基于科研管理需求的跨部門財務信息化研究
——以S大學財務信息化建設為例

林學延

（華南師范大學財務處，廣州510631）

基于科研管理需求的跨部門財務信息化研究
——以S大學財務信息化建設為例

林學延

（華南師范大學財務處，廣州510631）

當前高校的財務信息化主要是財務部門的信息化，但缺乏與校內其他職能部門的信息化建設協同發展。本文以S大學為例，從科研管理需求的角度，翔實地剖析和研究了高?？蒲薪涃M跨部門財務信息化建設中的一些難點問題，并提出了對策，有助于提高高校財務信息化水平。

高校；財務信息化；跨部門；協同發展

1　前言

自20世紀90年代開始，在國家財政和教育部門的指導和推動下，許多高校財務部門開始安裝和運用會計電算化軟件。在隨后的二十多年里，高校財務部門在財務信息化方面又做了大量的工作，付出了不懈的努力，大大提高了管理效率，向上級部門和學校管理者提供了大量的財務信息輔助決策。但是我們也要看到，目前很多高校的財務信息化主要還是財務部門的信息化，缺乏與學校其他職能部門的信息化建設相互協同發展，因此還遠遠無法滿足學校教學科研事業快速發展的管理需要。協同性不足近年來在科研經費管理方面尤顯突出。隨著高校承擔科研項目數和科研經費總量急劇增長，而且經費來源復雜，項目管理與財務管理脫節問題日益嚴重，跨部門信息化需求越來越大，各部門也都有協同發展的主動意愿。因此財務信息化可以由此入手，推動跨部門信息化建設的相互協同發展。在此，本文以S大學為例，力求翔實地剖析和研究高?？蒲薪涃M跨部門管理信息化建設中的一些難點問題，為高校財務信息化的規劃和實施提供參考依據。

2　 S大學科研經費管理體制及財務信息化需求

2.1S大學科研經費管理體制

高?？蒲薪涃M管理體制決定了科研經費管理信息化建設的方式，科研經費管理信息化既是整個財務信息化建設中重要的一部分又涉及跨部門信息化建設協調，因此財務信息化建設應考慮高?？蒲薪涃M管理體制的特點，滿足其信息化需求。S大學實行的是“統一領導、分級管理、責任到人”的科研經費管理體制，即全校統一科研經費財經政策、財務制度和財務收支管理。項目負責人對科研經費使用承擔直接責任，校長對學?？蒲薪涃M管理承擔領導責任，并通過分級授權管理，由科研、財務、人事、資產、審計監察等管理部門承擔相應的管理權限和責任，由實施科研活動的校內研究機構對本單位科研經費使用承擔監管責任。責任落實到人，構建多層次經濟責任管理體系。

2.2財務信息化需求

根據S大學“統一領導、分級管理、責任到人”的科研經費管理體制的特點，對科研經費管理的財務信息化需求分析主要從兩個角度來考慮，一個是科研經費信息綜合查詢和跨部門科研經費管理流程優化，一個涉及科研經費使用和管理的項目負責人、職能部門和院系等。

2.2.1科研經費信息多元化需求

在“統一領導、分級管理、責任到人”的科研經費管理體制下，有關科研經濟活動所產生的大量原始數據會流向各個職能部門。因此，從校領導到中層的科研、資產、審計監察等管理部門，乃至院系，學校各個管理層支持科研決策所需的許多數據也必然來自于不同職能部門，比如科研項目數量和層級、科研合同、學校資產設備存量和使用狀況、科研人員信息、科研經費總量、不同渠道獲取的科研經費數量、人均科研經費、不同院系的科研經費總量和比重、預算執行進度、經費使用情況等等。信息需求多元化，不管是哪個職能部門都沒辦法單獨提供。

2.2.2科研經費信息查詢效率要求

從數據支持決策的角度來看，學校不同管理層和項目組對科研經費相關數據的獲取往往要求全面、準確，而且要快速、便捷。如果在學校的財務信息化建設中不能積極響應這種實時、網絡化、分層級的信息綜合查詢需求，提供綜合查詢平臺，那么這些數據的獲得必然需要進行大量的人工歸集和整理，從而會給財務、科研等職能部門帶來長期的、繁重的工作負擔，大大降低科研經費管理效率。

2.2.3跨部門科研經費管理流程優化需求

S大學科研經費使用和管理的全部業務流程包括科研經費立項和合同管理、經費到賬和預算管理、經費使用過程控制、項目結項、經費結余管理等幾個階段。在分級管理體制下，科研業務流程中的不同階段往往會涉及不同的職能部門，形成一個個局部流程。例如，在科研經費立項和合同管理、經費到賬和預算管理這兩個階段主要涉及科研部門和財務部門，同一批立項材料及合同既要交科研部門又要交財務部門備案，分別用于辦理科研經費立項及經費入賬手續。

