基于ERP的全面預算管理系統設計與實施

裴　奇，陸海龍

（浙江中煙工業有限責任公司信息中心，杭州310009）

基于ERP的全面預算管理系統設計與實施

裴奇，陸海龍

（浙江中煙工業有限責任公司信息中心，杭州310009）

傳統預算系統與業務系統脫節，存在信息傳遞滯后、執行不力、反饋遲緩等缺陷，難以真正發揮預算管理有效配置企業資源、確保企業經營目標的作用。為此以浙江中煙工業有限責任公司為例介紹了煙草工業企業基于ERP平臺的全面預算管理系統的設計和實施。系統運行后，通過全面預算系統與業務系統的無縫集成，大大提高了預算編制和調整的效率，實現了預算實時靈活控制和多角度執行分析，為企業經營決策提供了有力支持。

ERP；全面預算管理系統；設計；實施；集成

0　引言

全面預算管理在企業戰略目標的指導下對公司內部各種資源進行分配、控制、考核，有效調整企業生產經營活動，確保企業經營目標的實現。傳統預算系統作為一個獨立系統，與實際業務脫節，導致執行力度不夠、預算反饋滯后，對企業業務缺乏指導性和約束力，預算管理的效果不能真正發揮。為此，在研究煙草工業企業預算管理特點的基礎上，結合ERP系統設計并實施了全面預算管理系統，通過全面預算管理系統與業務的全面集成，解決了預算管理實踐中普遍的效率低、成本高、效果差等問題，為全面預算管理的實踐提供參考實例。

1　基于ERP的全面預算管理系統的設計

1.1建立多維的預算指標體系

與傳統的二維預算表格模式相比，多維的預算體系模型能夠滿足全面預算系統面向分析與決策的需求，并更好地與核算信息和業務信息集成。多維的預算體系模型由預算指標和維度組成，預算指標是指預算管理所關注的各項經濟業務產生的資源消耗和產出的量化指標，如銷售收入、物資采購支付金額、費用金額等，維度是分析預算指標的不同角度。從多個維度對預算指標進行描述和分析，便于多角度、動態的查詢和分析。根據不同業務類型的業務特征和管理要求，建立了銷售與生產、物資采購、費用三個子模型，共同構成完整的多維預算指標體系。圖1是銷售與生產預算指標體系。

圖1　銷售與生產多維預算指標體系

預算維度的各個特征與業務系統中的基礎數據是一致或者有對應關系的，如組織維度、客戶維度、物料維度、單位維度下各個特征完全是共享了業務系統中的基礎數據，而在預算結構維度中業務計劃與核算科目是多對一的對應關系，總賬科目、功能范圍、成本組件等也是與業務系統中基礎數據完全一致。只有在數據一致的基礎上，才能實現預算系統與業務系統的緊密集成和大量數據傳輸，為預算控制和預算分析鋪墊良好的數據基礎。

1.2預算編制

1.2.1以企業經營目標為起點、稅利測算為終點、業務邏輯貫穿始終的預算編制模型

企業不同的價值活動之間存在著一定的業務邏輯，對業務邏輯關系之間“強關聯”如銷售、生產、物資采購等各項業務之間具有的較強關聯關系，通過信息化技術手段將其固化，使下游業務能夠自動利用上游業務的預算數據，通過內在的業務邏輯關系自動計算出相關數據，使預算編制的科學性、準確性和效率都大大提高。

以企業經營目標為起點，將經營目標體現在銷售預算中，結合銷售預算、庫存預測和產品單位制造成本預算，生產預算、采購預算編制緊接其后。隨后在業務預算的指導下，進行投資預算和財務預算。出于企業對稅利的關注，最后根據各項相關預算對稅利進行測算。業務預算過程中盡可能對資金預算做出合理的評估與預測，保持業務流和資金流的一致。圖2為預算編制模型及勾稽關系示意。

