淺析即時通訊軟件在教務管理中的應用

李海菁

【摘 要】將即時通訊軟件引入教務管理工作，實現通知傳達、文件資料共享、信息溝通和公眾信息發布等，有助于以管理者為中心開展建設性工作，有助于信息互聯和資料共享。但此類軟件對硬件有依賴，對個體的信息技術素養有要求，安全保密性和真實可靠性難以全面保障，軟件的穩定性和功能性難以周全。即時通訊軟件僅僅是一種信息溝通的輔助手段，在教務管理工作上，仍然需要回歸管理工作本身。

【關鍵詞】即時通訊軟件；教務管理；應用

0 概述

即時通訊軟件是以軟件為工具，依靠互聯網和移動通信平臺，通過多平臺、多終端的通信技術，以多種信息格式來實現同平臺或跨平臺的高效率、低成本的綜合通信溝通服務[1]，其代表產品有QQ、微信、MSN、Skype等。此類軟件就內在技術而言隨著信息技術和互聯網的發展而迅速發展。與此同時，隨著社會的發展，社會活動越來越豐富，社會個體和工作團體的需求越來越廣泛并個性化。這些需求使即時通訊軟件對各種實踐活動的幫助在涉足的范圍上越來越廣，程度上越來越深并且越來越貼近現實，即時通訊軟件的“工具”作用越發顯現。

高校教務管理工作在以傳統的、單機化的信息工具來提高工作效率的同時，更可利用互聯的、移動的即時通訊軟件來改進工作方法，使工作更為有效和高效。

首先，教務管理工作具有嚴謹和時效性強的特點，將即時通訊軟件引入教務管理工作，為從業人員提供必要的技術平臺和信息支持，有利于迅速提高工作效率，實現工作的主動性、靈活性和創造性，加強信息溝通與共享，減少差錯。其次，教務管理工作繁忙瑣碎，教務管理人員負責溝通和協調各教學部門間的人力、物力等，信息互通十分頻繁。通過即時通訊軟件能夠使工作個體之間更為科學地關聯在一起，使教務管理工作減少內耗，從而使工作更為高效。再次，教務管理人員工作壓力大、工作任務重，有各自的工作職責和工作范圍，或多或少存有一定的封閉性，即時通訊軟件有助于建立教務管理人員的團隊協作精神。當然，隨著此類軟件的廣泛使用，隨之而來的安全性、穩定性等諸多問題也需要引起足夠的重視。

1 即時通訊軟件在教務管理中的具體應用

以筆者所在的金陵科技學院為例，以QQ為代表的即時通訊軟件目前已廣泛應用于學校管理的方方面面：如教務管理、學生工作管理、黨務管理、人事管理、科研管理、行政管理等等。各二級學院從事相同崗位的工作人員自發組建QQ群，所在群的管理人員一般亦為該項工作的學校管理人員，如教務處、學生處、組織部、人事處和科研處的管理人員。以QQ群為技術依托，各部門工作人員溝通信息、下達通知、反饋處理結果、共享文件等常規管理工作得以實現。以本校教務管理工作為例，學校的教務管理主管部門是教務處，負責調度、指揮和協調全校教學管理工作。全校有商學院、人文學院、基礎課部等近二十個二級學院，在教務處的管理下開展教務工作?！敖虅杖藛T交流”QQ群是其開展日常管理工作的載體。該群創建于2009年，其成員以教務處各科室的工作人員和各二級學院從事教務管理的教務秘書為主，現成員數已有60余人。

1.1 通知傳達

學校教務主管部門將內部的日常工作通知在QQ群中發布，讓二級學院所有教務秘書周知，教務秘書反饋收悉狀況，從而形成信息環路。同時避免了內部工作通知在公共網站上發布所造成的不必要的麻煩。例如：教務處在QQ群中發布編排下學期課表的通知，該通知可以文字、表格等多種形式呈現，各二級學院教務秘書能夠實時收取并反饋確認收悉，從而使教務處掌握發送和接收狀況，確保信息發送不遺漏，提高了通知傳達的效率。由于課表編排或者考試編排屬于內部管理事務，涉及的信息較敏感，不便在公共網站上發布，通過QQ群發布則很好地避免了這一點，僅限內部人員下達上傳，確保了信息的內部權限。

1.2 文件資料共享

QQ群的一個重要功能是文件共享，文字、表格、圖片、視頻等多種格式的文件均可置于共享文件內供所有群成員采用。除上述通知可被共享外，工作中常用的固定格式表格、文本等亦可共享并被內部采用。例如：在課表編排階段，針對更換任課教師的操作，教務處可將更換教師申請表置于共享文件內，供需要的二級學院下載使用，這樣既統一了格式，又方便了二級學院開展工作，同樣亦限定了共享文件的使用范圍。

1.3 信息溝通

該信息溝通是一種松散的信息溝通，不需要以通知的形式上傳下達，亦不需以文件的形式共享，僅僅是一種簡單的信息交流形式。同樣以課表編排工作為例，現實中教務秘書往往會遇到如下情況：某教師在本學院上課，由本學院教務秘書根據約定編排上課時間，同時該教師也在其他二級學院上課，由其他二級學院教務秘書排課，此種情形需要兩個學院的教務秘書溝通并確定排課時間。而這種溝通無需以通知或文件共享的形式實現，只需要在QQ群中以點對點聊天的形式即可完成，而且更為重要和便捷的是，可以在消息記錄里留下信息以備忘。

