論信息系統項目的范圍管理

趙丙科

摘要：本文結合作者的實際經驗，討論了信息系統項目管理中范圍管理的重要性，范圍管理中每個管理所用到的工具及技術，以及怎樣進行項目的范圍管理。對范圍管理包含的五個過程進行了詳細闡述。對于項目范圍管理，主要從從制定項目范圍管理計劃、范圍定義、創建工作分解結構WBS、范圍確認和范圍控制五個方面進行了論述。

關鍵字：信息系統；范圍管理；工具及技術；范圍管理重要性

中圖分類號：TL372文獻標識碼： A

[正文]項目范圍管理在項目管理中起到非常重要的作用，在管理項目的范圍之前，首先應收集客戶等干系人的需求，并根據需求來定義并記錄產品的特征與功能。范圍管理確定在項目內包括什么工作和不包括什么工作，由此界定的項目范圍在項目的全生命周期內可能因種種原因而變化，項目范圍管理也要管理項目范圍的這種變化。項目范圍的變化也叫變更。采用科學的范圍管理方法、工具和技術為項目的范圍管理帶來了事半功倍的效果。同時也為項目的成本、時間和資源的準確估算的準確打下良好的基礎。下面我從以下幾方面來論述信息系統項目的范圍管理。

1.編制范圍管理計劃

從事項目管理者都知道，做任何事情之前都應該先做好計劃，好的計劃，是成功實施項目的基礎。在項目中，項目經理非常重視范圍計劃的制定，在正式做計劃之前，項目經理組織項目團隊，進行大量細致的工作，采取用戶訪談、調查方式收集用戶對項目性能和功能的需求，了解用戶使用的現有信息系統的優缺點，掌握實際情況，并且查找公司組織過程資產，找出制定范圍管理計劃的模板，再結合以往項目的經驗，制定出了一份初步的計劃，然后召集項目團隊成員討論，對計劃進行修改和完善，在全體成員參與下，最終完成了一份詳細的、科學的范圍管理計劃，用于指導項目如何定義、分解以及核實和控制項目范圍。

2.范圍定義

在范圍計劃基礎上，定義好項目的范圍。一個成功的項目，應該做且只做成功完成項目所需的全部工作，為了保證這一點，就需要在項目前期定義一個明確的項目范圍。在項目的早期階段，項目經理帶領團隊，到了客戶現場收集需求。在收集需求的時候，采用原型法將收集到的需求，做成模型供客戶參考確認，以此消除彼此的歧義，充分挖掘用戶的需求，并基于團隊自身的經驗以及專業水平，對客戶的需求進行引導、細化，將其模糊的概念形象化，粗糙的需求具體化?；谛枨笪募?，項目經理召集項目的主要干系人進行開會討論，同時邀請了系統的最終用戶代表對系統功能做評價，通過用戶的角度，去發現和改進系統的功能，以此最終形成了完整的項目范圍說明書，主要包含有項目目標范圍描述、主要交付成果、產品驗收標準以及主要里程碑等內容。

3. 創建工作分解結構

基于項目范圍說明書，項目經理帶領團隊開始對項目范圍進行分解，將此項目涉及的需求調研、系統設計、開發、測試等完整模塊都一一列出，避免遺漏必要的組成部分，在各層次上保持項目的完整性；對于該項目中的數據庫設計，將其歸入系統設計單位中，在其他單元不再重復出現，避免了交叉重屬；對于項目中的每個工作包，都對其進行編號，并與組織結構圖和成本控制點深度結合，便于項目的日后管理。WBS的最低層的工作單元是工作包，對于項目中的工作單元，遵循8/80原則將其細化，并制定具體的負責人，同時制作WBS詞典，對工作包做具體描述。根據項目的特點，采用分解結構和滾動波式計劃方法，并把當前要做的工作計劃的細致些，將遠期的工作計劃的相對粗一些。

4.范圍確認

范圍確認是對已完成項目范圍正式確認的過程。范圍確認應該貫穿項目的始終。如需求確認、設計確認、布線施工確認、安裝調試確認，各階段確認匯總后，對系統總體檢驗作為最終交付的確認，即驗收。同時規定了項目各階段交付文檔。

及時規范的范圍確認可以使項目組成員提高士氣，并且管理層和客戶能夠最直觀的了解當前項目進度。在范圍管理計劃中我們明確規定，對被確認的可交付物，必須有客戶正式的簽字確認文件，即使是客戶沒有通過的，也要書面記錄該結果以及被拒絕的原因，以待分析檢查原因。

5范圍控制

范圍控制就是監督項目的范圍狀態，管理范圍基準變更的過程。因此，在本項目中，項目經理定期組織召開項目狀態審查會，審查項目的范圍，通過對照范圍基準，找出范圍偏差，并做分析，嚴格杜絕一切的范圍漫延。如，在一次狀態審查會上，項目經理發現項目的功能模塊中多了文件管理的功能，查了一下系統變更日志，未有找到有類似的變更記錄，于是項目經理參照責任分配矩陣，找到了這個模塊開發的負責人詢問原因，得知是客戶在一次電話中向他提過希望在功能模塊中能增加一個文件管理的功能。針對這種情況，項目經理首先向這名成員強調了范圍基準、以及變更流程的重要性；其次，針對這項多出來的功能，項目經理要求相關人員提交正式的變更申請，走正常的變更控制流程。

范圍控制的核心是管理變更，即影響發生變更的因素、保證所有被請求的變更按照項目整體變更控制處理，并對范圍變更實際發生時進行管理。在制定范圍管理計劃時，已經介紹了主要的范圍控制的原則。為了對范圍變更進行追蹤，確保已通過的范圍變更請求的處理，引入了配置管理系統，將所有的通過的變更請求作為配置項管理，并委派專門的配置管理人員不定期檢查配置項的狀態。此外，我們在定期的項目評審會議室，還要檢查當前項目中是否引入了未批準的變更。另外，針對項目績效報告，我們也要進行分析，確定是否需要采取措施引入變更。

總之，項目的范圍管理是整個項目管理過程的重要環節，它與項目的質量、成本、人力資源等管理密切相關。每管理一個項目，項目經理認識到每個項目都具有自身的特點，范圍定義、估算方法、控制技術都可能不同。但是無論怎樣，作為項目經理，為了防止需求蔓延，必須保證項目在范圍定義內進行，因此，如何更好地把握項目范圍管理，靈活運用項目管理的工具、方法、技術，還有待于我們去研究、探索、實踐和總結。

參考文獻：

[1] 柳純錄.信息系統項目管理師教程(第2版)，清華大學出版社,2008

[2] project management institute.項目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第5版）電子工業出版社,2013

[3] 房西苑.項目管理融會貫通, 機械工業出版社,2010

[4] 哈羅得·科茲納.項目管理, 電子工業出版社,2014