淺析醫院檔案管理工作

盧玉娟

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。當前，醫療改革日益深化，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，新形勢下的醫院檔案工作該如何發展才能更好地為醫療服務，是當前亟待解決的問題。

一、現行醫院檔案管理中存在的問題

1.觀念落后，創新意識不強 由于檔案工作效益的滯后性，大多數檔案工作者認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內容、性質與任務，更不了解檔案事業的發展具有社會化、系統化和專業化的特點，認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，對遇到新情況、新問題胸中無數，不善于捕捉社會新信息，難以開創檔案工作的新局面。

2.檔案管理人員素質參差不齊

目前從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業發展。

3.對電子檔案的管理缺乏應用的專業技術能力

隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，這些文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，便成為檔案界一系列的新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。對這些課題，大多數檔案管理者無力應付。另外，檔案管理者沒有受過專業培訓，對于電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，缺乏足夠的應付能力。以上各種原因嚴重制約了醫院檔案的發展，要想擺脫困境，使檔案管理步入科學合理的現代化的軌道，就要從檔案管理者的能力入手。

4.管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

二、提高醫院檔案管理水平的措施

1.增強管理的規范化

制定新的管理理念，醫院需要將檔案管理工作重視起來，作為醫院的重點內容進行發展，并制定相應的管理、質量檢查、工作流程等相關制度，對檔案的管理方式進行完善，以及對醫院各部門的檔案進行收集管理。同時要制定相應的考核制度，以對相關制度的落實進行檢查，并進行嚴格把關。要將檔案管理的相關內容寫入管理任務書中，同醫療業務一起進行考核與評價，并且與相關部門負責人的績效考核進行掛鉤，進而使各部門檔案管理責任得到明確。依此，對醫院各部門形成的檔案進行及時收集與整理，使其能夠完整的形成一個信息系統，可以為人們及時提供所需信息，促使檔案存儲管理的標準化、數字化以及網絡化，以實現檔案的現代化管理。

2.加強人員培訓

根據相關規定，需要加大檔案管理必要性的宣傳力度，提升工作人員的管理意識，尤其是醫院的領導人員。要根據醫院的實際情況，對檔案管理人員進行多種素質培養，以提升其綜合素質水平，擴大管理隊伍的力量。同時對工作人員進行計算機培訓，使其能夠對信息、通信、網絡等現代技術進行學習與掌握，以提升檔案管理人員的業務水平。此外，還需要對工作人員進行階段性考核，并為其構建良好的工作環境，促使醫務人員能夠更好的參與到現代化的檔案管理中。

3.構建新模式

隨著計算機技術的不斷發展，計算機得到了廣泛使用，醫院已經具備了對檔案實施現代化管理的條件。目前對網絡技術進行充分運用，并對檔案管理的信息系統進行完善，已成為了醫院對檔案進行現代化管理的關鍵所在。因此，熟練掌握計算機與網絡技術，并進行聯合運用。同時將現代化的新型管理技術與傳統的管理形式相應結合，按照醫院制定的檔案管理標準，采用靈活的管理方式和準確的管理軟件，對先進技術與管理手段進行充分運用，完成對醫院檔案標準化、數字化、網絡化的管理模式，使醫院的檔案管理水平得到不斷提升。通過對計算機網絡的充分運用，可以將相關科室的檔案管理連成整體，實現醫院檔案的信息共享，尤其是急診部門、臨床管理部門以及檔案管理部門三者之間的信息共享。這樣不僅使醫院檔案信息的準確、實用性得到有效提升，還降低了醫院在管理方面的投入，提升了工作人員的工作效率，使醫院檔案的管理水平有了顯著提升。

4.重視檔案利用

在醫院運營的過程中，會有大量的相關文件、協議、合同等形成，能夠對醫院的發展過程進行真實反映，具有十分重要的價值。為了充分發揮檔案的作用就需要檔案管理者具有較強的服務意識，并對檔案管理的范圍進行擴展，對檔案資源進行開發，尤其是對具有較高保存價值的檔案資源，提升檔案的管理質量與服務水平，有效的為臨床治療與科研提供全面服務。同時加強醫院各科室與部門之間的聯系，組織各科室進行編研活動，并將其公布在醫院的網站上，實現醫院各部門之間的資源共享。進而滿足醫院的醫療需求以及科研需求，提升醫院檔案的利用效率。

三、醫院檔案管理的新思路

1.提高檔案管理人員的素質，增強人們對檔案管理的意識。檔案資源是一種潛在的生產力，醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分，醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此，建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍，并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益，自覺參與檔案管理工作，已經成為我們工作的當務之急。

2.完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設。多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構，造成檔案管理沒有自主權，工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究，制定相應的改革措施，逐步建立醫院檔案管理的職能機構，確立檔案室在醫院中的地位，實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作，醫院各級部門要嚴格把關，責任到人，建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中，與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規范化。

3.實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本。檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。因此，醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。

隨著科學技術的不斷發展與應用，加強醫院檔案管理，提高醫院檔案利用率對醫院及醫學科學的發展意義重大。我們必須提高認識，改進檔案管理及利用方式，為醫院的建設做好鋪路石，也為人民的健康事業貢獻自己的力量。

（作者單位：石家莊市第一醫院）endprint