社會救助中心電子檔案問題管理探討

摘 要：隨著時代的發展和社會的進步，我國的社會現代化正在穩步發展和建設中，在事業單位中計算機的普及和應用，促使工作人員利用電子文件進行檔案管理。其中社會救助中心也利用了電子存儲檔案，但是在管理過程中出現了一些問題。本文就社會救助中心電子檔案管理出現的問題進行探討。

關鍵詞：社會救助中心；電子檔案；管理

中圖分類號：G276

目前在社會救助中心中對電子文件進行收集和歸類，形成的檔案能夠長期保存，這樣就實現了檔案的信息化建設和管理。目前信息化時代的到來，帶動著科學技術的進步，社會救助中心普遍采用計算機技術進行檔案管理，但是電子檔案管理中也存在一些問題需要解決，本文就社會救助中心電子檔案問題管理進行探討。

1 社會救助中心電子檔案管理的實際情況

1.1 電子檔案管理的優勢。社會救助中心進行電子檔案管理，能夠保證檔案可以重復使用，不同的查詢者可以在同一時間對同一份檔案進行查詢，這樣能夠使檔案更方便、更快捷地被利用，提高了電子檔案信息的利用率，并能夠及時滿足使用者的需要。

1.2 將不同類型的數字化信息進行檔案化。信息化時代的到來，使檔案信息的記錄方式和記錄載體更加多樣化。主要的信息載體有電子報表、圖形、視頻文件、電子郵件、圖像文件、數據文件、網頁文件以及文本文件等。電子檔案在管理方式、信息互動、載體形式的各種出現有力地沖擊了紙質檔案管理，這樣就導致傳統的紙質檔案管理無法跟上現代化發展的腳步，因此出現了電子檔案管理，其能夠有效地將不同類型的數字化信息進行檔案化，并有效地進行信息資源開發和信息共享，這樣能夠加快建設現代化的檔案管理工作的進程。

1.3 電子檔案的信息收集范圍。社會救助中心的電子檔案在收集信息資料時，主要的收集對象就是具有考察和利用價值的光盤或者是磁盤等材料載體上的文件人或者是在救助過程中真實反映救助中心各項工作以及活動情況的信息。一般來說，電子檔案的信息收集范圍包括：圖像文件，主要是利用數碼相機拍攝形成的圖像文件；多媒體文件，主要是利用多媒體技術產生的并且需要借助多媒體設備反映出來的文件；文本文件，主要是利用計算機的文字處理技術形成的表格文件、文字文件等，主要是正式的電子文件和定稿的電子文件；影像文件，主要是通過計算機處理、利用視頻設備放映出來的各種活動或會議的動態圖像文件。

1.4 開發并利用電子檔案。社會救助中心在進行電子檔案管理時，要合理利用各種聲像檔案，使其能夠在正常的中心工作中發揮作用，這樣才能夠使電子檔案在保存的過程中合理進行使用。一般來說，社會救助中心總電子檔案中記錄的中心發展歷史等影像能夠有效地激發工作人員的工作積極性和主動性，其能夠加強部門的凝聚力；同時在救助中心的官方網站上利用聲像資料進行中心的介紹，能夠讓更多的人了解社會救助中心的工作性質和運行狀況。

2 社會救助中心電子檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案不能完全取代紙質檔案資料。在社會救助中心中的檔案管理中，電子檔案資料不能完全取代紙質的檔案資料，目前中心的正常運行工作仍然需要紙質的資料進行查閱，電子檔案還未能完全的獨立進行存在。

2.2 聲像檔案未能統一歸檔。目前社會救助中心的聲像檔案資料主要是用于中心的宣傳，開展的各項活動也主要是由中心的宣傳部門進行拍攝和資料整理，大多數聲像資料未能集中到綜合檔案室進行統一管理和保存，這樣導致許多聲像檔案資料是不完整的，綜合檔案室在需要檔案資料時還要和宣傳部門進行聯系，浪費時間。

