高校檔案管理中如何充分發揮檔案的教育功能

房潔

（山東青年政治學院，山東 濟南 250103）

高校檔案管理中如何充分發揮檔案的教育功能

房潔

（山東青年政治學院，山東 濟南 250103）

高校檔案有著無可替代的教育功能，而在高校教學中，檔案的教育功能一直沒有被重視，被充分利用，以至這些寶貴信息財富不能發揮其作用，如何更好的發掘和利用檔案的教育功能，不斷提高高校檔案管理水平，為教育事業提供更多可靠、詳實、完備的檔案信息資源，使檔案的教育功能充分發揮出來，對推動和完善高校教育活動有著積極的促進作用和現實意義.

高校檔案；教育功能；發揮

高校檔案是高等學校在國家教育方針指導下，通過對高校教學、科學研究、校務管理，師生集體活動積累形成的，包括文字記錄、圖表聲像、電子制品等各種形式，有留存被查的需要，和高校發展的每個時間段的真實記錄.是信息資源在高校的收集與利用的具體體現，受過去教育體制影響的原因，高校對于檔案工作一直處于教學工作的次要地位，沒有被重視，沒有被充分利用，造成很多信息資源的缺失和浪費，近年來隨著信息化、數字化進入到高校，通過檔案獲取知識信息已經成為高校師生學習的重要手段之一，開發檔案教育資源，使其發揮育人的教育功能，達到高校教育和檔案工作并重[1].

1 高校檔案教育功能不能充分發揮的原因

1.1 高校檔案管理思想滯后，重視不夠，投入不足

由于受傳統思想影響和發展時間、空間的限制，我國高校一直以來還是以抓教學，重教材，高分數等傳統思想為主，忽視了學生全面發展的需要，再由于我國高校發展時間短，經驗少，對檔案的功能認識不夠，檔案管理重視不夠，以至于在高校的各項投入上，圖書館、檔案室資金投入不足，無法使檔案走上科學的、嚴密的、系統的管理之路，不能使檔案形成專業化、技術化、規范化，2008年?？谕韴髨蟮婪Q：“依照新發布的《高等學校檔案管理辦法》，海南省17所高校，僅有1所高校建成檔案館.”因此在檔案管理中也就無從發揮檔案的教育功能，不能為教育活動提供更多寶貴的知識財富.

1.2 檔案管理專業人員匱乏，致使檔案管理工作滯后

近年來，在設有圖書檔案管理專業的高校中，檔案管理專業的分數線相比其他專業是較低的，即便如此，該專業還是無人問津，院系中有相當一部分學生是從其他專業被調劑的低的，與此同時，其檔案專業院系設置也比較小，人民大學、南開大學、四川大學每年的招生人數分別在60人、30人、50人左右.杭州市人力資源和社會保障局公布：參加2012年度浙江省檔案系列初、中級專業技術資格考試合格人數為16名（其中初級12名，中級4名）[2].可見檔案專業不被人們重視，參加檔案專業資格考試合格人員寥寥無幾，說明專業人才匱乏，青黃不接，這直接導致了檔案管理工作滯后，檔案信息資源開發緩慢，制約了高校檔案事業建設和發展.同時影響了檔案教育功能在高校教學活動中的充分發揮運用.

1.3 高校檔案管理人員意識不強，檔案丟失、缺失嚴重

在高校檔案管理人員中，具有檔案專業技術資格的人員寥寥無幾，高校檔案管理人員大多是一些退居二線的教師，非專業人員居多，對檔案管理重視程度不夠，規范操作不強，致使檔案丟失、缺失嚴重，2008年荊楚網報道的“鄂州大學多名學生檔案遺失事件”，2009年中國青年報報道的“14名大學畢業生檔案集體丟失事件”等等，都說明檔案管理人員思想意識不強，對檔案的重要性認識不夠，專業不強，造成檔案丟失、缺失嚴重，特別是一些教師優質課的教案，各學科有價值的實驗活動數據，學生實習中的實踐活動、高校施工建設、各級部門對高校教學活動檢查結果，教師任職評估材料等檔案的缺失，直接導致檔案的教育功能無法實現，無法發揮其應有的功能.

