國企基層單位秘書撰寫工作報告實戰經驗

文/國網冀北電力有限公司物資分公司（華北電力物資總公司） 井雅

國企主要負責人每年的部署性講話即總經理工作報告，是向職工代表大會匯報全年工作的重要形式，意義重大。辦公室的工作急、多、細、雜，只有優秀的秘書，才會被賦予為領導寫講話稿的重任，被賦予這項任務也代表著領導對秘書的高度信任和對秘書個人能力、政治覺悟、綜合素質的認可。筆者在這篇文章中用自身寫作經驗告訴大家，公文寫作也是一項事務性工作，不論是工科生、文科生，不論有沒有文學寫作基礎，只要肯學習、下苦功，研究公文寫作的模式化思維，都可以成長為一名合格的文字秘書，寫好年度工作報告。

部署性工作報告的寫作，各類公文寫作書籍都有詳細介紹，通常來說，領導講話大多是三段論，即表揚成績、發現問題、提出措施。結構上，每年度工作報告的正文由開頭、主體和結尾三部分組成，而基層國企年度工作報告的主體由本年度總結、形勢分析和下一年度工作要求三部分組成。在文章整體層次構建時要充分理解，本年度計劃是本年度總結的前提和依據，本年度總結是本年度計劃的檢驗和結果，同時對本年度計劃完成情況作出判斷和分析，從而提出下一年度計劃的目標、任務和措施?？偨Y和計劃是沿著計劃—實踐—總結—再計劃—再實踐的螺旋式道路前進的。

一、“巧婦難為無米之炊”

寫公文重在積累，平時看得多、聽得多，寫東西的時候就不怕沒話可說，就能做到心中有數。寫材料前，首先要收集業務材料，包括每個周、月度例會各部門的匯報材料；各部門的總結和工作計劃、業務調研報告、總經理在各個會議上原汁原味的講話等，多參會、多聽會、長跑文書室，都是獲得各類信息的好途徑，好多東西都是在正式材料上看不到的內容。因為當你慢慢掌握了公文寫作的基本方法后，你就會發現，真正制約公文質量提升的最大障礙就是內容匱乏。多多掌握這些第一手業務資訊，對于寫作是十分重要的。

二、列提綱是成文的最關鍵一步

不管寫什么材料，列提綱都是非常重要的步驟，就算是很熟悉的題材，素材很成熟、時間很緊張等任何情況下都不要省略，列出一個成熟、經過推敲的提綱（包括題目、標題、層次、內容），而且列的越詳細越好，至少要到三級目錄。

第一步，照著工作報告的通用結構列一、二級標題，將所有總結、形勢和問題分析、計劃的大塊內容都羅列出來，力求全面。第二步，是對已經羅列出來的大塊結構盡可能細致地列出三級標題，修改小標題的文字，以達到明確段落層次的效果。內容上，可以參考往年工作報告的三級標題，再加上今年新的工作。第三步，是明確三級標題下想表達的內容。這一步要求對所有手中的素材和材料進行歸類。特別是形勢分析部分，如果拿不準每段的標題，至少把平時積累的領導思路羅列出來。這一步如果覺得寫不完整或者全面，需要將收集的材料再粗略地過一遍，或者和辦公室其他寫作人員一起討論，查漏補缺。第四步，檢查審視這些標題之間邏輯關系、整體層次是否清楚，比如總結部分或計劃部分的第二級標題結構要保持一致；第三級標題要內容明確，層次一致；標題與內容之間是否匹配，是否有題目太大內容過細或者文不對題的情況；最后一步，就是將一個完整的提綱提交辦公室主任或者總經理進行溝通，反復修改調整，直到確定最終的結構和大致內容。當提綱沒有問題之后，整個文章就完成50%了，剩下來的工作就是充實完善了。

三、正文寫作五大要點

（一）開頭部分要“簡”。概述要講的內容要點或者講話的緣由，如貫徹上級單位的要求等，起到導入話題的作用。

（二）概括成績要“實”。一是內容上“全”，要涵蓋“所有”部門、主要業務，必須保證材料準確無誤，特別要歸納所有的亮點性工作或者獎勵，發揮好每年一度的工作報告對各部門的鼓勵作用。二是結構上“新”，要充分研究素材規律，切忌面面俱到，沒有特色，特別是根據每年上級單位的年度總要求，如“經營管理年”“電網建設年”，調整往年總結的順序、重點、詳略，總結出新意。三是形式上“齊”，總結部分工作雜、內容多，要特別注意結構嚴謹、層次清晰、條理清晰、邏輯嚴密。

