數字時代學術期刊服務意識的轉型

摘要：數字出版作為一種新型出版將成為未來出版業發展的方向。無論是紙質出版還是數字出版，作者永遠是最重要的資源，沒有作者的文稿，再現代化的出版方式都無法可持續發展。因此，學術期刊應超越權力，增強服務意識，以適應我國數字出版的發展形勢。

關鍵詞：數字出版；學術期刊；作者服務意識

數字出版作為一種新型出版將成為未來出版業發展的方向，但無論是紙質出版還是數字出版，內容質量永遠是第一位，作者永遠是最重要的資源。在作者—編輯—讀者這個流程中，作者為滿足文化知識消費的需要進行創作探索，作者的思想、學識和風格在一定程度上決定了刊物的質量和價值，沒有作者的文稿，再現代化的出版方式都無法可持續發展。①數字出版時代，信息的傳遞方便、快捷，對優質稿源的爭奪突破了時間和地域的限制，使得對作者的爭奪變得更為直接和激烈?；诖?，本文將以投稿的自動回復郵件為分析視角，運用定量與定性相結合的方法，對我國學術期刊作者服務意識做一透視。

一、研究方法與數據來源

詞頻分析是源于情報學的一種定量分析法，詞頻的波動與社會現象有著內在的關系，一定的情報現象和社會現象會引起一定的詞頻波動，②詞匯的詞頻能夠有效反映語義環境所隱含的信息。本文運用自動回復郵件的詞頻分析數字時代學術期刊的作者服務意識，其具體方法是：隨機收集85家2014年～2015年出版的CSSCI學術期刊和85家非核心學術期刊，用空文檔的形式向各期刊投稿，以收取自動回復郵件。用“無回復”“有回復”“系統滿”等統計自動回復郵件的情況，結果發現，170家學術期刊中，自動回復的有123家，提示“系統滿”的2家，無自動回復的45家。本文將123家自動回復郵件的內容整理為一個樣本文檔，借助武漢大學沈陽教授開發的ROST CM內容分析軟件，對樣本文檔進行內容分析，嘗試從研究對象的關系圖中，分析數字時代學術期刊的作者服務情況。

二、學術期刊自動回復郵件的基本情況

將上述界定的樣本文檔導入分析軟件ROST CM，選擇“社會網絡和語義網絡分析”，點擊“快速分析”，得到自動回復郵件內容的詞頻分布情況，發現“稿件”“本刊”“編輯部”“學報”“收到”“聯系”“來稿”“郵箱”“您好”“處理”“審稿”“感謝”“周期”等是自動回復郵件內容中出現的高頻詞。最后，對樣本自動回復郵件進行進一步的挖掘和分析，歸納出當前學術期刊自動回復郵件的基本情況。

1. 少數學術期刊漠視自動回復郵件的設置

從上述數據可知，雖然大部分的學術期刊已設置了自動回復郵件，但170家學術期刊中仍有45家沒有設置自動回復郵件。數字時代，期刊質量的競爭歸根到底還是作者資源的競爭。盛大文學、中文在線、九九圖書公司、超星圖書館等都簽下了一大批在國內外負有盛名的實力派學者、作家，為今后的內容資源競爭儲備好“富礦”。③投稿郵箱沒有設置自動回復郵件，作者投稿后得不到編輯部的任何信息，全然不知稿件是否成功投遞，作者與期刊編輯部之間的這種信息不對稱容易造成一稿多投。在抽樣調查的170家學術期刊中還有2家由于“郵箱容量滿”而“系統退信”。此類情形無法判斷是否設置自動回復郵件，不過可以肯定，這類期刊編輯部很少管理投稿郵箱，“郵箱容量滿”而造成的稿件減少根本無法引起編輯的警覺或關注，在稿件無法成功投遞時，作者只能另辟蹊徑，這會直接造成優質稿源的流失。

