簡析信息管理在工程招標代理中的運用

張鵬 李錦華 程統塘

摘要:隨著我國建設領域招標制度的不斷完善，招標代理行業也得到了蓬勃發展，但在發展的過程中，仍然面臨著很多問題，比如說，招標代理從業人員整體素質不高，各種虛假招標，出借機構資格證書仍然普遍存在。而信息管理為解決工程招標代理工作中存在的這些問題提供了一個解決這些弊病的全新思路與方法。本文簡要地闡述了當前我國工程招標代理的弊病及其對于信息管理的主要需求,并嘗試針對工程招標代理中信息管理的具體運用進行一定的分析和探討。

關鍵詞:工程招標代理 ；信息管理 ；具體運用

中圖分類號：TU723文獻標識碼： A

引言：我國的工程招標代理工作從20世紀80年代開始施行。在這三十年里,可以說我國的工程招標代理事業已經取得了顯著的進步,工程招標代理機構也由無到有、由小到大、由少到多。對于工程招標代理機構而言,應當掌握包括招標企業、 投標企業、評標機構及專家、招標投標管理機構等各個方面的信息。

1、當前我國工程招標代理的弊端以及信息管理帶來的發展前景

當前我國的工程招標代理工作仍然存在許多的問題。工程招標代理行業入門門檻較低,工程招標代理機構從業人員的素質參差不齊,一些工程招標代理的程序較為復雜,周期較長,從而導致工程招標代理一些較小的項目中很難得到普及。在現今網絡蓬勃發展的情況下,怎樣依靠網絡將工程招標代理中一系列的信息進行公開、從而加快信息傳遞速度、避免信息不暢從而導致的資源浪費,在工程招標代理流程中，采用信息技術使工程招標代理過程中實現信息化管理,是解決當前我國工程招標代理行業中諸多問題的一個很好的方法。

2、 當前我國工程招標代理對于信息管理的主要需求

信息的需求存在于工程招標代理業務的每一個流程中。信息在招標代理的業務流程中可劃分為三個階段。招標代理的前期階段,采集招標的工程項目信息工程項目是建筑市場信息體系中重要的內容之一;在工程招標代理工作的中期階段,價格信息招標代理機構在獲得代理項目后,應當在招標企業委托的范圍內承擔招標事宜,代理機構的信息需求主要集中在有關資格預審的信息,編制招標文件和標底所需的信息等;在工程招標代理工作的后期階段,主要是反饋信息,工程招標代理機構掌握著非常詳細、準確和全面的工程項目信息,可以采取適合的方式將這些信息提供使用,同時,工程招標代理機構也可以得到這些企業的大量反饋信息,不斷補充、更新、完善已有的數據資源,提高信息的使用質量和水平。

3、探討工程招標代理中信息管理的具體運用

3.1 工程招標代理中信息管理的工作流程和基本要求

信息管理是工程招標代理模塊中的核心部分,其主要功能包含了公發的布告、項目的招投標策劃、標書的網上預訂與下載、相關文件的編制與審查、整套資料的最終歸檔、項目招投標的答疑。

3.2 工程招標代理中招標資料檔案的信息管理

工程招標代理中的招標資料檔案應滿足有關歸檔要求,針對業務實際情況,可實現部分資料歸檔、全部資料歸檔、欠缺資料動態催交、項目資料查詢調用等管理要求。

3.3 工程招標代理中業務數據庫的具體運用

工程招標代理中的業務數據庫主要有投標企業信息數據庫、工程項目信息數據庫、行業信息庫和評委專家庫。建立自己的市場信息數據庫網絡,動態掌握招標代理的內部信息、外部信息,做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作。

3.4 工程招標代理中業務數據匯總統計分析查詢模塊的具體運用

工程招標代理中的業務數據匯總統計分析查詢模塊應具備分類匯總統計、按條件查詢不同業務數據功能,滿足公司業務協調會議、業務調度會議、部門業務統計匯總、資質上報申請需要,數據應做到準確、統一。

3.5 程招標代理中業務輔助系統的具體運用

工程招標代理中的業務輔助系統應能夠按照公司發布的招標文件范本模板,自動生成相應招標文件;在線查詢登記開標廳和評標室;開標文件、評標表格、初步審查、電子清標、報價對比等輔助生成。依據公司發布的評標報告模板,自動生成相應評標報告文本;依據公司發布的模板,自動生成中標通知書、成交通知書、招標結果通知書,投標保證金收取退還記錄查詢。

3.6 工程招標代理中工程造價模塊的具體運用

工程招標代理中的工程造價模塊主要包括定額及其配套文件信、人工、材料及設備、機械臺班等各種要素價格信息和各類工程造價指數。定額主要是現行的消耗量定額及其補充定額、定額解釋等;

4、結語

除此之外,工程招標代理機構還擔負著發布并傳達相關工程信息的職責。首先,工程招標代理機構在接到招標任務之后,應結合信息管理通過各種有效途徑來將標訊進行及時發布,其所發布的標訊能夠被越多的投標企業所了解,則工程招標的可選擇性也就越大;其次,工程招標代理機構還要及時做好工程招標各個方面的信息溝通與傳遞,從而在招標企業、投標企業、評標機構及專家、招標投標管理機構等四個方面之間架起一座行之有效的信息橋梁,并將各方面的關系協調理順。

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