“世界咖啡式”匯談在企業決策中的應用
——以K企業為例

高 倩

(中國石油大學勝利學院 文法與經濟管理學院,山東 東營 257000)

“世界咖啡式”匯談在企業決策中的應用
——以K企業為例

高 倩

(中國石油大學勝利學院 文法與經濟管理學院,山東 東營 257000)

“世界咖啡式”匯談方式逐漸廣泛運用于企業管理,能在管理問題診斷、運營模式改良、生產流程優化、內控體系改善等方面發揮積極有效的作用,尤其擅長解決會議冗長、效率低下的問題。此方式通過團隊組建、下發課題任務、分桌研討、互換研討、復位研討、成果發布等標準化步驟幫助企業完成科學的決策過程。

世界咖啡式;集體智慧;匯談;引導師

朱尼特·布朗和戴維·伊薩斯在他們所著的《世界咖啡:創造集體智慧的匯談方法》一書中指出了“World Cafe”即“世界咖啡”的概念,這是被彼得·圣吉所推崇的著名的會議模式,其主要精神就是“跨界——不同專業背景、不同職務、不同部門的一群人,針對數個主體,發表各自的見解,互相意見碰撞,激發出意想不到的創新點子。世界咖啡讓參與者從個人風格、學習方式和情感智商所有這些慣用的評判人的方式中解放出來,使人們能夠用新的視角來看世界,讓人們進行深度匯談,并產生富于創造性和行動力的新思維。

自1995年發起以來,全世界已有數以萬計的人參與世界咖啡式匯談,或在容納1 200余人的賓館舞廳,或在只有十幾人參加的溫暖的客廳?；萜展驹浲ㄟ^多次世界咖啡匯談,召集不同部門的員工、不同行業的專家,分別對降低安全事故進行討論。結果是,整個公司的事故率下降了大約33%[1]。

因此,將“世界咖啡式”匯談方式廣泛運用于企業管理,能在管理問題診斷、運營模式改良、生產流程優化、內控體系改善核心能力提升等方面發揮積極有效的作用,尤其擅長解決會議冗長、效率低下的問題。

一、“世界咖啡式”匯談改變企業的心智模式

世界咖啡式匯談是一種集體的對話方式,適用于創造共識和解決問題,強調尊重和鼓勵每個與會者獨特的見解。對話的進行由咖啡桌主持人引導6～9人的幾個小團隊匯談,且不斷移動參與者至不同桌次,以交換、分享與散播不同角度、不同心境的想法。經過關鍵問題的引導與溫馨會談氣氛的營造,能夠使與會者有更深的共識及解決問題的方法和有效的行動[2]。

世界咖啡式匯談引入企業管理中,能夠從如下幾個方面改變企業思維甚至決策方式:

(一)以“趣味性探討環境”替換“企業傳統會議空間”

在實際操作世界咖啡式匯談時,會將地點布置的溫馨、放松,充分激發與會者的參與感,一改傳統會議空間的嚴肅、緊張氛圍。用創造性的方法設定新型學習環境,用“旅行者”角色扮演的形式更換探討交流的團隊、桌次、環境,使得匯談過程中,參與者最大限度地相互交換認識、相互啟發。這樣的探討環境有助于持續引爆參與者的“HIGH點”,保證參與者全力以赴地投入到匯談主題中去。

(二)以“互動氛圍”碰撞“多元思維”

在群策群力、充分互動的環境下探討現實問題的解決思路,可以有效提升團隊成員對于探討主題的貢獻度,充分調動全員的主觀能動性,碰撞出多元思維。

(三)以“務實高效的過程”修正“冗繁拖沓的決策”

“解決問題、注重實效”是企業持續經營和持續改進的重要目標。然而,面對問題,企業的解決過程往往冗繁而不具實效。世界咖啡式匯談過程有一套既定的流程和方法,具有全過程的可控性,能改善會議過程冗長拖沓不能達成有效決議的現象。

二、“世界咖啡式”匯談操作步驟及要點

(一)操作步驟

為清晰、簡要地呈現操作步驟,這里以18人匯談為例,分為3桌,每桌6人參與,實施過程按如下六個步驟(見圖1):

