淺析出口外貿采購員崗位工作的重點與難點

廣州科技貿易職業學院商貿學院 陳蓉

據海關統計，2012年1～11月，我國進出口總值35002.8億美元，比去年同期增長5.8%。其中，出口18499.1億美元，增長7.3%；進口16503.7億美元，增長4.1%；貿易順差1995.4億美元。本世紀以來，中國成為世界工廠，許多商人把目光聚焦中國，加大在中國的投資，或擴大在中國的采購 (陳萬卷，2003)。而近年，國內原材料及勞動力成本上升使我國出口產品不斷上漲，外貿采購壓力逐漸增大。據WTO統計，目前全球國際貿易中60%是中間產品貿易(或稱任務貿易，指商品生產過程進行國際分工，一個國家只從事其中一部分任務)。外貿采購是國家貿易活動中的主要貿易過程，隨著外貿分工細化，外貿采購員的工作專業性日益突出。明確外貿員崗位的定位和工作職責及其重點與難點，有利于外貿采購員工作的開展。

1 出口外貿采購員崗位的定位

外貿采購業務在外貿公司中是一項很重要的業務。其包括兩個方面：其一，為了滿足生產或銷售需要從國外供應商購買產品，也就是人們常說的進口；其二，為了滿足國外客戶的需求，根據客戶的需求在國內尋求供應商，購買產品來出口的采購業務(徐俊，趙永秀，2011)。為此，外貿采購員崗位分為出口外貿采購員和進口外貿采購員兩種。進口外貿采購員主要負責國內的企業從國外采購產品或原材料的工作。出口外貿采購員主要負責國外的企業在中國地區的采購業務。從出口的角度，外貿采購員與外貿業務員、外貿跟單員、外貿報關報檢員等共同構成外貿領域的基本崗位。隨著外貿分工的細化，外貿領域出現了多種外貿的經營模式，出口外貿采購員的崗位在出口業務的傳統外貿公司、外方采購代理、外貿服務企業中起到重要的作用。

2 出口外貿采購員的工作職責

外貿采購員是外貿基本崗位的一種，它與外貿業務員，外貿跟單員密切合作，負責按客戶的要求在中國采購到使其滿意的商品。一般的外貿公司中，外貿業務員與客戶簽訂了出口合同之后，由出口外貿采購員接手后續工作，他們收集客戶的采購信息，然后根據熟悉的市場行情選擇合適的供應商，并與其進行商務談判，并簽訂采購合同。后續的跟單和貨物檢驗工作可以由外貿跟單員來執行。另外，在外貿采購員需求量較大的外方采購代理企業，有時國外客戶直接將訂單需求告訴外貿采購員，并由采購員負責選擇供應商、簽訂采購合同，并做完檢驗貨物、安排裝運和付款等履行采購合同的工作。

圖1 出口外貿采購員工作基本流程圖

3 出口外貿采購員工作的重點

3.1 完善客戶采購信息

出口外貿采購員專門為客戶采購符合要求的產品，這意味著對客戶的需求應當充分了解。因此，外貿采購員首先必須完善客戶資料，對客戶提出的產品需求作出分析，比如，客戶需要的產品的材質、功能、特性、以及需要的數量和要貨的時間等等。針對客戶的特定的要求才可以選擇合適的供應商。對客戶給的相關信息不明確的，應及時與客戶溝通，特別是對于產品的材料成分和標簽，應滿足國際標準的同時，考慮不同國家的特殊要求。以LED燈為例，在歐美國家比如英國，對產品標示的要求比較高，出口采購員應整理完善客戶的采購信息，然后向供應商詳細說明，避免在后續的報價和貨物生產的過場中產生誤解。