1.4 檔案信息化、數字化應用不到位

隨著全球范圍內的網絡信息化的興起，將人類帶入了數字化和智能化時代，高校檔案建設向信息化、數字化邁進已經成為發展趨勢和全球共識，由于投入資金不足，高校檔案網絡信息化建設還嚴重落后，數據庫、網絡檢索、電子圖書等還遠遠不能滿足高校師生對知識的需要，因此檔案的挖掘和開發利用，檔案館的建設都要緊緊圍繞著信息化、數字化，用來滿足學生對未知領域知識的需求，使檔案成為師生獲取知識的重要渠道和信息來源，同時信息化、數字化的廣泛應用更加規范了檔案管理，大大減輕了管理人員工作量，避免了操作流程上出現的失誤，但目前高校由于投入的匱乏，缺少專業人員，致使檔案管理信息化和數字化應用不到位，阻礙了檔案教育功能的發揮.

1.5 高校教學過程中，檔案教育功能融入不夠

高校檔案館收藏的檔案資料，涵蓋了學校歷年來的在各個方面的各項工作，全面、系統、準確的記錄了學校在各個時期的發展建設和管理、教育、教學等情況，既是高校的歷史記錄又是高校的“大百科全書”，真實而清晰的反映出高校在國家教育方針政策指導下，本校的辦學理念、教育思路、學校定位、教學水平、科研成果以及應用等方面的真實體現，還有在教育教學管理過程中發現的問題，經驗和教訓，這些都是真實存在的寶貴財富，在學生的教學中把檔案融入其中，使師生對學校各個方面，各項工作都能了解，掌握，成為指導其學習的第一手寶貴資料，目前在高校教學過程中，真正重視學校檔案，發揮檔案教育功能的還不多，積極開發，合理利用還不夠，據不完全統計高校檔案利用率不到40%，在一些高校里具有文獻功能的檔案利用率更低，這也就造成了檔案常年躺在檔案館里呼呼睡大覺，發揮不出其教育功能.

2 高校檔案如何充分發揮其教育功能

2.1 重視檔案建設．適當提高資金投入

要使高校檔案應有的作用和功能充分發揮出來，必須離不開領導、教師、管理人員對檔案建設的重視與和大力支持.不能只停留在固有的物質條件下．在軟、硬件建設上加大資金投入，為高校檔案工作施行科學化、系統化、規范化的管理提供強有力保障，各高校按照《中華人民共和國檔案管理法》中的要求,建好檔案館或檔案室，日常工作由校辦主任親自領導，檔案館（室）負責統一管理全校的文書檔案、財務檔案和科學技術檔案.業務上受上級檔案管理機關的指導、監督和檢查.為學校教育教學及各項工作提供服務，只有這樣才能高校檔案的教育功能才能發揮.

2.2 培養素質水平高，專業過硬的檔案管理者

高校檔案工作的任務是收集、整理、保管和統計學校的全部檔案，編制檢查工具，并積極提供利用，為學校各項工作服務.而要做好檔案的收集、整理、保管等工作就需要有專業的檔案人員來完成，高校教師在勤懇工作教書育人的同時還要認真學習檔案管理知識，通過檔案專業資格考試，逐步成為合格的檔案管理人員，高校領導要在這方面給予投入和大力支持，使檔案工作向專業化邁進，施行專業化管理，才能為高校教育教學工作提供更多、更好、更完備的檔案資料，發揮檔案的教育作用.