2.3 工作人員不能及時確認系統信息。除了社會救助中心進行相關的社會救助工作以外，國家的民政局等部門也會進行貧困大學生救助、貧困戶救助等一系列的資料拍攝和宣傳，其中也會有許多具有保存價值的聲像資料，若是社會救助中心未能及時了解社會中這些已經拍攝的信息資料情況，將會導致一部分最有價值的信息和資料未能保存。另外電子檔案在形成過程中的時間花費比較少，因此也沒有能夠證明其實際貯存的證據，所以檔案的管理人員需要針對電子檔案中原始信息的長期保存問題進行深入探討和研究。

2.4 電子檔案管理人員的素質有待提高。社會救助中心電子檔案的管理人員的知識、技術、能力、素質有待提高。目前電子檔案管理人員缺乏必要的管理知識和能力，這樣就有可能導致今后的電子檔案管理出現問題。

3 社會救助中心電子檔案管理的措施

3.1 加大電子檔案管理的投入，對檔案進行現代化管理

為了使社會救助中心的電子檔案管理更加現代化，首先應該要加大電子計算機設備的投入，利用計算機進行系統中行政以及業務的檔案儲存，這樣能夠幫助使用者有效地、及時地進行資料查閱，不僅節省人力、財力和物力，同時也能夠節省時間，提高電子檔案的使用效率。在中心充分置辦各種計算機設備、軟件以及網絡等現代化的辦公設備，能夠使電子檔案的保存方式更加方便、簡潔，減少檔案的有效使用空間，同時也加強電子檔案資料的保密程度，進而實現對電子檔案的現代化管理。

3.2 健全管理制度，明確電子檔案管理工作流程。電子檔案的資料信息比較分散，因此應該要健全檔案管理制度，使工作人員能夠明確電子檔案的管理流程。在電子檔案的收集和歸類過程中，工作人員需要形成必要的網絡共享，不同部門之間進行信息共享，放置一些重要信息資料的遺漏，進而能夠在電子檔案的管理中及時進行資料文件的收集和管理，保證資料的完整性。一般說來，在對電子檔案進行歸檔時，應該對長期保存的電子檔案進行拷貝，保證其能有三套資料，這樣就可以保存一套，用于異地保存一套，用于借閱一套，同時還要定期對檔案進行復制，這樣能夠有效地保證資料完整，提高資料的可靠性和安全性；其次要把電子檔案保存在具有防磁作用的裝備中，這樣能夠保證光盤、磁盤等材料的穩定性，同時要對電子檔案進行定期的復制和檢測，保證存放的環境要具有防光、防雷電、防強震、調濕、調濕、防塵、防病毒控溫、防盜、防磨損等特點。

3.3 提高電子檔案管理人員的素質和能力必須更新思想觀念，確立新的管理理念。一般來說，電子檔案在管理中要遵循前端控制以及集成化管理的原則，這樣就能夠有效地利用計算機管理系統進行檔案管理，同時按照國家對電子檔案管理的相關標準和規范，對中心不同類型的數字化電子檔案進行統一的檔案化管理，這樣就能夠對電子檔案資料和信息從產生、收集、歸檔、使用、保存、銷毀、復制、檢測等全過程進行一體化的周期性管理模式，有利于保證電子檔案資料的有效性、完整性和真實性，這樣電子檔案能夠長期的保存和使用。因此在電子檔案的管理中應該要加強管理人員的知識結構調整，不僅要加強電子檔案工管理人員的知識學習，同時還要促使他們不斷吸收、消化和適應信息技術的發展成果，不斷掌握基本的管理知識和技能，并能夠在工作中積累經驗，加強適應信息技術的需要，加強業務學習，積極參加相關的技術培訓活動，這樣不斷掌握基本的信息管理技術和知識，進而更好地進行電子檔案的管理工作。

4 結束語

社會救助中心利用電子檔案進行管理，能夠有效地進行信息資料查詢和管理，同時能夠提高工作效率。但是面對電子檔案管理中存在的問題，中心應該要予以重視，并能夠在解決這些問題的同時，有效地利用電子檔案管理，促進各項工作和活動的順利開展。

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作者簡介：劉生輝（1976.11-），女，吉林舒蘭人，檔案館員，本科，研究方向：檔案管理。

作者單位：吉林省舒蘭市社會救助事業中心，吉林舒蘭 132600