2. 相當部分郵件的內容體現期刊的強勢地位

自動回復郵件的主要功能是告知作者稿件已收到或郵箱有變動等，這從自動回復郵件的高詞頻中可以得到體現。深入分析123份自動回復郵件的其他功能，發現其“自我中心”現象嚴重。比如：部分郵件要求作者必須對稿件重新分類投稿，以便編輯部按相應專業送審；部分郵件要求作者查閱該刊的編排格式，按該刊的體例規范排版，否則，不對稿件進行進一步的審閱。有份自動回復郵件近1，000字，其“來稿須知”告訴作者，該刊所用的論文由14部分組成，包括題目、副標題、作者姓名、作者單位、摘要、關鍵詞、題注、正文、附注、參考文獻、題目摘要關鍵詞等的英文、投稿日期、作者簡介、作者聯系方式，這14項內容的字號和格式各不同，作者必須細對每項要求，按規定編排；而且還規定，如果稿件擬被錄物，還必須以電子版一樣的格式重寄一份紙質版稿件。更有甚者，有些編輯部明確說明“本刊不接受稿件查詢”，字里行間明顯透出期刊的強勢地位，作者沒有任何自主空間。

3. 大部分學術期刊的稿件審稿周期偏長

在123份自動回復郵件中，有標明稿件處理期限的僅48家。其中，審稿時間最長的為半年，有1家；審稿期限為4個月的1家；3個月的最多，有23家；2個月的位居其次，有13家；45天的1家；40天的1家；1個月的4家；20天的1家；半個月的2家；審稿期限最短的是一周，有1家。48家學術期刊的審稿平均日期為71.04天?！吨鳈喾ā返?2條規定，“著作權人向報社、期刊社投稿的，自稿件發出之日起15日內未收到報社通知決定刊登的，或者自稿件發出之日起30日內未收到期刊社通知決定刊登的，可以將同一作品向其他報社、期刊社投稿。雙方另有約定的除外?！笨梢?，目前學術期刊的審稿時間明顯長于《著作權法》規定的時間。數字時代，信息瞬息萬變，漫長的審稿周期往往會損耗稿件的信息價值，挫傷作者的投稿熱情，容易產生一稿多投的尷尬局面。

4. 部分期刊接受稿件的方式落伍

目前，大部分學術期刊是通過電子郵件的方式收稿，但仍有少數期刊只接受紙質稿；或先接收電子稿，稿件擬采用時，再通知作者郵寄紙質稿；或接收電子稿的同時，要求作者再寄上一份紙質稿。在123份自動回復中，有6家期刊明確規定只接受紙質稿；有2家期刊先接收電子稿，稿件擬采用時，再通知作者郵寄紙質稿；有5家接收電子稿的同時，要求作者再寄上一份紙質稿?；ヂ摼W方便了人們的工作和生活，但是少數期刊接受稿件的方式與信息時代存在巨大的非同步性，這種傳統的投稿方式費時費力，也可能造成稿件丟失，給作者帶來投稿的麻煩，阻礙了數字出版的正常發展。

三、超越權力：數字時代學術期刊服務意識的轉型

我國學術期刊大部分設置了自動回復郵件，作者服務意識也逐漸增強，但仍有不少自動回復郵件的內容居“賣方市場”的口吻，甚至有“霸王條款”之嫌。我國出版實行的是審批制，刊號是稀缺資源，掌握了稀缺資源就意味著擁有“財富”。④但是，大多數學術期刊，特別是高校學報存在機構建制不全、投入力度不足、人員配備不夠等現象，致使編輯工作任務繁重，在作者服務方面往往力不從心。在數字時代，編輯工作流程即將發生顛覆性的變革，在爭取得到主辦單位政策扶持的前提下，各期刊應超越權力，加強服務意識，以適應我國數字出版的發展形勢。

1. 設置自動回復郵件并及時下載稿件

數字出版下，學術期刊應走出自主性較大的強勢地位，設置自動回復郵件，同時還應該及時下載稿件，以解決作者與期刊信息不對稱的問題。比如：當筆者以抄送的形式同時將空白郵件投送多個郵箱后，第二天就收到《世界歷史》《近代史研究》的人工回復，反映沒有看到稿件，《近代史研究》還提醒勿一稿多投?？梢?，這些期刊能及時收發郵件，有效避免了“自動回復郵件”形同虛設的現象。另外，在向《編輯學報》投稿時，很快就收到該期刊的人工回復，告知來稿不符合該刊的報道范圍，建議另投他刊。由此看出，該期刊能及時審讀稿件內容，作者能及時了解稿件的審稿信息，避免漫長的審稿期。