3.2 運用商務平臺收集供應商資源

認真掌握了客戶的需求信息以后，出口外貿采購員通過運用各種商務平臺收集供應商資源，目前，方便高效的商務平臺有三大方面：第一，是互聯網商務平臺；第二，是規?；呐l市場商務平臺；第三，是日益成熟的會展商務平臺。首先，互聯網信息日益發達，網絡商務平臺已經成為出口外貿業務員最常用的渠道。通過阿里巴巴、中國制造等B2B網站，實現網絡采購。網絡采購是指以計算機和網絡技術為載體，通過便利的網絡工具尋找產品及供應商資源，利用網絡信息交流的便捷與高效進行產品的性能價格比，并將網上信息處理和網下實際采購操作過程相結合的新型采購模式。其次，產業規?；慕裉?，中國的各大城市形成的許多大型的國際批發中心，這些平臺給外貿采購員直接快捷的渠道了解到廠家和產品。比如，在廣州就有多個成規模的大型批發中心：萬菱國際精品批發中心、沙溪酒店用品批發中心等。還有周邊順德樂從國際家具批發中心、中山國際燈飾城等等。再次，展會的商務平臺也集中了各行業的優質供應商，出口外貿采購員可以根據需要，從不同行業的展會上收集到供應商的信息，外貿采購員通過各種平臺為海外客戶尋找到合適的供應商。

3.3 制定外貿采購方案

專業的外貿采購員，憑借其對市場的了解及專業的經驗，為客戶量身制定外貿采購項目方案，方案將采購的預算、采購供應產品的信息、供應商資料及采購的實施環節進行策劃，使客戶的中國采購之旅個性化又專業化。比如，廣州市圣希納公司是以服務為主的中小外貿企業，依托珠三角成熟的產業鏈和較完善的外貿市場環境，為大量國外散客提供外貿服務，包括咨詢、商務考察、外貿采購、報關報檢、國際物流及轉賬支付等業務。他們的最多客戶是酒店，酒店的裝修需要配套的家具，從床、衣柜、電視柜、電燈到浴室配件，這些產品很難由一個供應商全部生產，該公司為酒店量身定做的采購方案，并在廣東順德的家具生產基地和中山的燈飾城找到合適的供應商供貨。

3.4 選擇供應商

信息發達的現代商務，讓外貿采購員能及時獲得豐富的供應商資源。然而，如何確定最后的供應商作為海外客戶的生產廠家，是至關重要的一項工作。選擇供應商的過程，要考慮各種因素，比如產品的報價、產品的質量、生產的規模、供應商的背景及地理位置等等。供應商要提供盡可能詳細的資金、經營許可證、產品、生產規模、資信認證等相關報告。資料越詳細越好。最后，外貿采購員根據訂單的需要，對供應商的工廠查看。視察廠家規模是否與他們提供的基礎資料一致，如果有不一致的地方就不予考慮合作。外貿采購員向供應商提出樣品需求，看樣品的尺寸、規格以及其他參數是否符合需求。同時，外貿采購員要通過技術分析，要有檢驗部門的分析結果，檢驗包括其價格、質量以及其他是否符合要求。如果符合要求的供應商可以進入外貿采購的供應鏈。

圖2 外貿采購員供應商評審步驟

3.5 簽訂外貿采購合同

外貿采購員與供應商通過詢盤、報價、談判各種條款，再經過各方面的綜合考慮，確定了供應商之后，針對訂單需要簽訂外貿采購合同。其屬于內貿合同，但是，內容上與外貿涉及的內容相似，包括品名、數量、單價、總價、裝運期限、包裝、嘜頭、付款條件、索賠解決方法、人力不可抗拒事故、遲交和罰款、仲裁以及附注等。簽訂采購合同是外貿采購員的重要工作之一，它保障后續生產的順利進行及供貨的保障。

