淺談管理信息化背景下檔案管理者素質的提高

李陽

摘 要：近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在檔案管理中的應用越來越廣泛，全國各地都在推進檔案信息化建設，這使得傳統的檔案管理模式發生改變，同時也對檔案管理者的素質提出了新的要求。本文從檔案信息化背景下檔案管理者要具備的素質入手，分析目前檔案管理者的素質現狀，從而探究提高檔案管理者素質的具體途徑和方法。

關鍵詞：檔案管理；管理信息化；素質；提高

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）24-24-2

0 引言

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像及其他各種形式和載體的歷史記錄。檔案信息化管理的含義是指在國家檔案行政管理部門的規劃和組織中，將信息技術應用到檔案管理中，從而進行檔案信息資源收集整理、管理和提供利用服務。

傳統的檔案管理面臨著數量繁多、保管條件差、不便于查找等問題，檔案信息化管理不僅可以有效地減少檔案占用空間，方便信息保存，最重要的是便于使用者及時查找、閱讀，不僅能節省時間，還能節省檔案管理和使用過程中的人力、物力和財力，能夠有效地提高工作效率和辦事效率。

與傳統檔案管理的手工操作，手續繁雜不同，在檔案信息化管理的過程中，計算機技術、通信技術、網絡傳輸技術廣泛應用于信息的采集、組織、加工和信息查詢、分析等環節，這要求檔案管理者不僅要具備傳統檔案管理者應有的業務能力和政治素質，還應該掌握先進的計算機技術、網絡通信技術、信息加工處理技術和簡單的硬件維護技術，具備計算機硬件設備操作能力、電子文件的處理能力、網絡維護能力等。只有提高檔案管理人員的綜合素質，才能適應檔案信息化管理的需要，才能使檔案的信息化程度得到提高，檔案管理工作更加高質、高效。

1 目前檔案管理過程中管理者普遍存在的主要問題

歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，而掌管這些重要“史料”的人是檔案管理者。作為檔案管理的主體責任人，當前檔案管理者主要存在以下問題，不僅影響了檔案管理工作的效率，更影響了檔案信息化管理的推進。

1.1 缺乏相關專業知識，業務素質不高

受檔案管理體制的制約，檔案管理部門吸納的據有高素質的檔案管理專業人才很少?，F有的檔案管理人員呈現老齡化，有些人幾乎不具備檔案信息化管理的專業素質，對于這部分人來說傳統檔案管理模式很難改變。有些人的學歷雖然在本科以上，但是并非畢業于檔案管理專業，多數是“半路出家”，而且專業跨度很大。在從事檔案管理的工作中，這些人往往是邊做邊學，在實踐中摸索，通過實踐獲得檔案管理的經驗，但是涉及專業性問題和專業操作時，這些人往往束手無策，就更談不上工作創新和適應新形勢了。目前，檔案管理部門幾乎找不到檔案信息化管理所需要的復合型人才——既掌握檔案管理技術，又能熟練操作計算機。檔案管理人員素質偏低，傳統的檔案管理方法難以轉變，阻礙了檔案管理信息化建設。

1.2 思想懈怠，不思進取

部分檔案管理者認為檔案管理工作沒有多少價值，“技術含量”不高，感覺自己在工作中的受重視程度比較低，而且收入水平不高，因而降低了對自身的要求。單調、枯燥、繁瑣的檔案管理工作往往致使管理人員缺乏成就感，導致他們情緒低落，從而產生嚴重的職業倦怠心理。在日常工作中，檔案管理人員往往不注重職業道德修養，缺乏上進心，滿足于現狀，在業務上沒有精益求精的精神和追求，缺乏提高知識水平和業務水平的自覺性和主動性，而且思想跟不上時代潮流，認識不到工作中面臨的挑戰，墨守成規，不愿花費時間和精力去提高自身的技能，檔案管理的專業水平得不到提升。

