論高速公路信息服務中心檔案的建設

苗新

（吉林省高速公路事業管理局，長春 130000）

論高速公路信息服務中心檔案的建設

苗新

（吉林省高速公路事業管理局，長春 130000）

相關檔案管理信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。檔案作為一種原生的信息資源，作為社會信息系統的一個重要組成部分，其信息化建設是檔案事業發展的戰略重點之一。如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息來源的優勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

高速公路；信息服務；檔案管理

1 高速公路信息檔案管理信息化建設的現狀與不足

檔案信息化建設主要面對的是數字化的檔案信息,這就需要從數字檔案信息的著錄、保護等方面入手,制訂新的標準來規范工作實踐。但就目前信息化發展如此迅速的今天，高速公路信息檔案信息化建設還有很多方面需要不斷建設和提高。

1.1 檔案信息化建設觀念相對落后

盡管檔案的重要性逐漸被人們認識，但在我國仍有相當一部分人檔案意識淡薄，認為檔案無足輕重，沒有多大用途，這就造成了在檔案信息化建設過程中的非積極投入及非規范行為，最終造成檔案信息化建設的延緩，造成檔案信息交流的障礙，影響檔案信息化建設目標的實現。

1.2 檔案管理信息化認識不到位

國家檔案局制定的“全國檔案信息化建設實施綱要”（以下簡稱“綱要”）提出了全國檔案信息化建設的目標、要求和主要任務，即各級檔案館（室）逐步建成三網聯通的計算機網絡系統、建設檔案網站、應用計算機技術實施檔案管理以及支持計算機檔案管理的數據庫建設等。目前我局檔案信息化建設還處于應用計算機技術實施檔案管理，以及支持計算機檔案管理的數據庫建設中，對“綱要”的檔案信息化建設有著狹隘的認識，未充分達到“綱要”的目標及要求。應當要認識檔案信息化主要有以下內容：①基礎設施建設。主要包括高速公路信息檔案庫房和計算機、交換機、服務器、存儲器、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統；②檔案信息資源建設。一方面是現在檔案的數字化建設，另一方面是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中；③標準規范建設。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證及原始性保證等；④人才隊伍建設。嚴格遵守關于高速公路信息的規章制度，建設一支適應檔案信息化發展需要的人才隊伍。

1.3 我局檔案管理利用現狀

從檔案利用方面而言，隨著時代的不斷發展、不斷加強，高速公路信息庫的建設，對涉及民生類檔案的關注度也越來越高，社會對高速公路信息的需求也呈現出逐年遞增的趨勢。目前我局已建立完善的查、借閱網上系統管理，但檔案的利用還處于發展中。數據都已進入微機，已實現所有檔案的電子錄入，這也增加了檔案工作人員在檔案利用和服務上的操作性和技術性。

同時，在檔案信息儲存和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化過程中，還有許多具體問題需要加以解決：①我局管理信息化建設起步晚。高速公路信息檔案管理真正實現無紙化辦公，高速公路信息化建設現在算是真正完成；②檔案管理人員的專業性水平有待提高。根椐高速公路信息機構和職責的規定，各基層相繼都設置了檔案機構，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。而目前現有的檔案管理人員專業知識水平、網絡技術應用能力、維護研發能力還較低，不能完全適應檔案管理信息化建設的需求；③檔案管理信息化建設設備不完善。主要表現在硬件設備上，如高速公路信息服務器內存不足；④網絡安全防范機制差。檔案信息安全問題是高速公路信息檔案管理信息化建設不可忽視的一個重要方面，其安全隱患一方面是人為因素，檔案部門安全意識和保密意識不強，對外接設備管理和病毒防范缺乏保護意識；另一方面是技術問題，當前電腦病毒橫行，再加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全性和保密性受到嚴重威脅。

2 做好高速公路信息檔案管理信息化建設的思考

（1）加大投入，完善設施。要加大投入，進一步優化檔案管理工作環境，努力加強檔案信息化硬件設施建設，嚴格按照標準要求配置設施，切實提高檔案信息化物質條件。同時充分發揮現代化設備的作用，實現照片檔案、錄像檔案、文書檔案等資料的數字化、信息化，逐步推廣電子文檔。要充分運用高速公路綜合信息系統和局域網站，加快檔案管理系統軟件開發運行，健全完善高速公路信息中心檔案管理網絡建設，使檔案管理從實體管理向網絡管理轉變，實現目標化、信息化管理。

（2）依法制定檔案信息化建設的標準和制度。檔案信息化建設工作已引起國家有關部門的重視和關注,相關的法律、法規正逐步健全和完善。在信息技術飛速發展的今天,檔案載體也呈現多樣性,高速公路信息應根據國家的有關法律、法規,結合其實際情況,制定標準和制度,建立和完善檔案管理體系。①電子檔案的鑒定和原始屬性的確認及電子文件的形成、保管、利用，都應制訂相應的標準和辦法,使其規范化；②加強檔案信息開發的制度建設,隨著電子文件、電子檔案的出現,適時制訂相應的標準規范體系,修訂檔案信息管理工作標準、格式,以健全檔案信息管理體制、理論內涵,保障檔案信息化建設的實施；③加強檔案管理科學化的激勵約束制度的建設,保障檔案信息化的推行和相關制度的落實,促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。

（3）加強培養，提高素質。嚴格遵守并執行國家、省交通部門關于檔案管理的規章制度，建設一支適應檔案信息化發展需要的人才隊伍。檔案人員不僅要具備檔案專業知識，還要具備法律知識、文史知識，熟練掌握并運用計算機、縮微、電子檢索等信息技術。要培養檔案管理人員的創新意識，提高信息處理能力，發揮計算機管理優勢，以應對信息化時代高速公路信息檔案管理工作的挑戰。在檔案工作重心上,要實現從過去較多強調安全和保密(重于保管、積累史料)向以用戶需求為主導的重心轉變,要從用戶出發,研究用戶的需求,開展有針對性的服務。這就為檔案工作確定了操作性強的目標和主線,也是轉變觀念的一個基點。

（4）加強管理，提高網絡安全。計算機網絡系統建設是現代信息資源建設的基礎條件，在硬件建設中，存儲設備和備份設備應采用服務分離、互為備用方式，一臺作為數據庫服務器，一臺作為應用服務器。這樣兩臺服務器不僅可以任務分擔，分別提供不同的服務，以提高服務器的利用率，避免資源浪費。而且服務器系統還可以互相監視，一旦發現對方出現故障，另一方將接管故障服務器上的服務，保證系統的安全性、可靠性。因此，要加強網絡安全管理，嚴格遵守操作規程和保密規章制度，使網絡運行處于行之有效、安全管理的狀態，確保不發生安全事故。

（5）加快高速公路信息服務中心電子檔案查閱窗口建設，提高檔案服務效率。主動“走出去”參觀示范點建設，借鑒兄弟高速公路信息成功經驗，結合本局高速公路信息實際，制訂和完善電子檔案查閱高速公路信息服務中心服務點建設方案和服務點布局。在嚴格按照本局服務點標準化建設及規范建設的同時，應提前安裝服務軟件，結合基層特點和高速公路信息服務中心實際情況，及時開展測試。本局已啟動高速公路信息服務中心公眾查閱電子檔案服務平臺，開通面向社會公眾的電子高速公路信息服務中心檔案網絡化信息服務平臺，通過提供聯網查詢、異地借閱等方式，服務于社會公眾。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.118

G271

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1673-0194（2015）05-0245-02

2014-12-15