關于高校二級學院教學檔案管理平臺建設的若干思考

高校教學檔案是反映高校教學質量和管理水平的重要資料。目前高校教學管理重心下移，其二級學院成為高校最基本的教學管理單位，承擔著一線教學任務，在其教學工作中產生了大量教學檔案。隨著信息技術的快速發展與“大數據”時代的到來，高校普遍開始應用智能系統管理教學檔案。目前，這樣的智能系統主要有四類:一是教務教學管理平臺，涵蓋學生管理、師資管理、教學計劃管理、智能排課、考試管理、成績管理、畢業生管理等功能；二是全校性的檔案管理信息系統，涉及全校教、學、研、學工、黨政等方面的檔案管理；三是面向全國高校的教學狀態數據采集系統；四是少數面向二級學院的檔案管理信息系統。前三類雖然都涉及教學檔案管理，但或不是專門的教學檔案管理系統，或服務面非常寬泛，不能為二級學院提供有針對性的服務；第四類雖然面向二級學院提供教學檔案管理服務，但在內容設置上較為簡單，且功能單一。在這樣的情況之下，建立專門的高校二級學院教學檔案管理平臺就顯得很有必要了。下面，筆者就高校二級學院教學檔案管理平臺建設談幾點認識。

1 加強二級學院教學檔案管理平臺建設

二級學院教學檔案管理平臺是基于LAMP平臺架構開發的管理系統，其主要服務對象是教師，為教師提交教學材料、共享和利用學院教學檔案提供服務。平臺需要擁有信息存儲量大、數據處理快捷、檔案查詢方便、檢索統計便捷、所需成本低廉、資料打印方便等諸多優點。

1.1 平臺主要功能設計

平臺的8個子系統包括教學管理子系統、教學建設子系統、實踐教學子系統、教學監控子系統、專業建設子系統、考試管理子系統、學籍管理子系統、系統管理子系統。各子系統在集成環境下完成相應功能，實現院系教學檔案信息化管理，且子系統之間可共享檔案信息。每個子系統下可根據需求開發多個附加模塊，如學籍管理子系統下開發了“培養效果”模塊，包含學科競賽、論文科研、創新項目、質量跟蹤、考試通過率、畢業就業率等條目。

1.2 平臺主要技術設計

1.2.1 關鍵技術:平臺的開發采用web技術，其中系統整體采用B/S結構，前端使用最新的html5，服務器端使用PHP技術以及MySQL數據庫，同時運用Laravel框架提高運行速度。

1.2.2 用戶類型和需求:用戶主要分為普通教師、專業負責人、教學院長、系統管理員、其他；主要實現八類需求，即管理用戶:對用戶的基本信息進行添加、刪除、更新；管理課程:對理論課程、實驗課程、實習課程進行添加、刪除、更新；文檔上傳:為各種需要以文檔形式保存的文件提供統一上傳功能，并增設基本信息，為以后文檔搜索提供方便；資料錄入:為需要手動錄入數據再進行保存的文件提供相應的表格，同時支持刪除、更新操作；管理通知:對系統內的通知信息進行添加、刪除、更新；提醒系統:發送信息提醒用戶及時處理需要處理的任務，例如教師填寫好的教學日歷提交后若審核不通過，就會收到系統發送的審核未通過的提醒信息，教師應及時修改并重新提交；查詢系統:系統提供條件查詢功能，包括單一條件的查詢、復合條件的查詢、排序等。

1.2.3 系統維護:包括數據庫備份、服務器軟件維護和硬件維護，其中系統數據庫備份包括自動備份和人工不定時備份。

2 明確高校二級學院教學檔案管理平臺的主要特點

2.1 實現教學工作與檔案工作齊頭并進

學院和專業通過平臺提出教學管理的相關要求，專業和教師利用平臺完成相關教學任務，并提交完成的教學材料，這些材料通過審核后就成為教學檔案。在此基礎上，平臺管理員通過對教學檔案信息進行整合、挖掘和分析，形成編研成果，并將成果上傳至平臺共享，使每位教師都能隨時查閱利用，也使學院能夠及時掌握教學情況，形成教學工作與檔案工作齊頭并進的良好局面。

2.2 切實將工作質量監管貫穿始終

平臺突出了ISO9001質量管理體系的理念和教學質量評價的觀念。平臺設計了“教師提交—專業審核、提交—學院審核、提交—資料進入共享頁面”和“專業提交—學院審核、提交—資料進入共享頁面”的工作流程，增加了學院、專業審核資料的過程，如出現不符合要求的，可以直接退回給教師或專業，并發送提醒短信，可以減少資料格式不規范、上交時間不統一等問題，以便有效提升教學檔案質量、提高檔案管理效率。