施工單位開展有效監督無從談起，檔案管理意識淡薄。

2006年6月國家檔案局、國家發改委聯合發文，所有建設項目檔案驗收工作由政府檔案管理部門進行驗收，對于促進檔案統一規范工作起到了積極作用。但當前國家檔案管理部門主要從事文書檔案管理工作，熟悉建設項目的專業人員較少，檔案驗收僅僅停留在表面，項目竣工驗收前工程檔案的單項驗收作為建設項目檔案監督管理的重要環節，在很大程度上流于形式。

3.工程檔案的信息化建設滯后

檔案信息化管理水平有待提高。[5]現代建設項目，現地及遠程監控已經得到長足發展，辦公自動化日益普及，項目信息化運行是今后發展的必然趨勢。而目前項目檔案管理大多還停留在繁雜、低效的手工操作狀態，不具備系統、快速、高效的信息化管理手段，加強工程檔案的信息化建設是工程建設期和項目投運后現實的迫切需要。對原生電子文件采集、歸檔、存儲進行有效管理，對紙質檔案進行數字化處理，搭建信息化平臺，是工程檔案管理的需要。

4.檔案管理意識有待加強

水電項目在決策層、管理層、執行層的宏觀管理上普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產之后，才納入議事日程，工程檔案被邊緣化。僅僅在較短的時間內建立的檔案無法達到及時、規范、真實、系統的要求。開發利用水利工程檔案的主動意識不強，檔案服務功能有待完善。[5]

5.工程檔案管理責任模式需要改進

項目檔案不能和工程建設同步，錯失抓源頭、重過程管理的黃金階段。目前，施工企業、監理單位片面追求經濟效益，工程完工“拿錢走人”、現場管理機構不向業主單位移交檔案的現象極為普遍。檔案人員參與工程活動范圍狹窄，僅僅作為文件材料的保管者，不清楚工程事項的來龍去脈，缺乏監理對工程檔案的審查環節。缺乏系統管理，工程檔案成套性差[5]，主要是工程檔案管理的責任不夠明確，未對工程檔案工作及時考核，未能與工程資金支付聯動。

四、對水電工程檔案管理的幾點建議

1.明確工程檔案管理的責任主體

水電工程檔案管理要以業主（投資者、建設單位）為龍頭，由業主單位總體負責。由業主單位全面負責，同時充分發揮監理的作用。應成立由各方組成的工程檔案工作領導小組，決策層要統一領導，統籌安排，執行層要建立起檔案工作網絡和協調機制，業主單位負責組織、協調、檢查、指導本單位和參建各方檔案收集整理工作。形成由施工單位自檢、監理單位審查、業主單位工程技術人員和檔案人員審批的檔案工作流程，發現問題及時令其整改。

2.工程資金的支付與工程檔案管理掛鉤

在設計、征地移民、施工、制造、監理等與工程有關合同中對工程檔案的形成、收集、數量、質量、整理、管理等明確規定，并把工程檔案工作與合同資金支付掛鉤，檔案人員參與合同支付控制。對檔案管理進行考核，對不合格的檔案資料以及漠不關心的檔案管理行為進行考核，做到工程費用支付中“檔案管理人員的一票否決權”，以便有效地促進水電工程檔案管理工作。在合同中應對參建單位提供電子文件這一條款進行專門規定，為檔案信息化建設做好基礎工作。

3.強化檔案管理人員培訓

工程檔案管理工作日趨標準化、高水平、專業化，對檔案管理人員的綜合素質要求不斷提高。因此，加強復合型的檔案管理人才隊伍建設迫在眉睫。水電項目在規劃論證的前期階段，就應該對工程檔案的管理做出規劃，培訓檔案管理人員，以便檔案管理工作能夠提前介入。

加大對項目管理人員和檔案人員的全員培訓力度，開展專題講座、調研、觀摩交流及評選表彰等多種形式，拓展培訓方式。探索引入社會中介機構強化檔案服務功能的可能。加強專業人員的培訓是水電工程檔案工作順利開展的前提。

4.與工程建設同步進行，注重過程管理

將檔案工作納入工程管理流程，實現項目檔案與工程同步啟動，注重檔案實體的過程控制，同步竣工。參與項目管理的人員要提高檔案管理意識，注重資料的形成符合檔案管理的要求，以及檔案收集的及時性。在施工階段，監理單位應該制定檔案管理專項管理規劃和實施細則，并在工程實施過程中逐一落實。

5.建立工程檔案管理機構，加強制度建設

加強項目工程檔案管理規范化建設，建立項目工程檔案管理體系，制定相關辦法和制度，統一建設項目檔案標準、要求，業主單位要組織參建各方對文件的平時積累和制度的落實實行月度檢查和互查。應該將工程檔案管理工作列入項目目標考核范圍，有計劃地建立巡回監督的長效機制。

五、結語

水電工程檔案管理工作應該通過明確責任主體，成立檔案管理的專門組織，強化檔案管理人員的培訓，增強項目管理人員的檔案意識，建立有效的制約、考核機制，調動參建各方管理工程檔案的積極性，加強檔案信息化建設，做到工程檔案與項目進展同步，以便及時、完整、規范、系統地做好水電項目工程檔案的收集、整理、歸檔、利用。使水電項目工程檔案適應建設項目檔案管理的發展要求，實現水電工程檔案管理的科學化、規范化、現代化。

參考文獻：

[1]GB/T11822-2000,科學技術檔案案卷構成一般要求[S].北京:中國標準出版社,2000.

[2]周格如.加強水利工程項目的檔案管理[J].企業科技與發展,2009,

(12):147-148.

[3]劉輝,黃小敏.淺談水利水電工程移民檔案管理[J].人民長江,2010,

(23):50-51.

[4]DA/T28-2002,國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].北京:中國建筑工業出版社,2002.

[5]姚莉.加強水利工程檔案建設問題探討[J].黑龍江檔案,2008,(2):43.

（責任編輯：劉輝）