高校圖書館紙質外文期刊招標采購工作研究

劉鳳俠　陳秀麗

（沈陽農業大學圖書館，遼寧 沈陽 110866）

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高校圖書館紙質外文期刊招標采購工作研究

劉鳳俠陳秀麗

（沈陽農業大學圖書館，遼寧 沈陽 110866）

［摘要］外文期刊招標采購打破了行業壟斷、規范了采購行為，已經成為高校圖書館外刊采購的主要方式。面對外刊價格的持續上漲，圖書館經費的日漸不足，載體形式的不斷變化，在外刊招標采購工作中應合理申報外刊經費預算，更改招標頻率和招標時間，選擇多家供貨商合作，客觀看待外刊折扣優惠，合理設置標段劃分方法，加大對外刊中標商家履約過程的監管等。

［關鍵詞］外文期刊招標采購高校圖書館代理商［分類號］G258.6

外文期刊（以下簡稱外刊）招標采購作為一種符合市場經濟和國際慣例的交易形式，已經成為高校圖書館外刊訂購的主流模式和業界共識。通過供貨商之間的投標競爭，打破外刊行業壟斷，規范外刊采購行為，保證圖書館投入產出效益最大化。但在刊價逐年上漲、經費日漸拮據、載體不斷變化的情況下，如何準確申報外刊預算，科學設置標段劃分方式，合理確定招標頻率，有效監管合同的履約過程等，避免給外刊招標采購工作帶來的種種局限與問題，需要業界認真思考與研究。筆者認為，在外文期刊招標采購工作中必須注意以下問題。

1　綜合分析外刊價格構成要素做好預算

與中文期刊不同，在外文期刊上是找不到價格的。換而言之，外文期刊的價格并不像我們熟知的圖書一樣直接標注于題名頁或版權頁，而是通過期刊發行公司報價［1］。影響外刊價格的因素主要包括發行商提供給客戶的目錄報價、人民幣與外匯的兌換比率、期刊訂購中辦理相關手續的費用及外刊折扣優惠四部分［2］，上述四大外刊價格構成要素都存在波動空間。因此，在申報外刊預算之前，應提前與外刊供貨商做好詢價，了解招標采購當年外刊的漲幅情況，在申報外刊采購預算時，要充分考慮刊價、漲價幅度、代理商誠信、業績及結算方式等導致外刊價格變化的不確定因素。例如：為減少匯率浮動的不確定性對圖書館外刊價格帶來的影響，外刊招標時以人民幣報刊為準或匯率的確定以口岸價為準，外刊供貨商的誠信度與業績一定程度上也影響到外刊價格，業務量大且誠信度高的供貨商，從外商處拿到的外刊價格會相對優惠，所以不同供貨商對同種外刊報價會有差異［3］。另外，外刊不同結算方式影響圖書館所付刊款的金額，選擇預付款結算方式可以避免支付貸款利率?？傊?，在申報外刊采購預算時要綜合考慮上述各個因素，避免因申報不當給圖書館帶來的麻煩。

2　改變外刊招標時間和招標頻率

外文期刊的招標采購一般在每年8-9月份進行，由圖書館和學校負責招投標管理的部門共同組織，從上報預算、制訂招標文件、省采中心審批、發布招標公告及確認投標供貨商資格等等，整個過程少則一個月，多則兩三個月，招標工作結束后，圖書館還要與外刊供貨商或代理商簽訂合同，辦理預付款，發送訂單明細等，招標過程長且程序復雜，如果其中的任何環節出現問題，都會造成外刊訂購的不及時，導致外刊到貨率低，不僅影響讀者利用，也會給圖書館的服務工作帶來負面影響，因此，在外刊招標采購的時間選擇上，最好提前到每年的上半年進行，至少應當在上半年完成外刊招標采購計劃的所有審批環節。從外文期刊招標的頻率上來看，國內圖書館大多采取一年一招的方式，每年都要重復上一年的招標流程，對圖書館來說不僅耗時費力，而且可能出現每年都有一些刊的中標商與上一年度不同，導致某些跨年刊卷期出現斷層或錯發、漏發情況［4］，無法保證外刊的及時性與到刊率；對供貨商來說，頻繁奔波在圖書館和各招標公司之間投標，浪費物力、人力、財力。就外文期刊招標頻率問題，筆者詳細調研了遼寧省高校圖書館的15個常委館，無一例外都是每年進行招標。期刊作為一種連續出版物，具有履約持續時間長、周期內變化多等特點，在館藏外刊品種不變或調整不大的情況下，可以適度延長招標合同期限，以2-3年為一個招標周期，并在合同中明確雙方認可的漲幅及服務［5］，保證外刊服務的穩定性和連續性。

