淺談檔案管理工作的開展

文靜

摘 要：檔案是一種原始記錄，它見證各種事實關系，反映一個單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據各科室的具體情況、職能范圍來決定，越詳盡越好，就像一本說明書一樣，以適用于我單位人員變化快的特點。檔案信息化、一體化是新時代的特征。我們要加快知識結構的變化，要不斷“充電”，不斷補充“能量”，以求適應新時代的要求。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化

隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規章制度條例無法解決新出現的問題，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需要，亟待人們加以解決。

一、歸檔范圍，保管期限

我們界定一份文件材料是否有價值，要看它是不是反映我單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。檔案是本單位在工作活動中形成的在維護國家、集體和公民利益等方面具有憑證價值的文件材料；是下級單位需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；是下級機關報送的重要文件材料；還是其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。我們根據我單位各科室的職能特點，參照國家8號令要求，只能選擇文件材料中具有保存價值的部分作為檔案保存，分別保存永久、30年、10年，不需要歸檔的，就不要歸檔。當然制作歸檔范圍和保管期限越詳盡越好，就像一本說明書一樣，讓像我這樣的新手拿起來就能找到方向。這樣做主要是適應我單位崗位變化快的情況，對各個科室來說任何人接手也都知道本科室要移交的材料。這就產生了歸檔行為。歸檔是一種選擇性行為，是人們主觀意識作用的結果。人們根據自己的需要和管理能力將原始記錄材料，通過歸檔行為進行了身份的劃分，歸檔前后的原始記錄材料由此而具有了不同的社會屬性。這樣歸檔后的原始記錄材料才成為了檔案管理的工作對象――檔案，檔案工作由此而始。歸檔還是一個法律行為，經歸檔認定的材料，才能享受《檔案法》的保護。作為一個年輕的學科，檔案學的真正目的在于解決檔案工作中的實際問題，明晰檔案工作中碰到的諸多現象，迎接檔案實踐的挑戰。

二、檔案管理人員素質的提高

怎樣能在檔案管理工作中創新，很大程度上在于從事檔案工作的人。檔案管理工作是枯燥、乏味的，怎樣變乏味為生動和激情，從而促進檔案管理工作的更好發展是每一個檔案管理工作人員應該思考的問題。提到哪行哪業都要說到人員素質，素質決定了思想的高度，決定了工作的質量。敬業是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發現問題，并提出解決方案，還要有勇敢的探索精神，不滿足于前人的經驗，不滿足于目前的成績。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個流程，對各個門類的檔案都要有所研究，對各種載體檔案的管理方法都要了然于胸，要根據新形勢、新要求，對舊有的管理模式有所突破，創造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時代是一個日新月異的時代，每天都會出現新情況，我們要有求實創新的精神，在熟悉的檔案管理工作中發現新規律，扎實、有效、開拓性地開展工作。

每個人的知識結構都要常常更新，檔案管理工作人員亦是。要注意拓展自己的知識寬度，補充自己的知識層面，不斷“充電”，不斷補充“能量”，才能不落后于檔案工作的發展要求。除了要補充知識以外，還要虛心向身邊從事過這個工作的老同事取經，實踐出真知，借鑒前人的經驗可以讓自己少走彎路。向身邊的人學習，向同行學習，向實踐學習，向社會學習，只有不斷地學習，檔案工作才會在新世紀有個飛躍性的突破。

三、擴展服務領域

興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。例如：在匯編專題信息方面，開發信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

信息服務的化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的發展，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

四、電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門和互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

總之，通過檔案管理工作的不斷完善，使檔案管理工作煥發新的生機與活力，為社會經濟發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]童亞芬.現代檔案管理人員群體結構模式及優化策略[J]. 寧波大學學報（教育科學版）. 2003（01）.

[2]劉淑華.檔案管理現代化的現狀與對策[J]. 甘肅廣播電視大學學報. 2002（04）.

（作者單位：興安盟科右中旗代欽塔拉蘇木人民政府）