圖1 “世界咖啡式”匯談步驟

1.團隊組建

參與匯談的3桌人員即為三個團隊,每桌選出桌長1名,其他5名成員的角色為“旅行者”。桌長組織成員通過抽簽,將本桌6人再分為三個小組,見圖2所示。其他桌組織構成圖與下圖類似(注:每桌桌主自動成為各桌A組成員)其中,桌長職責為:組織本桌旅行者進行議題討論;整理旅行者想法,形成書面記錄;最終進行討論成果的發表。旅行者職責為:就議題充分參與探討;將本桌探討出的成果傳遞分享給兄弟桌。

圖2 桌一組織構成

2.引導師下發課題任務

由引導師發布匯談主題、目的、意義、背景資料,并提出明確的探討目標。

3.第一輪分桌研討

實施第一輪分桌研討,由桌長記錄本組討論出的觀點。

4.第二輪桌成員互換研討

“旅行者”開始“旅行”,并傳遞本桌觀點。在這一輪中,每桌A組保持不動,每桌的B、C兩組的“旅行者”參與到其他桌的研討中去。本輪各組旅行者的走向見圖3,各桌桌長負責匯總新“旅行”到本桌來的“旅行者”對該主題的觀點。

圖3 桌成員互換路徑

5.第三輪復位研討

“旅行者”回到原來的桌次,并根據從其他組分享到的觀點進行總結,可能會產生新的啟發,也可能會修正原先的觀點。與此同時,三名桌主負責匯總最終本桌的討論結果。

6.成果發布

由桌主代表做總結陳述,發表各桌的最終觀點。如果這一主題的研討目標是開放式的,要求集思廣益,三位桌主最終的分享可以各自闡述,自由發表;如果研討目標要求最終達成一致,即決策型的研討,三位桌主需要在成果發表后再進行一輪磋商,整合三桌觀點,最終達成共識。

(二)操作要點

具體組織“世界咖啡式”匯談時,應注意如下關鍵點,保證順利實施。

(1)明確匯談目標。組織者應當明確匯談目標,根據目標邀請相關人員參與,并圍繞目標實現安排適當的匯談地點。

(2)創造宜人環境。組織者應盡量提供一個熱情的、安全的、人性化的匯談環境,營造開放、融洽的匯談氛圍。

(3)選題相關性強。注意選擇探究與參會者相關性強的問題,作為問題的利益相關者,會更有迫切解決該問題的欲望,參與度和積極性會更高。

(4)鼓勵充分參與。鼓勵每個人有意義的參與并且有輸出的觀點。

(5)整合不同觀點。糅合、聯系不同的觀點,鼓勵不同的觀點并且探究不同觀點的相互聯系。

(6)內化團隊觀點。參與者要充分聆聽、洞察問題并加深對問題的理解,在所有參與者的觀點和激情的共鳴中出現的團體觀點內化。

(7)團隊智慧顯性化。接受并分享共同的發現,將團體的共同智慧顯性化。

三、“世界咖啡式”匯談實例

(一)實例背景

K企業是一家中型石油裝備制造企業,現有員工8 000余人,成立于2001年。隨著業務和人員規模的擴大,2013年初,K企業的客戶滿意度逐年降低,干部對管理力不從心,內部員工對K企業牢騷滿腹。經K企業管理層分析,以“三低”(效率低、責任心低、協同度低)為代表的大企業病是阻礙K企業發展的元兇,必須要采取有效措施根除“病根”。

(二)實例闡述

2013年5月起,K企業各部門迅速行動,組織各部門員工對于企業發展中存在的“三低”問題展開大討論,其中,人力資源中心采用了“世界咖啡式匯談”方式,較為深入的探討了該問題,實施過程如下:

(1)團隊組建。本次匯談由人力資源中心企業文化部組織,邀請了人力資源體系核心員工36人(人力資源體系共計83人)參與匯談。參與者被分為三桌,每桌12名成員,并推選出各桌桌主,同時,將各桌二次分為三個小組。