2.3 重視規范化管理，落實《檔案管理法》

高校在檔案管理上通過軟硬件設施的投入到位，專業人員到崗，才能真正使檔案管理步入正軌，才能規范化管理，同時要認真貫徹《檔案法》，廣泛宣傳檔案的重要性，結合學校實際，建立和健全學校檔案管理制度.這樣才能使高校檔案體現出學校工作和教學活動的真實記錄，是本校的寶貴財富高校各部門在教學及其它各項工作中形成的各類檔案，都是檔案教育功能的表現和真實反映.高校檔案蘊藏著豐富的教育資源，學校在開展教育教研活動時都可以從檔案中尋找到好的素材和經驗，檔案的教育功能是隱形的，只有師生在教育活動中才能挖掘出來，因此檔案的規范化管理，使檔案具有時間性、參考性、可查性，只有這樣才能隨時隨地的為高校教學活動提供寶貴的信息資料，也只有這樣，才能充分發揮出檔案的教育功能來.

2.4 高校檔案要為教師提供更多的學習資源

“學高為師，身正為范”高校教師的思想覺悟、個人修養、學識水平直接影響著教學活動，對教師的教育，一是新教師的培訓，二是師德操守教育，這些在檔案中都有著豐富可利用資源，因為檔案記載了歷年來學校出現的師德模范、樂于奉獻、刻苦鉆研、一生奉獻在三尺講臺上的先進事跡和優秀個人等，同時檔案還保存著一代一代教師的教學經驗、科研成果、實驗數據等等，教師通過對本校檔案的學習即了解了本校的發展歷史又可以充實、提高自己思想覺悟，掌握更多的知識，更多的經驗，才能更好的完成高校教學任務，達到教書育人的目的，因此要發揮出檔案的教育功能，高校教師要定期不定期的學習本校檔案，發掘出有利于教學工作的信息資源，把檔案的教育功能充分發揮到教學活動中去.

2.5 檔案管理向信息化、數字化大步邁進

快速提升以科學、高效的檔案管理.作為重要信息資源的高校檔案．其價值越來越被社會所認同，高校檔案開放式的網絡化管理和服務日漸成為師生的渴求．高校檔案向信息化、智能化建設的步伐要加快，只有這樣才能盡可能的在檔案使用過程中降低時間，節約空間，避免出現差錯.如傳統的管理方法對學生的入學檔案、學籍管理、畢業、就業必須經過“歸檔”后才能利用．現在通過網絡數字電子檔案就能隨時查找掌握情況.因此檔案管理信息化、數字化是高校完善教學活動，提高教學質量的必由之路，

2.6 高校檔案隨時融入到教育教學活動中去

高校教師在學生的教育教學中把檔案融入其中，是高校檔案教育功能的最好體現和利用，如對新入學學生，通過對本校檔案中學校發展史的學習，使師生對本校發展有著深刻的認識和了解，從而提高新生對學校的熱愛，對歷年來模范教師的崇敬，同時也培養了新學生對所學學科更高的興趣和求知欲.高校檔案要融入教育教學的各個方面，所謂“溫故而知新”這樣才能讓師生對高校的各項工作都能了解，掌握，成為指導學習的第一手寶貴資料，即避免了教學過程中出現彎路，發現問題還能夠及時找到解決辦法，可謂一勞永逸.可以說把高校檔案始終融入到教育教學中去，才能使教育功能發揮的淋漓至盡.

教育功能在高校檔案管理中充分發揮其作用，有利于高校教育、教學和管理工作的提高，有利于人才培養和學校建設發展，有利于高校教育事業的不斷發展和完善.只有不間斷的挖掘高校檔案的教育功能，與時俱進，才能使高校檔案管理工作更好的為教育教學活動提供信息資源，也只有這樣才能充分發揮出檔案的教育功能.

〔1〕李殷青馮建和開發高校檔案教育功能淺談[J].大眾文藝（理論）,2008（4）：77-78.

〔2〕陳一紅.提高高校檔案教育功能見解[J].辦公自動化,2011（8）：18-19.

〔3〕盧麗明.信息時代民辦高校檔案管理[J].蘭臺世界,2008（5）：45-46.

〔4〕馮惠玲.檔案學概論[M].北京：巾國人民大學出版社, 2006.293.

〔5〕崔海莉“學高為師,身正為范”——上海師范大學檔案學系原主任丁光勛教授訪談[J].檔案管理,2011（7）：35.

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