（三）分析問題要“透”。工作報告的第二部分是為了分析形勢、指出問題、總結經驗教訓，部署新的工作主線，確保工作任務的落實和目標的實現。這幾句話說起來容易做起來難，是整個報告中最核心的部分，就是常說的“干貨”，也是最能體現總經理思維深度和工作主線的部分。就筆者自身的經驗來說，公司的工作總結和下年度工作計劃，雖然會隨著每屆總經理的習慣和上級單位的年度重點而有所調整，但業務內容已經爛熟于心，列出提綱，填充素材后只需調整位置、精煉語言即可。每次的報告修改過程中，內容和形式調整最大的就是形勢分析。如果將寫工作報告比喻為打一套拳，總結和計劃部分如果分別需要用4成和6成功力，那形勢分析就必須用10成功力，甚至超水平發揮了。1.一定的業務積累，是提升報告深度的必備條件。和別的部分一樣，收集素材是形勢分析部分的前提，為了保證形勢分析部分的架構是完整的一個理論脈絡，建議秘書先梳理出形勢分析部分的提綱，再去引導各部門對提綱架構下本部門業務形勢、問題和改進措施的思考，用各部門素材來充實秘書的理論脈絡。2.勤于思考的習慣、善于思考的能力，是寫好形勢分析的前提。形勢分析的結構、層次、內容千變萬化，但都是為了說明有了問題、面臨新的形勢后，我們要怎么做，起著性質定調、理論導引的作用，這就要求秘書有理論水平、政策水平和思想水平。3.形勢分析部分最重要的目的，是讓總經理覺得寫出了他的想法，并提升到了新的高度。一開始會無從下筆，因為內容和結構和每年的重點緊密聯系，必須要經過深入思考。先說內容，從總經理的日常講話中尋找蛛絲馬跡，也就是他最關注的工作、最想下大力氣抓得問題，把這幾方面列出來，分別成段，先分析形勢、再剖析問題、然后寫改進措施。再說結構，可以先說幾方面形勢，再對應著說幾個問題，再沿著問題說幾種改進措施；可以就你覺得肯定要寫的幾個方面，分別說形勢、問題和措施；如果總經理沒有特殊喜好，建議論述方式模仿上級單位本季度的工作報告，這樣既顯得你已經充分學習并消化了上級指示和精神，也顯得你可以靈活運用現有素材，非常與時俱進。在把這部分提綱（是的，再困難的寫作也一定要先寫好提綱）列出來后，跟辦公室主任或者總經理直接溝通，不管你寫得結構或者內容是否讓他滿意，他都會覺得你已經充分思考過了，至少不會減分，同時也可以起到啟發總經理思路的作用。其實絕大多數時候，總經理和辦公室都是在互相啟發思路中，完成年度工作報告的。熟悉工作報告的發言人的語言風格、關注問題。形勢分析部分最體現講話者個人風格，平時要多參會，多注意觀察領導的工作風格、話外之意，是一言九鼎還是循循善誘型的，是理論嚴肅型的還是喜歡鮮明案例的，這樣才能達到讓講話者滿意的目的。

（四）計劃安排要“細”。年度工作報告的計劃安排部分，對全年各項業務應該有明確的指導型意見，要具體，才能落地執行；要全面，才能讓每個部門有工作方向。各部門提交的總結和計劃，大部分情況是微觀的，方向上不明確、內容上不全面、做法上不具體，甚至出于部門利益的角度，會故意忽略掉大塊難啃的硬骨頭工作。所以計劃部分的起草，更多靠秘書的能力，根據收集的素材，將上級單位各專業對口部門的要求、本單位領導班子的要求結合后，盡可能多地充實內容，在內容上給班子和總經理充分的選擇余地，以決定下一年度的工作目標。秘書畢竟不是各部門業務都精通，如何能列出既專業又讓各部門接受的工作計劃，同時還能符合年度工作思路的大方向，這就要求秘書平時要大量收集關于上級單位下發的業務工作要點、要求的文件，用于交流經驗的工作動態?？?，年中、年底的各專業務虛會文件等，瀏覽過一遍后，對工作重點和方向就能做到心中有數了。

（五）總結全文要“響”。是對全文作出結論，表明態度，或提出要求與希望，或表示敬意和祝愿。在形式上要與開頭呼應，結尾要再明確一次本年或者近年的工作目標?？梢约訋捉M成語或者詩句，給人耳目一新的感覺即可，切忌畫蛇添足，遲遲結束不了。

四、修改過程要百折不撓、百煉成鋼

成文是一個對大量材料消化再產出的過程，完成初版報告的起草過程之后，工作就基本完成70%了，然后就是寫文章最艱苦的過程——修改。千萬不要小看了修改，好的文章是改出來的。只有不停地修改完善，我們才能學到真東西。內容上反復修改，充實調整的過程，要保持平和的心態；對于總經理的修改意見，不要氣餒、要虛心接受，牢記這篇工作報告是為貫徹領導班子決策而存在的；領導班子之間如果有不同的修改要求，要以主要負責人的意見為主；對于各部門負責人的修改要求，不要通盤接受，要多思考，在不與通盤結構和領導決策相悖的前提下，堅持自己經過調查研究之后得出的結果。