(2)引導師組織匯總歸類、優化分級、提煉問題,確定匯談主題。引導師利用頭腦風暴法,組織三桌列舉出人力資源中心開展工作過程中出現的“三低”問題共計38項。以“保留相關性問題、剔除重復性無效性問題”為原則,引導師帶領參會者將38項問題歸納合并為18項。隨后,三組分別對18項問題按照緊急度、重要度的原則進行排序,最終將優先級水平靠前9個問題列為匯談的總目標,請與會者拿出具體舉措解決如下三個維度九個方面問題:協同度低(資源整合能力弱、主動協同意識低、內部信息共享低);責任心低(分工授權不明晰、管理者缺位、客戶意識弱);效率低(標準化建設不足、授權不到位、計劃性差)。

鑒于問題較多,引導師宣布:本次匯談優先討論“協同度低”這一維度的三個突出問題的解決舉措。

(3)第一輪分桌研討。三桌各自開展了30分鐘的高效討論,并記錄各桌對資源整合能力弱、主動協同意識低、內部信息共享低三個問題如何解決的認識。

(4)第二輪成員互換研討。按照桌主原位不動、“旅行者”定向挪動桌次的原則進行成員互換,確保每桌都具有其他兩桌的代表成員,三桌成員充分交換上一輪各桌的匯談成果。

(5)第三輪復位研討。所有參會者回到原先的桌次,帶回新的觀點,融入新的認識和看法,啟發碰撞出新的觀點,對原先本桌的成果進行修正。

(6)成果發布。三桌桌主將各桌匯談的成果匯總后發布。

隨后,人力資源總監在最終環節帶領與會人員對上述34項行動舉措進行梳理歸納,制定了下一階段為摒棄“協同度低”這一問題的具體行動計劃(詳見表1)。在2014年下半年,人力資源中心以該次活動的成果為綱,優化落地了具體舉措,在K公司下半年部門滿意度排名中由第24位上升至第5位,改革效果卓越。

(三)實例分析

從K企業的世界咖啡式匯談的組織過程中發現了幾個關鍵問題,可以作為后續組織該類活動時的具體建議:

(1)歸納、邏輯思維能力較強的引導師是該類活動的關鍵人物。引導師的核心作用貫穿于活動實施的全過程,從前期匯談資料準備、組織團隊建設、設計活動流程、歸納匯談主題、控制活動關鍵節點、總結分析成果等。

(2)組織者對世界咖啡式匯談的運作方式必須熟悉,可提前安排預演,對可能發現的問題提前預判,保證活動組織的全過程運行順暢,達到預期效果。

表1 協同度低應對措施(綱要)

(3)匯談地點可安排在公司之外,以一種開放、無壓力的氛圍作為活動的引爆點,激發匯談者更高的參與度和更新奇的體驗感。

(4)類似的匯談活動建議輪換引導師,從中發現人才,儲備培養更多能勝任此類項目的引導師,有利于K企業向其他部門乃至全公司推廣該類方式。

四、結 論

隨著世界咖啡式匯談方式在國內企業管理領域不斷被應用,它對企業員工在工作和實踐中,即非正式學習的情況下,對員工的各方面的學習能力、團隊之間交流分享理念都能起到很好的促進和幫助。本文所進行的工作,就是對世界咖啡式匯談方式從基本步驟、操作要點、操作流程等方面做簡化梳理,并配以實例,通過實例操作中發現的問題進一步總結完善該類活動實施的要點。

從企業的成功實踐中發現,無論是運用集體智慧來培養建設性關系,還是達到合作性學習的目的,以及對關鍵性問題進行思路發掘,“世界咖啡”式匯談方式都可以拿來運用?？梢灶A見,將該方式作為一種教育教學手段也將會有廣闊的研究和應用前景。

[1] 朱尼特·布朗,戴維·伊薩斯.世界咖啡:創造集體智慧的匯談方法[M].北京：機械工業出版社,2010(3):22-23.

[2] 于輝.世界咖啡屋[J].施工企業管理,2012(8):102.

[責任編輯] 巴永青

2015-06-26

高 倩(1984—)，女，山東沾化人，中國石油大學勝利學院文法與經濟管理學院助教，主要從事會計教學研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.03.026

F270-05

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1673-5935(2015)03- 0091- 04