會計電算化環境下內部控制的有效措施

【摘 要】 隨著我國計算機及互聯網的高速發展，會計電算化得到迅速普及。會計電算化系統替代傳統會計工作，使會計工作的效率得到顯著提高。但會計電算化在實際的操作中也出現一系列的問題，我們只有及時的處理這些問題，才能確保在企業內部會計實行電算化后的系統可以正常、安全、有效的運行。

【關鍵詞】 會計電算化內部控制制度

1. 當前會計電算化中存在的主要問題

會計電算化的發展給內部控制帶來了新的問題和挑戰，主要表現在如下幾個方面：

1.1對財會軟件的控制方面

對于軟件本身，由于當前的財會軟件都著重開發賬務處理與報表管理，對于其它如成本核算、市場預測等功能，開發力度較小，使得在處理此類問題時，不能自動轉換數據格式直接使用基礎數據，不能充分發揮它的管理功效和預測功能?？梢哉f當前的許多軟件只是減少了會計而已，并沒有產生真正的經濟效益和管理效益。另外，會計軟件的修改必須經過周密地計劃和嚴格地記錄，經批準后才能實施修改，計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，權限要控制。

1.2在會計資料存儲方式方面

由于存儲方式的變化，容易影響會計資料的可靠性。手工會計系統中嚴格的憑證制度，在電算化會計系統中逐漸減少或消失，憑證所起到的較強的控制功能弱化。在手工方式下，會計資料以賬簿、憑證、報表等形式存儲于紙張上，增加、刪除、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從會計人員的筆跡和印章上分清責任。而會計電算化將各種信息轉化為數字形式存儲在磁（光）介質上，憑證、經濟業務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢，其直觀性較差，并且修改、刪除和拷貝均不會留下任何痕跡，有些業務可能不被打印出來，因此極易被篡改而不留痕跡。另外，數據集中在磁（光）介質中，一旦發生火災、被盜、感染病毒等，容易造成數據丟失。

1.3在對操作人員的職能控制方面

通過計算機舞弊的犯罪分子大多是單位的程序員兼計算機操作員。會計電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是適當分工明確規定每個崗位的職責，以防止對處理過程的不適當干預，系統操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離，互不兼任，以減少利用計算機舞弊的可能性。

1.4在軟件的數據操作控制方面

主要包括對經濟業務發生控制、數據輸入控制、數據輸出控制、數據通訊控制、數據處理控制和數據儲存控制等。在經濟業務發生時，通過計算機的控制程序對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。由于計算機處理數據的能力很強，處理速度非?？?，一旦

出錯，影響極大。因此，單位應該建立起一整套內部控制制度以便對輸人的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。

2. 會計電算化環境下內部控制的有效措施

2.1深化企業會計電算化系統運行日?？刂?/p>

2.1.1數據輸入控制

企業應建立一套完善的內部控制制度，對輸入的數據進行嚴格控制，以保證數據輸入的準確性。數據輸入控制要求輸入的數據應經過必要的授權，并經有關內部控制部門或人員審核。同時企業要采取各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗，對操作人員必須分級授權并強制定期修改密碼。輸入控制的關鍵是加強憑證填制、審核、傳遞、保管4個環節的全面控制。凡輸入的憑證均應經過復核和校驗，發現不符，系統自動警告操作員進行檢查和修改；憑證傳遞應嚴格執行簽收制度，以防止憑證失散或篡改，從而保證輸入的正確性，從源頭上減少系統的安全風險陛。

2.1.2數據處理控制

數據處理控制是指對會計電算化系統進行數據處理的有效性和可靠性進行控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數字核對，字段、記錄長度檢查，代碼和數值的有效范圍檢查，記錄總數檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件標識、檢查文件等是否被非法篡改。

2.1.3數據輸出控制

數據輸出控制是企業為了保證輸出信息的準確、可靠性而采取的各種控制措施。企業會計電算化系統輸出控制的重點在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權限控制，定期或不定期核對輸入信息與輸出信息的一致性。通過對憑證、賬簿、報表數據的查詢、打印，并進一步核對、檢查可以有效防范利用計算機犯罪行為。在系統輸出的會計資料中，有些資料屬機密文件，未經批準授權任何人不得接觸，對這樣的文件要建立嚴格的文件保管和登記制度，以防止惡意竊取和損壞重要機密會計數據。數據的發送對象、份數應有明確的規定，要建立標準化的報告編號、收發、保管制度。數據的輸出要有明確的操作人員身份標識，以及輸出時間、數量等標識，以加強管理。

2.2加強人員職能的劃分，完善授權審批制度

由于電算化下，控制方式和控制范圍發生變化，企業必須改變傳統的職能分工與崗位設置，確保電算化下不相容職務的分離，明確職責分工，加強組織控制。為防止錯誤與舞弊，企業還應實行定期的職務輪換制度，并同時建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度。職務的分離可通過對不同層次操作者的權限進行設定來實現，單位應該要有明確和嚴格的授權審批制度。一旦相應的權限范圍內出現錯誤或則舞弊，則應追究相關人員的責任。

2.3維護系統與網絡的安全，保證控制環境的穩定

控制環境的穩定與否直接關系著企業內部控制的效果。企業應該制定各種可行的制度，保護本企業電算化系統的安全，以減少由于差錯或者人為故意所導致的系統被修改、破壞。如企業可以設置各種進入障礙，對儲存各種財務數據的終端計算機（服務器）加以保護，也可以設置監控系統，監控操作員對系統的調用等。另外，企業應該配備精通網絡技術的系統維護人員，并利用一些安全技術如訪問控制技術、認證技術等。防范網絡黑客和計算機病毒的惡意破壞，保證網絡環境的安全。

2.4健全內部審計，加強內部控制的監督檢查

內部審計工作的職責不僅包括審核電子會計賬目的真實性、合法性和安全性，還應檢查和評價組織及管理制度是否健全，是否出現新的情況，需要對相關制度進行完善，檢查有關規章制度是否得到有效地執行以及執行的效果等。在會計電算化下，內部審計應加強對系統運行的安全性和可靠性進行檢測，這其中包括應用程序內置控制功能是否安全可靠，系統內部防范風險的控制措施是否完善，處理經濟業務的程序和方法是否準確等。同時，執行內部審計時應該配備精通軟件的審計人員，以對軟件本身的有效性進行監督。

2.5引入風險控制，防范潛在風險

為了幫助企業更好的了解和跟蹤會計風險，有條件的企業可以為自身建立一個能夠與企業的每項會計業務過程相關聯的風險庫，一旦識別出潛在風險，系統將及時自動報警，以使企業降低發生錯誤和舞弊的風險。風險庫的設計思路可根據手工會計處理的一些原則和思想，譬如會計處理是否具有一貫性和完整性，數據的來源和去處是否能對應等。

結束語

綜上所述，會計電算化系統的產生和發展，極大地提高了會計的工作效率，要做好會計電算化工作，就必須建立健全電算化會計系統內部控制制度，并認真執行，這是內部管理的需要，是保證企業正常運行的需要。

參考文獻：

[1] 朱榮恩.內部控制評價[M].北京：中國時代經濟出版社，2002.

作者簡介：王笑菲，女，漢族，1985年生，初級會計師，畢業于哈爾濱理工大學會計專業，本科管理學學士學位。工作單位：太平人壽保險有限公司黑龍江分公司，從事財務相關工作4年。

（作者單位：太平人壽保險有限公司黑龍江分公司）