圖2　預算編制模型勾稽關系圖

1.2.2“全員”的預算責任主體

預算實施范圍和責任主體擴大到所有部門及其下設科室，真正體現了全面預算的“全員參與”性。預算責任主體與公司組織結構中的部門和科室一一對應，按照業務流程與部門職責劃分，每一個具體的預算都有明確的編制和審核責任主體。除此之外，還增加了虛擬的調劑部門和每個部門下的調劑科室，用于上級調整下級上報的費用預算。

1.2.3可定制的多級審批流程

按照公司的4級審批層級（即科室、部門、歸口職能部門、即預算管理辦公室）設計了4種預算審批流程：①部門—公司；②科室—部門—公司；③部門—歸口職能部門—公司；④科室—部門—歸口職能部門—公司。不同類型的預算根據實際管理需求選擇相應的審批流程，統一預算類型年度與月度審批流程也有可能不同。隨著管理要求的變化，如果某一類型預算的審批方式發生了變化，也可以進行調整，或為其定制所需要的審批流程。系統通過固化審批流程，實現預算編制從上到下下達、從下到上匯總、預算編制在行業內“兩上三下”的管理程序。

1.3預算執行

1.3.1實時傳輸實時控制

全面預算系統與業務系統雖然都屬于ERP的不同模塊，但部署在兩臺不同的服務器上，是兩個相對獨立的系統。全面預算系統的數據可以實時傳輸到業務系統中，為預算控制提供數據依據。

1.3.2剛性控制與柔性控制相結合

預算數據一旦確定后，在企業內部就具有高度權威性，各個業務部門在各項業務活動中都要嚴格遵守，以維護預算的權威性和執行力；另外，全面預算是基于一系列假設上對企業經濟行為的科學量化預測，業務活動不可避免會與預算有偏差，為了快速適應企業外部經濟環境和內部經營狀況的變化，避免預算成為業務活動的約束，允許在一定范圍內企業經濟活動的靈活調整。因此采用了剛性控制與柔性控制相結合的方式，隨著公司對資本性支出不斷加大控制力度，在采購訂單環境對固定資產采購數量和在財務憑證環節對資本性支出投資總額上采用了剛性控制，固定資產采購數量不能超過預算數量，資本性支出投資累計執行總額不能超過預算投資總額10%。借助ERP系統這一信息化技術手段，嚴格保證預算控制強有力執行。除了資本性支出借助系統進行強控制外，其他的業務采用柔性方式，各個業務部門通過報表不斷實時監控預算執行狀態，調整生產經營活動。同時公司建立有一套科學的預算執行考核體系，依托全面預算系統中的各項預算執行報表為數據基礎，來實現對預算執行的約束和激勵。

1.3.3靈活選擇預算控制點

對于采取了剛性控制的資本性支出，根據不同的業務特點，各類業務的控制點也有所區別。對固定資產而言，系統在采購申請單環節嚴格控制固定資產數量不超過預算數量，控制點處于業務發生的源頭，真正做到了事前控制。對其他資本性支出而言，在財務憑證保存環節對累計投資總額進行校驗，使業務具有一定的靈活性。

1.4預算分析

1.4.1預算報表體系

在分析業務需求的基礎上設計了三大類型報表，共同構成全面預算系統的完整報表體系，滿足公司內部和上級單位的各類管理需求：①預算報表：包括年度預算各類報表、月度預算各類報表、預算調整各類報表以及其他上級管理單位要求的格式化報表等；②核算報表：包括年度、月度的核算三大報表、產成品庫存報表、生產成本相關報表、銷售成本相關報表等。主要為月度稅金預算、生產成本預算等預算編制時提供參考數據；③預算執行對比分析報表：包括費用、資本性支出、原料與主要材料收付存、成本、稅利等各類執行對比報表，分為年度執行進度報表和月度執行報表。

