淺談政府采購信息系統項目風險管理

隋文佳SUI Wen-jia

（蘭州理工大學，蘭州730050）

0 引言

為了適應政府采購工作的實際需要，提高政府采購精細化管理水平，地方政府已經將政府采購信息管理系統建設提高到一個新的層次。目前已建設完成初步成熟的政府采購信息管理系統。同時，財政部還建立了“一網三庫八個系統”的電子化采購服務平臺。由于政府采購信息系統項目的建設和運營過程中普遍存在著多變性、復雜性等特征，其面臨的風險也是逐漸積累的，因此加強政府采購信息系統項目的風險管理迫在眉睫。

本文通過分析信息系統在實現過程中的風險和相關的干擾因素，對其進行科學有效管理，以降低風險作用范圍及損失，從而保證項目效率和效益的最大化。

1 政府采購信息系統項目

上個世紀90年代開始，政府采購試點工作已經在全國范圍內開展。隨著政府采購規模、采購范圍的逐漸擴大，采購效率低等問題變得尤為突出，政府采購信息系統的出現滿足了采購透明化、電子化等需求。

政府采購信息系統主要涉及供應商查詢、政府采購政策法規規定檢索、采購組織形式、采購計劃與統計、采購流程管理、采購合同及采購目錄管理等相關內容，通過這些相關模塊的結合，可以使采購變得更加規范化、科學化，易于監管，因此得到政府采購主管部門的高度重視。

政府采購信息系統可以將整個采購流程貫穿起來，從供應商選擇、采購模式確定直至統計報表的生成等，實現一系列的自動化、流程化，降低了政府采購成本，提高了政府采購工作的效率，增強了采購過程的透明化。

目前比較通用的系統是用友政務軟件有限公司的政府采購信息統計及計劃管理系統，該系統包括政府采購信息統計系統和政府采購計劃管理系統兩個子系統。政府采購信息系統分為單機版和網絡版，單機版可以不具備互聯網連接等條件，以數據盤形式上報，網絡版可以實現網上報送，因此兩者對應的政府采購信息系統項目建設也有所不同。

政府采購信息系統項目建設主要包括設備的采購、機房的布置（服務器、軟件、硬件的配置）、網絡布線、應用程序的開發、人員培訓、軟件技術支持、系統其他軟件輔助環境、瀏覽器設置以及整個項目內部協調管理等。

2 政府采購信息系統項目風險管理

信息系統項目風險具有復雜性、多樣性、動態性，并存在于整個生命周期中，影響力較大。然而，由于風險的發生往往在一定程度上存在規律性，所以可以進行適當的預測。人員變化、環境變化、項目復雜性等都是項目風險形成的重要因素。

政府采購信息系統項目風險管理的主要工作是采用科學的方法來識別風險、評價風險并提出相應對策。

2.1 政府采購信息系統項目風險管理計劃制定

為了有效實施政府采購信息系統項目風險管理活動，必須輔之以詳細的風險管理計劃。風險管理計劃是由政府采購信息系統項目經理、項目團隊成員等相關干系人共同制定的，用以對項目每一階段進行風險預測和管理規劃，保證風險管理的順利進行。

風險管理規劃主要包括項目預算、時間安排、風險類別、概率影響矩陣、相關人員職責、應對措施、跟蹤方式等內容。

2.2 政府采購信息系統項目風險識別

政府采購信息系統項目風險涉及項目全生命周期的多個階段多個方面，其風險識別主要是對該項目相關的環境與人員、項目可能存在的風險及發生概率、預期的損失、風險的性質進行分析，并確定處理措施。

風險識別是風險管理的至關重要的一步，識別的方法主要有：因果圖法、查閱歷史資料法、頭腦風暴法、德爾菲法、SWOT分析法、決策樹法等。政府采購信息系統項目風險的類別可概括為需求風險、資金風險、技術風險、人員風險、管理風險、組織風險和外部風險等六個類別。

2.2.1 需求風險

需求風險是指由于用戶參與度不夠、需求不斷變化以及定義含混等造成的系統實際情況并不能滿足用戶需求，包括與用戶預期有落差用戶對系統需求發生變更以及用戶不容易對系統進行維護等情況。政府采購信息系統的主要功能應包括數據采集、數據匯總、查詢、用戶管理、數據庫維護和數據分析等。各相關單位將統計信息提交至政府采購統計信息數據庫，各上級采購管理單位匯總采購信息、生成報表，各采購管理部門依據現有數據進行決策分析。同時還應具備高性能、可靠性、安全性、功能性、可管理性、可擴展性、易用性等性質。

2.2.2 資金風險

常見的資金風險主要是指項目所需資金超出估計值，由于資金估計不足或現金流中斷導致項目停滯，無法進行。政府采購信息系統項目應注意資金來源及項目籌資方案等方面存在的風險。

