地方志年度資料整理之我見

趙春滿

(哈爾濱市人大常委會辦公廳史志辦 黑龍江 哈爾濱 150000)

地方志資料是編修志書的依據和基礎，地方志資料是編修志書的先決條件。沒有地方志資料，編纂地方志書將成為無源之水、無本之木，無法成書，可見資料在志書編纂中的決定性作用。

為了避免修志資料的缺失和不足，消除修志工作中“編著歷史的，丟著現實的”狀況，保證下一輪續修工作全面、客觀、系統地編纂地方志，2008年，我市啟動了地方志資料年度化工作，同年6月，市政府辦公廳轉發了《哈爾濱市地方志資料年度化實施辦法》。2009年11月，市地方志辦公室又制定了《哈爾濱市地方志資料年度化工作實施細則》。經過5年來的工作，在市地方志辦公室的指導下，經過全市各責任單位的共同努力，我市地方志資料年度化工作取得了可喜的成績，為下一輪編修志書奠定了良好的基礎，在促進全市經濟社會發展中發揮了積極作用。

然而，由于多方面的原因，我市地方志資料年度化工作還存在一些不足，特別是對地方志年度資料的整理工作還缺乏統一的認識和操作上的統一規范。有的責任單位提出的年度資料搜集、整理工作提綱粗糙不細，大而無當;有的將年度資料編寫成修志用的資料長編或志書的初稿;還有的年度資料收入的不完整、不系統、不規范，難以適應下一輪修志工作的需要。這些問題亟待分析研究，認真加以解決。

地方志年度資料工作包括資料的搜集、整理、考證、保存、使用等方面內容，本文僅就資料整理問題，試圖根據自己10年修志實踐的體會和修志理論的理解，拙見如下。

一、要明確地方志資料年度化的定義及其目的

何為地方志資料年度化?地方志資料年度化是指以年度為單位，對本行政區域內地方志書編纂所需要資料進行的搜集、整理和保存工作。以年度為單位是其主要特征，即搜集、整理、保存每年1月1日至12月31日時間內所產生的全年的地方志資料。地方志年度資料的類型主要有:文字、照片、圖表(地圖、圖片、表格)和音像等。承擔編纂市志任務的參編單位負責本地區、本系統、本部門、本單位的地方志資料年度化工作，即為責任單位。

地方志資料年度化工作的主要目的是:為全面貫徹落實國務院《地方志工作條例》，促進地方志資料工作的常態化、制度化、規范化、法制化，為下一輪地方志書的續修提供全面、客觀、系統、翔實、有用的資料，并向社會提供有關的咨詢服務。具體地說，根據國務院《地方志工作條例》第十條關于“地方志書每20年左右編修一次”的規定，現在我們在本屆(即第二輪)修志期間所搜集、整理、保存的地方志年度資料，是要在若干年后啟動新一輪(即第三屆)續修工作時為編纂地方志書所用，并為地方經濟社會的全面發展提供服務。

二、要結合實際制定好地方志年度資料搜集、整理工作提綱

各責任單位要結合本地區、本系統、本部門、本單位的實際，根據自身的職能劃分和職責范圍，依據第二屆承編市志的篇目，制定出年度資料搜集、整理工作提綱。資料搜集工作提綱和資料整理工作提綱可為一個提綱。工作提綱是志書的框架和總體設計，它的制定要反映出本地區、本系統、本部門、本單位的全貌和發展變化的情況，特別是要體現出社會主要變化的特點和時代的特征。資料搜集、整理工作提綱，它確定資料的搜集范圍，制約志書的編寫內容。因此，要科學、合理、全面、系統地制定工作提綱，使其設計合理，完備無缺，切合實際，便于操作，做到主題突出，詳略得當，橫不缺項，縱不斷線，層次分明，簡潔實用，以達到思想性，科學性和資料性的統一。筆者以為，專題和主體資料題目的設計和安排，宜多不宜少，寧多勿漏，以便按工作提綱廣征博采，否則就限制了資料的搜集，不利于資料的整理，以至影響將來志書的編纂。當然，所謂廣征博采、寧多勿缺也不是要漫無邊際地搜羅與修志無關的資料。

