對新時期高職院校系部教學秘書工作的思考

郭 劍

摘要：根據多年從事系部教學秘書工作的經歷，從高職院校擴大招生規模、到迎接教學評估、再到申報國家示范與骨干院校的系列過程中，分析新時期高職院校系部教學秘書工作出現的特點，總結當前教學秘書隊伍建設面臨的問題，提出加強教學秘書隊伍建設的幾項舉措。

關鍵詞：新時期；教學秘書；教學管理；隊伍建設

中圖分類號：G717文獻標識碼：A文章編號：1671-0568（2012）11-0157-02

一、對新時期高職院校系部教學秘書工作的認識

1.系部教學秘書工作的作用與要求

系部教學秘書是系部教學主管領導的得力助手，處于學校教學主管部門、系部教學主任、教師、學生和其它教學單位交叉點的位置，是系部領導、教研室主任與學生之間溝通和協調的橋梁與紐帶，他們是教學管理人員，更是教學服務人員。系部教學秘書工作繁雜，頭緒繁多，因此，除了應該掌握和具備一定的專業知識與技能外，還應具備“一肯二勤有三心”的工作態度，即對工作肯付出時間；勤記錄資料、勤動手整理；要有細心、耐心和責任心。

2.新時期高職院校系部教學秘書工作的特點

（1）學校擴招，異地辦學模式出現，教學秘書工作任務更加艱巨。教育部在《面向21世紀教育振興行動計劃》中提出，力求到2010年實現我國大學的毛入學率達15%（在校人數與適齡人口之比）?！笆濉庇媱潓⑦@一目標的實現提前到了2005年。為此，學校擴招，辦學規模不斷增大，往往形成兩地辦學模式，有些學校甚至于多地辦學，招生人數驟增。這一舉措使學校規模擴大，辦學成本提高，同時使得系部教學秘書的工作任務更加復雜。如廣東輕工職業技術學院（以下簡稱“我院”）從1999年逐年擴招，僅一個系的學生人數就從原來的三百人增長到現在的近兩千人。而且學生，前兩年在新校區讀書，第三年需搬回老校區學習。學生人數的增多，相應的教學資料管理、教學工作量本來就不斷擴大，加之異地辦學，從學生的學籍管理到考務工作，還有排課任務等，使得系部教學秘書需要付出更多的時間和精力。由于學生增多，教師的數量也相應增加，跟教師和學生之間的溝通范圍也在迅速擴大。因此，學校擴招，異地辦學模式出現，使得系部教學秘書工作任務更加艱巨。

（2）教學評估的實施，致使教學資料要求齊全，教學秘書工作要求更加規范。2004年教育部在《2003～2007年教育振興行動計劃》中明確提出，要“實行五年一個周期的全國高等學校教學質量評估制度”，這是我國高等教育大眾化階段保證教育質量的重大舉措。為此，高等職業院校按照“以服務為宗旨，以就業為導向，走產學結合發展道路”的辦學要求，遵照“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的人才培養工作評估方針，陸續展開了迎評工作，這一舉措加強了學校的內涵建設，促進了學校管理工作上水平、上臺階，同時使得系部教學秘書工作更加繁忙。如我院從2004年準備迎接評估，直到2006年順利通過驗收，時間跨度長，在此期間，完整、準確、系統地整理與規范教學工作資料相當重要，整個教學一條線上的各級工作人員的工作異常艱辛，而系部教學秘書對教學資料的匯總與整理工作要求更高、規范性也更強。

（3）申報與建設示范（骨干）院校的任務，使教學秘書工作更加復雜。2006年教育部和財政部正式啟動了“國家示范性高等職業院校建設計劃”，國家將在“十一五”期間安排20億元重點支持100所高水平示范院校建設，隨后又啟動了高職骨干院校建設計劃。國家示范性高職院校與骨干院校建設工作，是為貫徹落實《國務院關于大力發展職業教育的決定》的精神而實施的巨大工程，這一舉措使得我國幾百所高職院校受益，極大地改善了辦學條件，促進了專業教學改革與教學質量的提升。我院于2007年開始申報示范國家示范性建設院校，2008年成為第三批30所立項建設院校之一，而機電工程系的機電一體化技術專業成為學院四個國家重點建設專業之一。三年的示范性建設，專業調研與教學改革不斷線，實施精品課程建設、實驗實訓條件建設、師資隊伍建設等一系列工程，打破了傳統的教學模式，學生不再單純地坐在教室上課，而把專業課課堂移到了實訓現場，搬進了企業車間，專業教師進行現場授課，實現“做中學”。同時，也帶來了教學管理的難度，加之對學生成績評價考核的模式發生的轉變，使系部教學秘書工作更加復雜。