2.2.3 技術風險

技術風險是指政府采購信息系統項目涉及的軟件架構、操作系統、應用服務器、數據庫、硬件環境等相關技術方面存在的風險，包括軟件系統功能設計風險、硬件設備抗損毀能力、備份、網絡連接、網絡速度不達標、數據傳輸不順暢、數據庫無法連接、安裝程序與系統不兼容以及系統升級與其他軟件沖突等風險。

2.2.4 人員風險

人員風險主要是指信息系統項目小組內關鍵崗位及其他崗位的老成員的離職與項目后期新成員的加入項目造成的影響。政府采購信息系統項目工作小組成員主要包括地方政府采購部門成員、軟件公司開發人員、相關領域的專家等。此外，還存在某些成員不適應軟件工具和環境、項目小組人員之間的溝通困難導致出現額外的重復工作等復雜情況。

2.2.5 管理和組織風險

管理和組織風險包括與政府采購信息系統軟件供應商的合作風險、資金及設備采購在內的各項資源協調不力、預算削減打亂項目組計劃、缺乏必要的規范導致工作失誤或重復工作以及由于信息系統項目內部低效的項目組結構、缺乏激勵措施導致效率低下等，這些因素都可以導致項目不能如期完成各方面的進度風險。

2.2.6 外部風險

外部風險是指政府采購信息系統項目的外部環境引起的風險，主要包括自然災害、戰爭、雙方合作伙伴關系發生變化以及信息安全等外部因素造成的風險。

2.3 政府采購信息系統項目風險評估

政府采購信息系統項目風險評估包括政府采購信息系統項目整個生命周期中每項風險發生概率、發生時間階段、影響程度、可能造成的損失等，其中主要是對項目風險發生概率及影響程度進行估計。對風險進行評估的方法較多，主要有主觀評分法、決策樹分析法、層次分析法、外推法等。其中最常用的方法是采用專家對風險發生概率及預期影響程度進行打分，并得出其乘積風險預期影響系數，而后對其進行排序。

2.4 政府采購信息系統項目風險管理的相關對策

2.4.1 應對需求風險

①充分的前期需求調研，全面分析需求信息，經常與政府采購部門溝通，含混不清的概念應及時解決。

②不斷發現用戶需求的變更并及時將變更填入相應表格。

③為政府采購部門提供試用版采購信息系統。

2.4.2 應對資金風險

①讓政府采購部門的相關財務人員參加，正確核算政府采購信息系統項目成本。

②明確合理的籌資方式。

2.4.3 應對技術風險

①盡量采用統一的硬件、操作系統及相應輔助軟件。

②增強系統兼容性，加強數據備份功能。

③提供足夠的帶寬以及網絡穩定，保證數據傳輸的及時性。

④制定系統維護手冊供操作人員查詢，方便維護工作。

2.4.4 應對人員風險

①項目實施過程中，保證人員的充足性，提高項目完成獎金。

②對項目小組成員進行培訓，及時掌握相關的新技術。

③所有工作記錄文檔。

④項目小組內部相關人員隨時保持溝通，避免重復工作。

2.4.5 應對管理組織風險

①政府采購部門領導定期組織協調會議，安排項目組相關人員參加。

②項目領導以身作則，帶頭示范，多與項目小組成員溝通。

③組織集體活動，協調員工關系。

④加強資源配置，保證各項資源的及時到位。

⑤通過控制各節點的時間，有效地實現進度計劃。

2.4.6 應對外部風險

①購買相關保險業務，盡量使損失降低。

②嚴格按照政府采購部門的相關規定，物理隔離涉密電腦。

2.5 政府采購信息系統項目風險跟蹤

在政府采購信息系統項目實施的過程中有效地進行風險跟蹤和監控是對風險進行管理的具體實踐。項目風險跟蹤主要是指定期監督信息系統項目的已識別風險并及時發現潛在風險，以此制定相關應對措施。這需要政府采購部門對風險應對措施是否有效、是否按計劃實施以及風險威脅是否消除、復發情況等進行跟蹤研究，保證風險管理的持續性、動態性監控。通常采用偏差分析、項目績效分析、監控會議等方法來完成對風險的跟蹤，針對項目的風險、應對措施和跟蹤情況進行評估、總結，保證準確、有效地實現政府采購信息系統項目風險跟蹤和監控工作。

3 結論

政府采購信息系統項目是針對政府部門采購業務而制定的專用型綜合業務系統，可以充分利用信息系統和網絡技術實現政府采購部門業務流程的高效率，降低采購成本，打破固有采購模式的時空限制。由于政府采購信息系統項目的風險存在復雜性、不確定性等特征，在進行風險管理時，需要對整個項目生命周期中可能涉及的風險進行識別、分析，編制風險管理計劃，采用定性、定量方法進行風險評估，制定風險應對措施，從而保證政府采購信息系統項目風險管理的有效實施。

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