經過幾年的歷練，筆者逐漸認識到，寫文章，聽批評，不斷修改，那是常事。這本身就是學習知識、積累經驗的過程，同時還能了解領導的思維脈絡，學習公司各塊工作的業務內容，形成發現問題、解決問題的思維方式。都說好文章是改出來的，所以不要怕批評、不要怕修改。相信經過幾次錘煉，逐漸形成程序化的工作方法后，大家能力肯定會有很大長進，心態也會平和許多，肯定會得到領導、上級、同事們的認可和尊重。

五、交稿前需要注意的四點內容

最后，統一文章格式、統一語言風格、復核數據，不厭其煩地通讀全文。

（一）文章格式是直接反映文章專業水平的一個重要指標。這就好比做菜時的色、香、味、形中的形。形不好，直接影響食客的食欲，寫文章亦然。不標準、不統一的格式，會讓讀者直接想到作者是否認真、是否專業，直接體現秘書的工作態度，影響到總經理對秘書的認可程度和報告的嚴肅性。文章格式參考2012年發布的《黨政機關公文格式》或者上級單位正式報告。

（二）數據，驗證、核對再確認。在如何匯總材料成文方面，總結部分的數據一定不能理所當然的把各部門的總結數據拿來用。各個部門的數據都只是公司整體業務一隅，公司的工作報告體現的是整體情況，包括財務數據和業務數據，每種主要業務的數據都要搞清楚來龍去脈，數據的數量不能重合、數據的內涵概念不能交叉，這就要求對公司業務有一定的熟悉程度。拿我們公司舉例，部門設置是扁平式架構，物資管理職能呈鏈條式管理形式，一批物資從需求計劃提報、合同簽訂、采購實施、到貨管理，每個部門的數據體現為需求計劃條數、合同簽訂數、招標批次和金額、到貨金額等，每個業務環節分別對口上級單位的不同部門，數據統計口徑各不相同、各有細化，比如需求計劃分為集中提報批次和條數、總條數；合同管理分為合同統一簽訂數量、分簽數量；到貨數量和金額是按照單個工程計算；招標業務更復雜，除了為上級單位采購的集中招標批次、特殊批次外，公司經營也有招標業務。這還只是物資管理的數據，其他各個業務口都有類似的情況，曾經把筆者腦袋都搞暈了，弄不清之間的關系。后來，筆者首先按照公司宏觀業務寫好文字，把需要填寫數據的地方空出來，組織相關部門一起討論，或者指定牽頭部門梳理數據。在這個過程中，有什么不懂的地方，千萬不要放過，多向前輩請教，或是查閱相關資料。報告在經過無數版本修訂后，難保有些數據內涵有了差別，一定要再發回各部門一一簽字確認，確保不會有任何一個數據錯誤。

（三）精煉、通讀，做到“一字入公文、九牛拔不出”。能用一句話說清的事，不用兩句話。大段文字盡量按照語義層次分段，這樣在精煉過程中可以直接去掉一段話。通讀的時候，最好找別人一起來聽。旁觀者清，當局者迷。有時你認為很不錯的話，很可能在聽者看來，如墜云霧中。歷經艱辛的修改、精煉過程后，完成90%，剩下需要繼續通讀，去掉任何一個可有可無的句子、詞組、語氣助詞、標點符號。改掉任何一個繞嘴、有歧義、過于深奧的字眼。

（四）執政思想是總經理執政期間的工作核心。對于理論型的領導，或者新上任的領導，一定要為他準備一個新的執政思想。提出一個新思想，或者一個新精神，是新任負責人亮相的重要方式，這個思想，將貫穿他整個主政過程。每任總經理，工作思路都會延續前任，但執政思想卻喜歡重建。比如2012年筆者在報告中提出“三年建設現代物資專業公司”，2013年新上任的總經理就繼續沿用、沒做改動。2013年年中，筆者提出一個“物資精神”，讓班子成員耳目一新，并在年中工作會議召開后被廣泛應用于公司各個業務。有時，筆者甚至會在起草報告前準備當任總經理執政時期的“三個轉變”“三點體會”“三年回顧”，時間充裕時，還會準備工作亮點的煽情式總結、結尾號召性的話，未雨綢繆。

[1] 施新.秘書寫作[M].浙江大學出版社2010年版。

[2] 譚臻.公文寫作一本通——電力企業公文寫作使用手冊[M].中國電力出版社2014年版。

[3] 岳海翔.講話稿寫作要領與范文[M].中國言實出版社2009年版.