（4）學生個性化特點明顯，給教學秘書工作增加了難度。學生人數增多，獨生子女人數也越來越多，學生個性化差異明顯，管理難度較大。具體體現在諸如開學報到注冊、第六學期的頂崗實習等具體事務，有時候教師很著急，學生卻不急，實習報告不按時提交，導致成績提交不了，拖延學分核查等學籍管理工作。還有得系選修課的開設也增加了難度，根據學生性格的不同，結合就業的需要，所開設的選修課范圍更廣，場地更加多樣化，還要避免教師上課時間上的沖突、協調場地的不足等各方面問題。

二、當前高職院校系部教學秘書隊伍建設面臨的問題

1.認識有所偏差，重視不足

傳統的教學模式下，高校學生人數不多，辦學規模不大，沒有出現兩地辦學、跨校區教學、迎接評估、申報示范等工作，教學秘書以資料收集與整理為主，工作比較細碎繁雜。長期以來，人們因此而對教學秘書崗位認識產生了偏差，認為這個崗位的工作誰都可以做，隨之帶來了在用人制度上的具體偏差。如對輔導員崗明確了學歷要達到本科以上，而對教學秘書崗則規定學歷就可以低一些。其實，“教學無小事”，教學秘書是系部教學主管領導的參謀，新時期教學管理工作要走向現代化、科學化、高效化，教學秘書的作用將越來越明顯，越來越重要。特別是要會電腦、懂專業、具有一定的文字表達功底，更是教學秘書是否稱職的重要因素。在日常教學運行過程中，教學秘書要能夠對專業人才培養方案有所了解，要能及時發現不足，準確糾偏。因此，沒有能干、精明的系部教學秘書，就無法快速、高效、高質量地完成各項教學工作。

2.發展受限，隊伍不穩

職業培訓是提升教學秘書工作技能、保證學校日常教學工作正常進行的有效手段。高校新上任的輔導員都要經過專門的培訓，但對教學秘書卻缺乏相應的培訓機制。教學資料如何規范收集整理，工作怎樣開展，都靠教學秘書在自己的工作中逐漸摸索。隨著學校人事制度的改革，教學秘書崗在管理崗中級別最低，無論是現實待遇還是發展空間都處于弱勢地位，其待遇不僅與專任教師和實職行政干部相差懸殊，也明顯低于學生輔導員甚至圖書管理人員。輔導員工作干三年就享受副科級待遇，圖書管理人員可以按圖書管理系列的職稱享受待遇，而教學秘書崗不允許去取得教師資格證，不能參與教師系列職稱的評聘，而且對于取得評職稱所需要的資源也受到限制，即使獲得職稱仍然要按管理崗最低級別待遇，以至于人們會認為教學秘書崗沒有發展前景，無法安心工作，最終導致教學秘書隊伍不穩定，人員流動過快、走馬燈似地更換，有時還會造成教學資料丟失、工作銜接中斷等弊端。

3.工作瑣碎，創新不夠

教學秘書工作處于教學管理最基層，任務量大。在高校規模擴大的趨勢下，教學管理工作重心逐漸下移，基于系部或學院二級管理的制度，教學秘書除了承擔院系的教務工作，學校教務處布置的工作，還要跟師生之間隨時保持溝通。由于任務多，往往造成對很多問題的處理持應付式態度，很少有時間去思考和研究教務管理的重點問題及其解決措施，更沒有精力去總結規律、改進方法，提高效率，造成教學秘書的創新能力和工作駕馭能力較弱。

三、對加強教學秘書隊伍建設的措施

1.轉變觀念，重視隊伍建設

最重要的是，要轉變對新時期教學秘書工作認識上的陳舊觀念，加強教學秘書隊伍建設。各級領導，尤其是學校教學主管領導，要為教學秘書隊伍的穩定與發展制定規章制度，包括用人條件、個人發展提升、薪酬待遇，等等?；鶎尤藛T也要改變傳統的觀念，改變“教學秘書工作是誰都能做的簡單勞動”、是系部的“打雜人員”等錯誤觀念。要提供對教學秘書崗位的培訓機會，提升他們的工作能力，提高工作效率。

2.建立獎勵機制，適當提高待遇

系部教學秘書需要具有高度的責任心。面對極其繁瑣的工作，只有細心、耐心并樂于奉獻的人，才能沉得住氣完成工作任務。教育主管者應考慮建立適當的獎勵與激勵制度，可根據崗位表現結合相關的專業知識水平，建立專門的職稱評定路線，讓從事教學秘書工作的人員能夠看到前景、能夠充分調動工作的能動性，激發起工作熱情。提供提升待遇的機會，從根本上分析則是體現了以人為本的管理理念。

當然，作為新時期系部教學秘書，應該不斷加強學習，提高自身素質、工作能力和創新能力，注重修養，在平凡的工作崗位上積極開拓進取。

總之，新時期系部教學秘書在高校擴大招生規模、迎接教學評估、專業示范建設中發揮著不可替代的作用，是穩定教學秩序、提高教學質量必不可少的力量。改變教學秘書崗位權、責、利不對等的現狀迫在眉睫。教育管理部門、學校各級領導應提高認識，加強教學秘書隊伍建設，促進高等職業教育的快速健康發展。

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