2. 增加自動回復郵件的信息含量

在投稿中，作者處于被動的弱勢地位，作者了解刊物的途徑一般是通過百度或中國知網等查閱，耗時較長，查閱到的信息也不完整。所以，應多從作者的角度出發，增加自動回復郵件的信息量，向作者傳遞更多的信息。比如《編輯之友》經常更換自動回復郵件的內容，告知作者刊物的近期用稿方向，使作者投稿更有針對性。另外，為方便作者查閱咨詢，應在自動回復郵件中告知編輯部的電話。在123家自動回復郵件中，有38家期刊留有電話號碼，其中《中國人口·資源與環境》《長春工業大學學報：高教版》《南方論刊》還留有具體的聯系人與手機號碼，為作者提供更細微和全面的服務。

3. 采用分段式稿件錄用答復期限

目前，學術期刊普遍采用“三審制”，因為“三審制”的分級審讀能實現對稿件的客觀判斷和評價，在最大限度內避免由于某級審稿者的知識不足或責任心不強或工作疏漏而導致的失誤。⑤另外，由于學術期刊稿件的專業性較強，各學科交叉現象經常存在，編輯往往較難準確評價和恰當判斷稿件內容，于是便請同行專家審讀稿件（目前通用的是“雙向匿名審稿制度”）。雙向匿名審稿中，有時專家的審稿時間較長，加上“三審制”的程序性，期刊很難做到30天內答復作者終審結果。為此，建議采用分段式錄用答復期限，即將稿件的審稿情況分階段及時告訴作者。遺憾的是，在123份自動回復郵件中，只有《河南社會科學》一家寫明“凡通過初審的稿件我們都會主動聯系作者”。在數字出版時代，審稿期限的延長會使作者的利益受到制度性合法侵蝕，而分段式錄用答復期限能充分發揮編輯部的能動作用，使作者及時了解審稿進程，從而實現作者和期刊的利益平衡。

4. 告別紙質投稿模式、完善在線投稿系統

學術期刊離真正意義上的數字化出版還存在一定的距離，但很多期刊早已實行無紙化辦公，作者投稿、專家審稿、對外聯絡等都借助計算機網絡來實現。數字出版時代，學術期刊要轉變出版理念，克服強勢和優越的辦刊心理，告別傳統的紙質投稿模式，為作者提供方便、快捷的服務。完善的在線投稿系統集投稿、審稿、查詢、修改和定稿于一體，它方便作者，也能提高編輯部的工作效率和質量，將成為作者未來投稿的平臺。但是，目前不少在線投稿系統也存在諸多問題。比如，用在線系統的方式投稿，投稿未成功時，詢問無人應答；編輯部沒有及時更新審稿情況；系統或網絡出故障，延誤稿件的審理等。建議開通在線投稿系統的同時，配合使用電子郵件和電話，以方便作者咨詢與查詢。目前，在24家開通在線投稿系統的期刊中，只有5家提供這方面的服務。為此，應不斷完善和發展在線投稿系統，提高投稿的便捷性，實現作者與編輯之間的互動交流，真正實現編輯流程的數字化。

（林麗芳，《福建行政學院學報》副編審）

注釋：

① 林麗芳. 試論學術期刊編輯與作者、讀者之間的關系[J].福建行政學院 福建經濟管理干部學院學報，2005（S1）：22.

② 中國人民大學“中國傳媒發展指數報告（CMDI）”課題組. 跨界、整 合與改制：社會視野下2011年中國傳媒業發展關鍵詞——基于傳媒業 相關文本的詞頻分析[J].編輯之友，2012（6）：6.

③ 陳超英.傳統出版社向數字出版跨越的三條路徑[J].出版發行研究， 2010（7）：60.

④ 賴一郎.從自動回復郵件透視學術期刊應對數字出版的心態與對策[J]. 編輯之友，2011（4）：44～45.

⑤ 全國出版專業職業資格考試辦公室.出版專業理論與實務[M].上海：上 海辭書出版社，2003：93.