4 出口外貿采購員工作的難點

4.1 熟悉產品市場和行情

出口外貿采購員應對所負責購買物料的行情變化及市場存貨的多少要能從多方面去分析，并總結出一定的規律來，做到心中有數。供應商提供的報價單，外貿采購員要了解市場原料的最低價，才知道怎樣講價，要同其他公司采購員和業務員多交流才能知道大概價格。負責對供應商進行詢價、比價、議價，并將相關資訊(如交貨周期、日產能、最低訂購量、包裝要求、品質標準、價格條件等)報采購部經理審批。收集一線商品供貨信息,對公司采購策略、產品原料結構調整改進，對新產品開發提出參考意見。市場行情的調查、動態資訊收集、整理，并匯報采購部經理，以便及時調整采購策略。訂單變更與撤消、品質要求變更與供應商之間的及時信息傳遞，確保供應商供應產品滿足公司的需求。

4.2 掌握采購談判技巧

出口外貿采購員必須讓自己的采購技能及談判技巧日益提升，多方面全方位真正降低采購成本。首先，要預先了解談判對象。比如外貿采購經常和供應商進行談判，要了解對方的談判目的、心里底線等，還要了解對方公司經營情況、行業情況、談判人員的性格、對方公司的文化、談判對手的習慣與禁忌等。同時，還要了解其競爭對手的情況。作為外貿采購談判，外貿采購員應了解其他可能和自己合作的其它采購商的情況，還有談判對象的供應商其它客戶的情況，這樣就可以適時給出比較。如果對手提出更加苛刻的要求我們也就可以把其他供應商的信息拿出來讓對手知道，我們是知道底細的，同時暗示我們有很多合作的選擇。其次，外貿采購談判要努力創造一種和諧的交流氣氛。由于采購員是供應商的客戶，為供應商的出口牽線搭橋，和供應商是雙贏的合作關系。外貿采購談判需要一個寬松祥和，輕松愉快的談判氣氛。

4.3 實施供應商管理

為了穩定供應商隊伍，建立長期互惠供求關系，做好供應商管理是外貿采購員工作的難點之一。外貿采購員應做到與新老供應商搞好關系，及時解決與供應商面對的相關問題，以及搞好經濟關系，能在公司所需之時，得到供應商的大力支持。外貿采購員負責應對合格供應商資料進行整理、歸檔，建立合格供應商名冊。負責與供應商的溝通與聯絡，確保貨源充足，供貨質量穩定，交貨時間準確，同時，與供應商的任何業務來往一定要在事情發生前溝通清楚，交接相關信息及時。外貿采購員應選擇合適的供應商的管理方式，比如，外貿采購員可對供商評定信用等級，根據等級實施不同的管理，公司定期或不定期地對供應商進行評價，不合格的解除長期供應合作協議。對供應商的篩選與評級由外貿采購員制定篩選與評定供應商級別的指標體系等等。

4.4 保持良好職業道德操守

外貿采購從業人員與其它采購崗位類似，在其采購活動中，容易受到一些商業利益的誘惑。因此，要嚴格依照規定的操作程序和法定的依據進行操作，依法辦事，不以自己主觀或他人強加的意志所轉移。外貿采購員應做到以公司利益為重，不索取回扣，不收供應商回扣和禮品，遵守國家法律。外貿采購員一旦喪失了應有的原則立場，必定會產生各種暗箱操作、徇私舞弊、收受賄賂等等不法行為，其結果也必定會嚴重地侵犯了他人的正當權益，犧牲了公司和客戶的利益，因此，堅持原則是每位外貿采購員必須要具備的基本素質要求，不能堅持原則，就不能保障采購當事人的正當權益，就不能干好外貿采購工作。

5 結語

出口外貿采購員的工作核心在于對國內外貿市場的了解，通過成熟的商業平臺，運用其供應商管理經驗和良好的商務談判技能完成外貿采購業務。外貿采購是國家貿易活動中的主要貿易過程，思考外貿采購員崗位的工作重難點并使之更加完善，將使外貿業務更加順利，并提高外貿企業的核心競爭力。

[1]陳萬卷.“跨國采購”對我國外貿公司的影響對策[J].對外經貿實務,2003(2).

[2]徐俊,趙永秀.跟我學外貿采購[M].廣東經濟出版社,2011.