3　選擇多家外刊供貨商合作

與一般的大宗貨物商品一次性采購行為不同，外文期刊采購屬于履約時間長、配送次數多的交易行為，部分期刊還存在著改名、?？?、雙語種刊發及載體改變等許多無法預料的變化，如果供貨商出現問題，將直接影響外刊的到貨率。因此，圖書館在選擇合作供貨商時應充分重視對供貨商風險的前瞻性和預見性［6］，不僅要考慮供貨商的供貨能力、服務質量、銷售業績、物流配送、報價差異、服務誠信等情況，也要考慮外刊供貨的連續性，在供貨商能夠提供的報價與服務相差不大的情況下，讓多家供貨商中標更有利于市場競爭，提高其服務質量，而且應盡可能傾斜上一年中標的供貨商，減少因頻繁更換供貨商產生的外刊配送環節出現的催缺、補缺、斷檔等問題的發生。另外，圖書館還應要求供貨商盡量保持與圖書館聯系的外刊業務人員的相對穩定，避免頻繁更換外刊的聯系人給圖書館外刊訂購及刊款結算帶來的諸多不便。外文期刊采購體現了一種專業化的運作模式，保持外文期刊的系統性與完整性是外刊采購的根本原則［7］，選擇多家實力雄厚、連續穩定的供貨商不僅可以實現供貨商之間的優勢互補、獲得優惠的價格及墊付刊款等服務，還可以提高圖書館外刊的訂到率與到刊率，提升圖書館的服務水平。

4　合理設置標段劃分方法

外文期刊標段劃分是指按照不同角度或者標準將整個外刊采購項目劃分成若干個標段，由供貨商或代理商針對不同標段分別報價的招標方式［3］。采用劃分標段的方式招標外刊，就是要最大限度發揮各個供貨商的優勢，節約圖書館采購成本，降低服務風險，提高服務質量。圖書館在進行標段劃分時要從實際出發，綜合考慮標段劃分的原則和方法、靈活設置標段劃分的大小和多少，不要搞一刀切，如在訂購外刊品種不多的情況下采取整包招標的方式為佳，如果訂購的外刊數量多品種全，則可以采取分包或單刊進行招標。目前，國內圖書館外刊標段劃分的方法大體可分為以下4種：

4.1資格招標：資格招標是指綜合分析供貨商或代理商的資質條件、供貨能力、銷售業績、信譽度等，選擇1家或幾家供貨商中標，然后由圖書館將訂購明細發給供貨商進行報價，再依據服務和價格綜合分配訂單并約定期刊結算方式的一種招標方法。采用資格招標，外刊的報價和折扣率不再是唯一衡量指標，相對而言，圖書館的自主性較大，因此，受到一部分圖書館的青睞。

4.2整體報價：圖書館將訂購的外文期刊作為一個整體項目進行招標，投標代理商需要對項目進行整體報價，整體價格最低者中標。一般來說，訂購外文期刊種類較少的圖書館適合采用這種招標方式。

4.3分包報價：圖書館將所要招標的外文期刊按學科、出版社、語種或數據庫捆綁刊等標準分成若干個小的期刊項目包，投標商需對每一個項目包進行報價，報價最低者中標，分包報價可以將同一學科或同一出版社的期刊放在一起，能夠發揮各個供貨商的優勢，降低采購成本、提高訂單發送與到貨速度［8］。但是，分包報價若按價格低者中標的原則有可能會出現實力雄厚的投標商一家中標的情況。從長遠角度考慮，容易出現一家公司壟斷外刊市場的局面，不利于市場的可持續發展和圖書館利益的長期保障。

4.4“一刊一標報價”：以每一種刊為標段，投標商須對每個標段進行人民幣單獨報價，以價格最低者中標?！耙豢粯恕狈绞竭x擇期刊的最低報價進行重新組合，避免了整體招標或分包招標中的單種期刊未能達到價格最低問題，但也容易造成同一出版社的期刊分屬不同的代理商，或是數據庫捆綁的期刊分散在不同代理商的情況，由于各家公司的業務范圍各有優勢，假若部分中標期刊不在代理商的優勢范疇內，直接影響外刊的訂到率、到刊速度及到貨率。另外，期刊報價都是估價，對于在招標時尚未確定價格的部分期刊，投標代理商為規避風險傾向于報高價，因此，是否是最低價報價還有待圖書館進行調研。當同一期刊不同代理商報價相同時，圖書館應當以選擇合作過的代理商為原則。