1.4.2預算分析方法

各類報表可以實時刷新數據，并根據打開報表的用戶權限展現不同的數據。每個業務部門預算員都可以看到本部門到昨天為止的預算數據和執行情況，超越一定閾值可以進行預警。全面預算管理系統提供了靈活的預算分析方式，提供拖拽、過濾、鉆取、公式制作等多種數據處理和分析功能，可以實現多個角度的分析。有電腦基礎的財務人員還可以自己動手修改報表格式或制作新的報表，滿足業務需求變化時新的分析需求。

2　基于ERP的全面預算管理系統的實施

2.1系統架構

全面預算管理系統是部署在BW（Business Infotmation Watehouse，商務信息倉庫）系統上、基于數據倉庫的。數據倉庫的特點決定了全面預算系統具有處理海量數據、面向分析的能力。全面預算系統與ERP系統間之間采用了自有的數據集成機制，摒棄了中間件或接口的集成方式，數據傳輸處理效率大大提高，真正實現了無縫集成。通過全面預算系統與ERP系統的無縫集成，可以實現：①預算指標與業務基礎數據數出一門，保持一致；②預算數據實時下發，實時控制；③預算執行數據實時收集，實時反映預算執行情況。圖3為全面預算管理系統與ERP系統中業務模塊的關系示意圖。

圖3　ERP中全面預算管理系統與其他模塊之間的關系

2.2技術工具

本次全面預算管理系統的實施采用了SAP公司的BW（Business InfotmationWatehouse，商務信息倉庫）為軟件工具。BW是SAP公司的一個數據倉庫軟件，它從SAP的各個業務系統、非SAP的其他業務系統、本地文件或者其他數據倉庫軟件抽取數據上載到數據倉庫中，用Exce1、網頁等各種方式進行展現。BW由多個組件組成，本次全面預算系統用到了BW的下列工具。

2.2.1BW-DataWatehousing（DW，數據倉庫）

DW提供了數據抽取、清洗、轉換、加載、數據建模、數據管理等功能。全面預算系統中的多維度預算指標體系的建立，從ERP系統中抽取主數據、業務數據和預算執行數據，下發預算等都通過DW來實現。

2.2.2BW-Business P1an and Simu1ation（BW-BPS，業務計劃模擬）

BPS是BW系統提供的一個全面預算管理工具，它提供了計劃、預算、預測、監控、報表和分析等多種功能，用戶可以用它建立預算模型，實現自上而下的計劃和自下而上的匯總，在過程中提供了匯總、攤銷、重估、復制、自定義公式等一系列功能，同時也可以自定義個性化的各種功能，上文提到的多層級的審批流程，就是通過自定義而實現的。

2.2.3BW-Business Exp1otet（BW-BEx，業務瀏覽器）

BW-BEx是BW的一個組件，提供了一系列報表工具對數據倉庫中的數據進行靈活的查詢、展示和分析?？梢曰诰W絡或Exce1方式展現各種查詢和報告，能夠通過拖拽、過濾、鉆取、公式制作等多種數據處理和分析方法實現多層次、多角度的數據查詢和分析。借助BW-BEx，可以實現多維度的預算分析。

3　結語

基于ERP系統的全面預算管理系統實施后，預算編制周期縮短，預算編制精細化水平得到提高，預算執行的實時控制、事前控制得以實現，各類預算報表自動生成，實現了預算多角度分析，預算分析的及時性、準確性、全面性大大提高，真正做到全面、全員的預算管理，確保了預算執行力和約束性。企業由做報表轉換到分析報表，獲得業務重點的轉換和管理上的提升，使公司管理層能夠及時監督業務執行情況，及時發現執行偏差并進行調整，促進企業資源的合理分配，確保企業經營目標的實現。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.13.031

F275；TP311.52

A

1673-0194（2016）13-0060-05

2016-03-26

裴奇（1981-），女，江蘇人，碩士，浙江中煙工業有限責任公司信息中心工程師，主要研究方向：信息化項目建設、信息化技術應用。