高校教學秘書如何做好教學檔案管理工作

云南師范大學商學院　楊　菲　李　楊

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高校教學秘書如何做好教學檔案管理工作

云南師范大學商學院楊菲李楊

摘 要：教學檔案管理是高校教學秘書日常管理工作中的重要組成部分，教學秘書的檔案管理水平決定教學檔案管理質量，本文分析教學秘書管理檔案中存在的問題，提出教學秘書做好檔案管理工作的建議。

關鍵詞：教學秘書 檔案意識 檔案管理

高校教學秘書管理工作范圍廣泛，包括教學日常管理、學籍管理、教研管理等。工作中產生的具有保存價值的文件資料形成了龐大的教學檔案，對教學檔案的收集與鑒定、整理與保管、檢索與利用是教學秘書日常管理工作的重要組成部分。

教學秘書對檔案的管理水平決定教學檔案的質量，高質量的教學檔案應具有連續性，齊全、完整，便于檢索利用，不僅能在日常教學工作中較好地發揮其查考和憑證作用，也能快速為學校應對各種評估檢查提供完整材料。但由于高校教學秘書的日常管理工作任務繁雜，文件資料數量龐大，教學檔案管理存在許多問題，本文針對這些問題提出建議。

一、高校教學秘書檔案管理中存在的主要問題

1.檔案意識淡薄，思想輕視

檔案意識是管理人員對檔案和檔案工作的感知度、洞察力以及捕捉、反饋、分析、判斷、吸收檔案信息的自覺程度。高校教學秘書是教學管理的基層人員，工作繁多瑣碎，教學秘書除了日常教學管理，還有學院辦公室行政工作，工會、資產管理等工作。但是人員配置有限，選拔入職時也沒有專業限制，教學崗位人員流動大，教學管理隊伍常以應屆畢業生為主，不僅缺乏檔案管理專業知識，還缺乏經驗，對日常管理工作中產生的資料文件認識不到位，導致大部分管理人員“重事務輕檔案”，事情處理完畢不留存、不整理，保管相關資料文件或者存放時雜亂無章，需要提取時如同大海撈針。

2.因循守舊，目光短淺，缺乏專人管理

檔案管理并不是簡單留存、收集和保管，實際工作中，大部分教學秘書只是檔案管理的“看門人”“收藏者”，管理缺乏專業化，管理人員流動性大，缺少溝通交流，看不到檔案發展具有社會化、系統化和專業化特點。認為做好基礎的立卷歸檔和鑒定保管即可，缺少對檔案的分析、編研和信息交流，使檔案管理成了“保管”，喪失了檔案服務功能，面對新形勢、新局面時無法做到“心中有數、胸有成竹”，總結經驗、創新工作更無從談起。

3.專業管理水平不高，管理手段落后

教學秘書工作繁雜，缺乏專業知識和經驗，沒有足夠的精力與時間了解和學習檔案管理知識，根本無從談起檔案管理的專業化，存在連基本的檔案管理標識都不清楚的現象。從管理手段來說，教學秘書仍以手工操作、收集紙質資料為主，計算機只用于目錄編寫和留存，即使留存電子檔案也和紙質資料難以對接，存儲時雜亂無章，根本無法快速進行檢索。

4.學校缺乏對二級學院檔案管理的統一規范，指導、督促不到位

教學檔案管理缺乏統一的規范和要求，學校檔案部門對二級學院缺少及時指導、交流、檢查、督促。學校和學院之間的管理標準存在差異，連檔案盒編目都天差地別，各成一家，每逢遇上檢查、評估工作時，檔案新的排序、組合、鑒定和目錄編寫工作使大家苦不堪言。

二、加強高校教學秘書教學檔案管理的建議和對策

1.加強宣傳、培訓和督促，增強檔案意識

對于教學秘書來說，培養和增強檔案意識非常重要。通過檔案管理的相關宣傳和培訓，做好管理交接工作，學校相關檔案管理部門要做好督促檢查工作，促使教學秘書形成檔案管理的自覺性，深刻認識到科學、及時收集整理檔案，有序、合理地編目和保管，保證教學檔案齊全完整，對于學院、學校工作至關重要。

2.優化管理，提升服務

教學管理活動中形成的原始材料是學院教學活動的真實記錄，是開展教學檔案的基礎，是學院開展后續工作和迎接上級評估的重要材料。但原始材料作具有原始性、分散性，會給利用工作帶來不便。加強教學檔案管理，深層次地進行鑒定、分類、歸納、綜合、篩選和匯編，使教學檔案系統化、規范化，才能更好地發揮檔案的服務功能，使利用者更好地提取有用信息。

3.利用現代化技術改進管理方式

隨著現代科技的發展，高校教學秘書工作計算機化、網絡化，工作中產生的很多資料文件都是電子版與紙質版同步，有時還有聲像資料，這就需要教學秘書同步保管和整理好電子、紙質、聲像資料。同時，高校內部有覆蓋全校的校園網，教學秘書可以利用網絡共享平臺擴大檔案的使用范圍，使檔案能突破時空限制，便利于學校的管理工作。

4.實施統一、規范的檔案管理制度

統一、規范的檔案管理制度要體現檔案管理的專業性和科學性，管理制度的建設需要與時俱進，根據學校工作實際情況不斷完善。加強實施力度，真正做到規范、統一，按標準保質保量完成，督促、檢查等工作要真正落到實處并持之以恒。另外，制度的建立應形成完整科學體系，包括：教學檔案的編目分類制度、分級管理制度、存儲借閱制度和教學檔案管理人員的職責與激勵制度。

參考文獻：

［1］孫 靜.淺析如何做好新時期高校教學秘書工作［J］.太原大學教育學院學報，2009

［2］關國印.高校教學秘書檔案管理工作芻議［J］.中國科教創新導刊，2011

［3］周鳳梅.淺析高校教學檔案管理中存在的問題及對策［J］.圖書與檔案管理，2007

文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-05-0062