探討科技檔案管理方法

趙洪

摘要：科技檔案是科學技術儲備的一種形式，是公司的寶貴財富?？萍紮n案的完整、準確、既可作為對科技人員考核、評審、獎勵的重要依據，又是繼續進行科技研究的必要條件，同時也關系到科技管理工作的效率和質量。

關鍵詞：科技檔案；管理方法

科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及社會從事生產、科研、基建及管理活動形成的，對國家和社會具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件材料，是科學技術檔案的簡稱，是具有保存價值的科技文件材料有條件的歸檔轉化而來的。

一、科技檔案的管理

（一）科技檔案是科技進步活動中形成的應當歸檔保存的圖紙，圖表，文字材料，計算材料，照片，錄音，錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案實行集中統一管理，科技檔案由檔案室負責保管。

（二）科技檔案工作內容包括收集、整理、分類、保管、利用和統計等，要求做到檔案案卷完整、系統、準確、安全和有效利用。

（三）科技檔案的分類要遵循同一規則。在一個單位內部或一個專業系統，同一種科技檔案的分類標準應該一致?？萍紮n案分類要遵循效用規則。即科技檔案分類要適應科技檔案及其管理特點，追求分類的整體適用效果。也就是說，科技檔案的分類，要符合檔案形成專業和檔案形成單位科技活動的性質和特點。

（四）科技檔案分類要遵循排它規則。即同一級類目必須互相排斥而不能重合。要編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案。分類方案是進行科學分類的依據性文件，在編制科技檔案分類方案時，要了解和掌握本單位科技檔案的內容構成和形成特點，確定明確的分類標準和分類方法，設臵科學、合理的類目體系，形成完整的科技檔案分類方案。

（五）為了做好科技檔案的收集，應采取有效的收集控制措施，主要是科技進步專責人參加科研成果和科技項目鑒定會，參加工程項目竣工驗收會，參加設備開箱驗收等工作進行資料的收集。

二、科技檔案的保管期限

（一）科技檔案的保管期限分永久，長期，短期三種.長期為十六年至五十年，短期為十五年以下；

（二）凡是對工作查考，技術進步，科學研究有長遠利用價值的檔案列為永久保管；對企業在一定時期內有利用價值的檔案分為長期或短期保管；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長；

（三）公司科技進步領導小組為科技檔案鑒定小組，由科技進步專責人對超過保管期限的科技檔案提出存毀意見，報鑒定小組，經批準后，按規定程序進行銷毀；

（四）每年一季度，對上一年度科技檔案的收集、整理、移交、保管、利用、銷毀的檔案進行統計。

三、案卷編目

案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業務部門隨同組織案卷一并進行的，是科技文件整理工作的一項內容，基層科技檔案部門應協助和指導科技業務部門做好案卷編目工作。案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統整理成果，揭示案卷內科技文件內容與成分的工作。其內容有：編頁號、填制案卷內科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標簽。

（一）編頁號。為案卷內每頁文件編制順序號，以便固定案卷內科技文件的順序，便于確切統計案卷內科技文件的數量，有助于保護和查找使用。其方法是：（1）凡是有書寫內容的頁面，都要采用阿拉伯數字從“1”開始依次逐頁標注；（2）單面書寫的文件在右下角編號，雙面書寫的文件，正面在右下角編號，背面在左下角編號；（3）卷內目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內科技文件沒有統一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。

（二）填制卷內科技文件目錄。案卷內科技文件目錄，是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內科技文件目錄，其項目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號；題名，指該份文字材料或圖樣的標題（全稱）；編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號；責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；以及備注和頁次。

（三）填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內科技文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內科技文件完整、準確情況的說明。這部分內容是由有關的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有關該案卷變化情況的記載和說明。這部分內容由科技檔案部門的有關人員負責填寫。備考表排列在案卷內科技文件的尾頁之后。

（四）填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內科技文件內容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內的科技文件起著保護作用，封面編制的質量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關系到科技檔案的管理和開發利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項重要內容。

（五）編制案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有案卷題名和檔案號。

四、科技檔案的歸檔

（一）公司科技進步涉及的各部室在開展科技進步活動中，應當認真形成完整，系統的科技文件材料，并認真進行收集，積累，整理，注明保管期限，密級及時向檔案室歸檔.任何單位及個人不得擅自將科技檔案據為已有；

（二）科研技改方面的歸檔范圍包括：科研技改項目的立項、申請、實施、竣工、成果鑒定的文件、圖紙、說明書、科研成果推廣應用中的反饋材料；

（三）科技檔案的歸檔要求： 公司科技進步涉及的各部室在開展科技進步活動中需要存檔的案卷應先移至科技進步專責人保管，由科技進步專責人統一移交檔案室。歸檔的案卷必須簽字齊全，履行交接手續，填寫移交清冊一式二份，交接雙方簽字，各執一份備查。

五、小結

隨著社會的發展和技術的進步，影響檔案網絡安全的因素越來越復雜。因此，檔案安全管理是一項長期而艱巨的工程，涉及意識、管理、技術、法律、制度、人員等各個方面。這就要求檔案管理部門必須以科學發展觀統領檔案工作，在各級領導的大力支持下，經過檔案人員堅持不懈的努力，最大限度地延長檔案的壽命，使社會“記憶體”得以“永存”，為檔案信息的長期安全保存和快速有效利用做出應有的貢獻。

參考文獻：

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