1.3 管理技術落后，方法陳舊，缺乏業務培訓

檔案管理不只是簡單的檔案保存工作，它有豐富的內容、必要的規范與基本規律。但是一些單位對檔案管理工作理解不深，缺乏重視，支持不夠。對檔案管理投入的資金不足，導致檔案管理設備和技術落后。一些單位雖然配備了檔案信息化管理的設備，但仍在采用傳統的檔案管理方法。除此之外，檔案管理部門在招錄檔案管理人員時不追求其專業度，而且認識不到提高檔案管理者素質的重要性，忽視了對檔案管理者的業務培訓。檔案管理者缺乏學習交流的機會，業務知識和技能得不到提高，工作效率低下，有些檔案管理人員甚至不能熟練操作計算機。檔案管理者的綜合素質不高直接影響了先進技術的推廣和應用，制約著檔案管理的信息化水平。

2 提高檔案管理者素質的具體途徑

隨著信息技術的推廣和普及，雖然很多檔案管理部門都建立了檔案信息化管理系統，但是目前多數管理部門的檔案信息化建設水平還不高，仍處在初級階段。檔案管理者的素質在推動檔案信息化管理的過程中成為最關鍵的因素，因而，檔案管理部門必須重視檔案管理者素質的提高。根據目前檔案管理過程中檔案管理者素質普遍存在的問題，可采取以下具體措施提高檔案管理者的素質。

2.1 加強檔案管理意識教育，提高檔案管理者業務素質

檔案管理是一個單位的重要組成部分，管理者不僅需要有專業的檔案管理知識和很高的業務素質，更需要較強的大局意識、服務意識和保密意識。檔案管理并不是單純的對資料的整理與收集歸類，還要對資料進行再利用，需要管理人員掌握相關知識與技能。要想提高自身的綜合素質，檔案管理者要樹立終生學習的理念。要加強檔案法律法規等相關業務知識的學習，自覺利用業余時間學習業務知識，完善自身的知識結構，提升學歷層次；除加強檔案管理方面的專業知識學習外，要特別注重信息技術的學習和應用，以適應新時期檔案管理工作的需要，增強服務意識和本領，提高檔案管理工作效率和質量。

2.2 加強檔案管理者的專業培訓工作

除了檔案管理者自身的努力，檔案管理部門還應根據檔案管理信息化的要求以及檔案管理工作的變化，為檔案管理人員提供專業培訓和在崗自學的機會和條件，特別是要把計算機知識及多媒體技術在檔案工作中的應用作為檔案管理者的必修課?？梢云刚垖I技術人員，通過靈活多樣的形式組織檔案管理者學習計算機操作等專業知識，使檔案管理人員能熟練操作計算機，應用網絡通信技術、多媒體技術、數據庫技術等管理檔案，為推進檔案信息化管理提供保障。還可以通過引進高素質專業人才，加強檔案管理者之間的競爭，促使管理人員產生危機感。例如在單位內部開展專業技能評比，使檔案管理人員充分認識到自己在專業知識方面和業務技能方面的不足，認識到提升自己的專業素質的重要性；還可以建立專業技術人員獎勵機制，對于綜合業務素質高的檔案管理人員給予一定的獎勵。

2.3 開展檔案標準化工作，為檔案信息化管理打好基礎

檔案工作標準化是以檔案工作領域中重復性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當共同遵守的準則和依據。要想發揮檔案信息化管理的便利性，使檔案管理工作事半功倍，檔案管理者做好將信息輸入計算機的前期準備很重要，其中就包括要統一工作標準。檔案管理者要認真學習檔案管理的各種準則，比如掌握《中國檔案分類法》等業務知識，在工作中嚴格執行相關的標準細則，確保檔案著錄、標引等數據的規范化、標準化，保證檔案信息檢索的查準率和查全率。只有立足檔案規范化，檔案的信息化管理才能登上新臺階，檔案管理工作才能順應時代發展的腳步，開創出新局面。

3 結語

檔案信息化建設的主要目的是提高檔案使用的便利性，縮減檔案信息的利用成本，更好地為檔案使用者提供信息資源服務。在檔案信息化建設中，檔案管理者起著主導作用，檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理的信息化程度。檔案管理的信息化趨勢是不可逆轉的，檔案管理者只有順應趨勢、順應時代發展，不斷學習先進的科學技術，更新業務知識和技能，才能適應檔案管理信息化與現代化的需要，才能不被檔案管理工作所淘汰。

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