5　靈活數據庫捆綁期刊的招標方式

在外文數據庫訂購過程中，一些數據庫商家實行數據庫捆綁紙質外刊的訂購模式，即在訂購電子期刊數據庫時，必須保持一定額度的紙質外刊的訂購，圖書館如果沒有達到這個額度指標，需要補足才可以訂購數據庫［9］，業界俗稱“門檻費”，如果額度超出則不允許進行刪減，如荷蘭的Elsevier、德國的Springer等數據庫。目前，這部分捆綁紙質外刊的招標國內沒有統一的模式，多數高校圖書館將捆綁訂購的紙質外刊依托于數據庫進行訂購，也就是說從哪兒訂購的數據庫就由哪個代理商來代理這部分期刊［10］。也有部分圖書館把捆綁的紙質外刊與其他外刊放在一起進行整體招標，或者單獨打成一個包進行分包招標。由于有的數據庫產品是代理商集成出版社的電子期刊而成，本身對產品沒有決定權，每年都會有電子期刊從數據庫中撤掉或加入，穩定性欠缺［11］。實行紙本期刊依托于數據庫的訂購方式，有利于數據庫訂購人員隨時了解上述電子期刊增減情況，方便對捆綁紙本期刊進行合理調整，但是如果數據庫訂購與紙質外刊訂購業務分屬不同部門管理的話，相互間的溝通如果不及時，也容易產生一定的問題。至于捆綁紙本期刊采取哪種方式招標，各館可根據捆綁外刊數量多少、學科性質等選擇合適的招標方式。筆者所在的沈陽農業大學圖書館2011-2013的3年時間里，對捆綁訂購的28種紙本期刊實行“一刊一標、最低價中標”的招標形式，由于期刊品種少且分散給不同的代理商，雖然在招標價格上獲得一些優惠，但給代理商供配貨與圖書館的外刊管理都帶來不便。針對上述情況，圖書館將外文紙質期刊的訂購與數據庫訂購業務調整合并在一個部門，方便了溝通。去年對數據庫捆綁的外刊采取整包招標的形式，從目前外刊訂購和管理來看，反饋效果不錯。值得注意的一點是，對數據庫捆綁外刊不管采取哪種招標形式，加強數據庫訂購人員、外刊訂購人員及數據庫代理商三者之間的相互溝通是非常必要的，只有這樣才能保證這部分外刊招標采購的質量。

6　切忌過分注重外刊折扣

外文期刊折扣是供貨商向客戶提供良好服務后的讓利［12］，是供需雙方在合作中找到利益平衡點的一種營銷方式。外刊折扣理應在一個合理的范圍之內，卻常常被作為外刊招標中最受關注的評價指標和最吸引用戶的“促銷手段”。外刊折扣可以說是一把“雙刃劍”，處理得當與否，關系到外刊招標的質量與效果。高折扣意味著供貨商支出成本增加和利潤的減小，這就存在著服務打折的風險［13］；高報價又有背于外刊招標采購的初衷，使采購方利益受損。由于期刊一般為預訂，后續服務質量優劣只能押在中標供貨商身上，所以在外刊招標過程中切忌把折扣當做評標的決定性或唯一指標，應權衡供應商給予的最大優惠及提供的最好服務［14］，綜合考慮供貨商的資質、誠信、業績、配刊能力等多方面因素，制訂科學合理的評標辦法進行風險防控，將供貨商風險降至最低。

7　加大對外刊中標商家履約過程的監管

外文期刊招標采購工作的結束是以圖書館與外刊供貨商簽訂合同為標志，合同一旦簽訂，就很少有圖書館再關注供貨商對合同的履約執行情況，造成合同的部分條款流于形式［15］。目前，合同的履約管理已經成為外刊合同管理的薄弱環節。外文期刊作為一種連續出版物，價格貴，不可預見的情況多，如果在合同履約過程中不重視對這些條款的監管，一旦出現漏訂或缺刊等服務問題，就會給圖書館帶來不小的損失。另一方面，在投標過程中也容易出現個別供貨商為了能夠中標隨意夸大服務承諾的現象，但自身的供貨能力、運作機制、物流配送等都難以實現，導致其在招標過程中作出的承諾與中標后的履約情況形成鮮明的反差。沈陽農業大學圖書館就曾出現以下情況，本館外刊接收人發生變化并及時將信息告知供貨商或其業務負責人，而供貨商的業務人員頻繁變化，他們交接溝通不及時，導致郵寄給圖書館的外刊或電子郵件接收人還是幾年前的館員，造成現在的外刊接收人常常收不到期刊，已經不負責外刊的館員常常被通知去取外刊快遞，給外刊的管理帶來一定麻煩。還有部分圖書館的外刊采購業務與外刊加工管理分屬不同部門，這種多頭管理容易產生外刊中間環節的溝通障礙，也影響外刊合同的履約管理效果。針對上述問題，一些圖書館在與供貨商簽訂采購合同前，收取供貨商一定數量的履約保證金約束供貨商的服務。如果供貨商在供刊程序和服務質量不能達到圖書館要求時，圖書館可依據履約情況扣除部分或全部履約保證金［12］。另外，對中標供貨商履約情況進行跟蹤監督和定期評估，并把評估結果與下年招標資質審核相結合［16］，也是圖書館加強外刊合同管理的有效方法之一?？傊?，對于外文期刊而言，簽訂采購合同僅僅意味著招標工作的結束，但是履約過程卻是復雜而漫長的，外刊招標采購工作如果放松對合同履約過程的監督管理，勢必弱化外刊采購招標工作的實際效果。

作為一種市場化運作下的文獻購置新模式，外文期刊招標采購日漸成熟完善，盡管在操作過程中會出現一些問題與不足，但只要我們把握好招標原則［17］，采取適當的應對措施，就一定能夠保證外刊資源建設的質量。

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劉鳳俠女，1968年生。副研究館員，業務副館長。研究方向：文獻資源建設、信息服務。

陳秀麗女，1979年生，館員。研究方向：中外文期刊采購。

收稿日期：（2015-12-28；責編：徐向東。）