1.4 公眾信息發布

除了固定終端使用QQ實現上述功能外，移動終端的手機QQ也是重要補充，基本可以實現全天候的在線狀態以確保信息不遺漏。除此之外，近年發展迅猛的微信手機客戶端軟件也越來越多地滲入到教務管理工作中。以本校為例，2015年1月，為配合第五次教學工作會議的召開，教務部門創建了“金科院第五次教學工作會議”的微信公眾號，通過該平臺，參會人員在手機上便可查看會議通知、會議班車及時間安排、會場及簽到處示意圖和會議的重要文件等，極大地方便了教務人員的會務安排和參會人員的信息獲取。

2 即時通訊軟件在教務管理使用中的積極方面

2.1 有助于以管理者為中心開展建設性工作

即時通訊軟件使用形式喜聞樂見，有助于團隊協作精神的養成，有利于激發工作者的積極主動創造性和個性化，有利于建立融洽的個體工作關系。教務管理工作QQ群從一開始便是自發形成。首先，QQ軟件最初并不是為工作而誕生，它最初僅為便于網友間交流信息的通訊軟件，軟件所蘊含的氛圍是輕松的。其次，QQ群與工作相關聯是自發的，最初并無行政通知或指令等形式要求建立和加入，加入只會更方便，不加入則不便。因此，依托QQ群交流工作信息，實現某種管理功能在一定程度上是輕松的。管理人員除了工作之外，可以在QQ群上用文字或圖片等形式放松心情、聯絡感情甚至是發牢騷，只要符合網絡交流的一般規則，并無其他約束性事項來限制教務管理人員在QQ群上的信息內容，這一點是其他專用工作軟件辦不到的。例如，教務秘書在工作繁忙、工作壓力大時可發送一些輕松幽默的文字、圖片、視頻等，這樣在客觀上調適了教務人員的心理，有助于工作效率的提高。再如，教務秘書可在QQ群上交流個人工作心得體會，提出工作意見和建議，尋求他人幫助并得以解決，從而激發教務管理人員的主動性、創造性和團隊協作精神。

2.2 有助于信息互聯和資料共享

個體與團體之間的文字對話、郵件通信、語音通話、視頻交流、文件傳輸和圖片發送，以及在此過程中的各種活動均可記錄、保存與備忘。信息媒體的形式是多種多樣的，而且任何操作及信息都會留有記錄，這是QQ群操作的一大優勢，極大地便利了教務人員對信息的使用、記錄、保存與備忘。在即時通訊軟件介入教務管理工作之前，信息溝通的主要方式是電話、電子郵件或者單方向的網站信息發布，它們的劣勢顯而易見：電話主要是語音，媒體形式單一且不便備忘；電子郵件效率較低；網站信息發布是單向的，效率也較低。而通過QQ群管理日常教務工作，可以排除上述傳統信息交流的劣勢。例如可以實時傳遞文本、表格、圖片，可以實現語音和視頻，可以兼容電子郵件形式，教務秘書可以查看此前任何一天或任何一次消息記錄，所有教務管理信息得以記錄和備忘。

3 即時通訊軟件在教務管理使用中的消極方面或需要注意的問題

任何事物都是一分為二的，在看到即時通訊軟件給教務管理工作帶來便利的同時，也應看到此類軟件的劣勢：

3.1 對硬件的依賴和對個體信息技術素養的高要求

和其他軟件一樣，在使用上很大程度要依賴于硬件的支撐和軟件使用者本身的技術素養。在現實中，當電腦出現硬件故障，或者電腦、手機處于斷電狀態，如果過分依賴于即時通訊軟件管理日常教務事宜，整個工作將會處于停滯狀態。因此在使用此類軟件的同時應做好傳統管理形式的備份。

3.2 安全保密性和真實可靠性難以全面保障

QQ等即時通訊軟件并非專業辦公軟件，在安全性、保密性和真實可靠性等方面必須加以考慮，不能將所有的教務管理事宜都通過QQ群來實現，尤其涉及考務管理、試卷管理等方面。因此有如下不成文的規則需要遵守：群成員的加入必須有管理員的審核，排除無關人員進入；通知的發布需要主管部門審核，不能隨意發布；考務等敏感信息禁止通過即時通訊軟件傳遞和管理；重要信息仍需傳統形式溝通。

3.3 軟件的穩定性和功能性難以周全

軟件功能固化，軟件使用的穩定性、常態性和回執性難以保證。由于QQ等即時通訊軟件并非定制軟件，僅僅是一種大眾化的通訊軟件，因此就專業工作而言，功能較單一，無法個性化地適應專業工作，它的定位僅僅是一種工作上的輔助工具。同時軟件的穩定性也要考慮，避免由于軟件方的原因，如網絡服務中斷、故障或限制等對工作造成影響。另外也需看到，由于各種主客觀原因，QQ群的成員是松散的，無法要求或保證所有成員在工作時間全部在線，因此工作的可靠性、常態性和回執性也需要充分考慮。

4 結語

在使用此類即時通訊軟件管理教務事宜并體驗其便捷的同時，應充分認識到教務管理工作的本體是管理者，專業辦公軟件（如教務管理系統）是工具，即時通訊軟件僅僅是一種信息溝通的輔助手段，在教務管理工作上，仍然需要回歸管理工作本身。

【參考文獻】

[1]孫翌，編著.IM（即時通信）技術在圖書館中的應用[M].上海：上海交通大學出版社，2010：1.

[責任編輯：王楠]