年度資料搜集、整理工作提綱確定之后，要報送市地方志辦公室審核，經批準后方能實施。如責任單位所記述的客觀對象發生變化，依據實際情況，工作提綱可作適當調整。

三、要用原始資料說話，科學整理地方志年度資料

地方志年度資料的整理，要以資料整理工作提綱為依據、為綱目，堅持資料“使用要慎”的原則，精心組織安排資料，把較為完整的原始資料，按照修志的要求和需要，將他們編輯在一起，使其系統化，形成地方志年度資料整理匯編。形成的匯編，內容要詳，取材要精，把最典型、最能說明問題的資料編排進去，少一些撰著，多用原始資料反映事物的全貌、發展變化、規律、經驗和教訓。年度資料的整理雖然最忌簡單的資料排列、堆砌，但也不能將資料編寫成修志用的資料長編或志書的初稿。對年度資料的整理，萬萬不可現在就將其加工成志書的毛坯或志書的雛形，若是如此，將大大限制住若干年后第三輪修志人員的創造性和聰明才智的發揮。須知，我們現在把年度資料編寫為修志用的資料長編或志書的初稿，也是依據現有的原始資料而形成的再生品。對于這種已失去了資料原始性的再生品，下一輪修志人員對它的“可用性”、“信任度”是不會完全認可的，他們大都會依據原始資料進行志書的編纂的。實踐告訴我們，還是誰編纂哪部志書，誰就編寫哪部志書的資料長編和志書的初稿為好。從某種意義來說，在我們完成的地方志年度資料搜集、整理匯編中，若撰著的部分甚多，或原始資料全無，則可表明其年度資料搜集、整理工作不盡如意;反之，如原始資料居多，撰著的部分甚少，就能說明其資料搜集、整理工作富有成效。因此，我們在資料整理工作中，要切忌資料不足，硬拼亂湊，或隨意撰著，拋東棄西，高度概括，空洞無物。一定要以原始資料為主，編寫為輔，以資料取勝，用事實說話，多用第一手資料去說明一切、證明一切。

四、要區別不同情況，采取相應的資料處理方法

資料整理，要少一些撰著，多用原始資料說話，不是一律不編輯了，不改寫了，而是要實事求是，因地制宜，區別不同情況，采取不同的資料處理方法。對有的專題資料的整理，如果所搜集上來的原始資料過于分散、零星，不集中、不完整，每份原始資料可用的內容很少，而所涉及的原始資料的件數又很多，則只能依據這些原始資料進行符合原意的綜合撰寫。這種撰寫雖已失去資料的原始性，但不失資料的原意，可以說是起到了略而不缺，簡而不遺的作用。有的原始資料，對今后編纂志書完全有用，需要刪節和改寫的地方不多，就應當保持資料的原樣，原封不動為好，這樣有利于下屆修志人員編纂志書所用。否則，有些原始資料被掐頭去尾，或摘其某段，會給人有“丈二和尚摸不著頭腦”的感覺?？傊?，各責任單位的情況不同，所搜集的資料也各式各樣，所以對資料整理的要求也不能完全強求劃一，而應實事求是，具體情況，具體對待。但不管什么情況，整理出來的年度資料匯編要保證資料的準確性、完整性和科學性，符合規范要求，適用、對路，為下屆修志而用。

各責任單位依據工作提綱完成的地方志年度資料搜集、整理匯編，除以電子版形式上報市地方志辦公室并自存外，還應自存保留紙質的資料匯編，以方便平時查找資料和為下屆修志所用。

有關地方志資料年度化的理論探討和工作研究，在我國還是一項新的工作，對于地方志年度資料的整理問題，有待進一步深化理解和重新認識。由于本人理論水平、專業知識和實踐經驗所限，本文難免有紕漏之處，敬希專家、學者和同仁不吝指教。