論項目管理方法在提高綜合管理工作效率和質量中的重要作用

文/中國航天科技集團公司第一研究院研究發展中心辦公室 程斌 張超 王昊陽

一、綜合管理工作的含義

辦公室綜合管理就是通過組織、溝通、落實、反饋等一系列環節，從而實現會議、事項、人力、政工和行保工作的綜合管理目標。辦公室作為中心綜合管理和領導的辦事機構，工作錯綜復雜，頭緒多，戰線長，涉及面廣，研發中心辦公室綜合管理服務體系建設以“規范、高效、協同”為目標，以“小機關、大研發”為理念，體現研發特色，適應研發特點，充分借鑒現代管理方法和手段，依托職業化的管理團隊，以規范的制度流程和夯實的基礎數據為抓手，通過高效的工作運行為中心提供優質的服務保障。

二、項目管理方法簡介

項目管理就是以項目為對象，由項目組織對項目進行高效率的計劃、組織、領導、控制和協調，以實現項目目標的過程。項目綜合集成管理是指為保證項目各項工作能夠協調配合而展開的綜合性和全局性的管理工作。項目管理包括若干專項管理，項目目標管理、時間管理、質量管理、風險管理等，由于各專項管理之間存在著關聯性，當某項管理活動發生變化時，就可能引起其他管理活動的變化，這時就需要從全局出發，進行協調和統一。

三、引入項目管理方法的背景和思路

隨著研發中心管理模式從受中國航天科技集團公司第一研究院直接管理到逐步接受指導、自主管理的轉變，研發中心所面臨的內外部環境也必將繼續發生很多、很大、很深的變化，必須解放思想、轉變觀念、積極應對，以院本部的調整變化為著力點，大膽探索，采取相應的措施，確保中心健康、快速發展，這也給中心的綜合管理機關——辦公室的服務保障工作帶來了巨大壓力，也對服務保障水平和管理能力提出了更高的要求，在這種情況下，亟需探索出一種管理方法更加高效、高質量地處理繁雜的事務。

為解決中心綜合業務管理中面臨的制定科學、實用工作計劃，覆蓋到所有業務和提高工作效率、高質量地推進任務完成兩大亟待解決的問題，需要編制辦公室綜合管理服務工作“一本計劃”，并實施進程控制：在辦公室層面制定節點計劃，根據工作進展情況動態調整，及時預警；在班組層面制定實施計劃，明確計劃完成人，按日推進實施計劃完成；在員工層面領受計劃安排，通過日常工作記錄卡控制單項工作的輸入、匯報、執行、布置、檢查、反饋等環節。

四、實施方案和效果

依托Proj ect工作計劃表統籌安排全年工作計劃，并將每日的重點工作和臨時工作錄入工作計劃表，便于動態管控和調整工作計劃，合理調配人力資源。實施過程中，在安排編寫本崗位、本組工作計劃的同時，立足工作實際，著眼未來發展，在完成日常工作的前提下，不斷探索亮點工作，培養創新思維能力，使各項工作安排得更加科學有效，在這個過程中鍛煉每個人的全局把控能力，增強大局意識，培養處理重點工作和日常工作的統籌能力。

通過一年的實踐，效果良好。實現了工作計劃的程序化管理，有效規避了漏項風險。通過項目管理方法，鍛煉了每個人的全局把控能力，增強大局意識，培養處理重點工作和日常工作的統籌能力。

五、創新點

首次將項目管理辦法引入綜合管理工作。改變了傳統的工作計劃表達方式，采用Project工作計劃表編寫工作計劃；為量化考核的科學性和人力資源的合理調配提供參考依據；改變了過去工作計劃的隨機性和無序性，實現了各項工作的閉環和規范。

六、應用情況及前景

Project工作計劃表使每個人、每個組的工作量和全年工作計劃一目了然，為量化考核的科學性和人力資源的合理調配提供參考依據，也真正實現了對各項工作的閉環管控和科學管理。在綜合管理事務較多的其他中央企業、事業單位機關部門應用項目管理辦法，通過合理安排工作計劃，動態更新工作計劃，及時督辦工作計劃，每天更新工作記錄，能有效地提高工作效率和工作質量，后續可以進一步推廣。