因此，為了最大程度地改善科研經費管理水平、提高工作效率，必須使一個個局部流程連貫起來，消除業務流程中一切無效作業與重復作業，實現全流程信息化管理。

3　目前S大學財務信息化建設面臨的基本問題

3.1財務管理信息系統日益龐大、復雜

隨著S大學教學科研規模的快速增長，財務管理職能不斷豐富，財務管理信息系統日益龐大、復雜。目前S大學已實現了在財務專用的局域網內運行財務管理系統的信息化管理，而且依托數字化校園網建成了網上財務管理平臺。

S大學使用的是天財高校財務軟件和網上財務管理平臺。天財高校財務軟件包括賬務管理、科研財務、學生收費管理、工資管理、預算管理、報表分析等系統模塊。網上財務管理平臺包括個人收入申報系統、銀?；ヂ撓到y、網上財務查詢系統、網上預約報賬系統、網上科研申報系統等模塊。個人收入申報系統和銀?；ヂ撓到y實現無現金報賬，網上預約報賬系統實現不等候報賬，網上財務查詢系統面向項目負責人提供科研經費項目信息的網上查詢功能，網上科研申報系統提供了收入撥款管理、項目立項、預算管理、發票管理、費用管理、項目執行、項目決算、專項立項等多個功能，覆蓋了從來款到決算的科研經費財務管理全過程。

3.2財務部門獨立建設、自主管理模式遭遇瓶頸

出于管理的需要和信息安全的考慮，S大學財務部門擁有獨立的機房，配備多個專用服務器分別用于存放財務管理系統、財務軟件數據庫與網上管理平臺數據庫等，而且內部還設立了專門機構、配備專門人員來保障財務管理信息系統和網上管理平臺的安穩運行。但是，面對日益龐大、復雜的財務信息化建設任務，財務部門這種獨立建設、自主管理的模式卻面臨經費投入不足、復合型人才儲備不夠的困境。

一般在信息化建設初期或新增系統模塊時，信息化建設資金投入會比較大，在系統使用期間投入會比較小。但是，從實際工作情況來看，系統使用期間往往也需大量的分析維護經費。因為S大學使用的是外購的財務管理信息系統，存在因學校財務個性化需求而功能擴展、二次開發的需求，所以需要持續追加經費投入以獲得軟件供應商的后續服務，或者通過自已的人才隊伍解決二次開發問題。但是目前S大學中既懂財務管理知識又對系統應用和開發比較精通的復合型人才儲備非常缺乏，而復合型人才儲備其實主要還是歸結為人才引進和人才培養問題，這也需要經費投入和學校在人員編制上的支持。

3.3財務管理系統與其他職能部門應用系統不對接

按照S大學“統一領導、分級管理、責任到人”的財務管理體制，學校信息化建設應反映這種體制要求。但是在實際運作中，由于財務、科研、資產、人事、審計紀檢等部門分屬不同校領導，因此分級管理有之，而統一領導卻難以做得到。這一點在學?？蒲薪涃M管理跨部門信息化建設中顯得尤其突出。

從S大學的財務信息化建設情況來看，財務部門的硬件、軟件、技術人員配備和信息安全維護都自成體系，形成一個獨立建設、自主管理的信息化閉環，但是未能與其他職能部門的信息管理系統實現跨系統交互對接。例如，財務部門與資產管理部門的設備實物數據傳遞以及與科研部門的科研項目信息的傳遞，主要還是依靠紙質憑證和人工錄入，結果既重復存儲了這些職能部門信息系統已經存儲過的數據，而且還可能因手工重復錄入導致數據不一致。同理，其他職能部門的信息化建設也是如此。因此，分級管理實際上變成了管理分散，財務、科研、資產、人事、審計紀檢等信息管理系統建設各自為政，缺乏統一領導，缺乏必要的協同和集中管理，從而更談不上信息化建設規劃和數據標準的統一。由此，各部門的不同信息系統之間數據也就難以實現跨部門交互和共享，“信息孤島”也成必然。

4　基于科研管理需求實現跨部門財務信息化的對策

4.1建立統一領導的財務信息化建設協同機制

由于科研經費管理涉及財務部門、科研管理部門、資產部門和項目組等多方關系，而且科研經費管理信息化需求又不斷變化和發展，因此，首先，財務部門就要改變獨立建設、自主管理的信息化建設觀念，以科研經費管理為切入口，以積極、開放的心態推動學校財務信息化建設跨部門協同機制的建立。其次，由于學校層面的財務信息化會涉及業務流程和部門權責的重新分配，因此財務信息化建設跨部門協同機制必須獲得高校領導層的重視和支持，并在校級層面建立由校領導主持、各職能部門負責人參與的統一領導機構。為了提高領導機構的工作效率，可在領導機構下設專門的信息化辦公室具體負責牽頭協調各部門信息管理系統的對接與整合，財務、科研管理等其他職能部門積極參與、配合。在此基礎上，信息化辦公室為領導機構統籌規劃財務信息化建設提供建議。

4.2構建財務信息化建設協同管理團隊

在跨部門財務信息化建設中，財務部門要直接參與規劃、設計，便需要既懂財務業務又懂信息技術的復合型人才，而且這種人才還要有較強的協調能力、學習能力和執行力，可以說這種復合型人才是決定財務信息化建設效果的關鍵因素。同時，由于科研經費管理工作比較具體、涉及的信息系統和業務流程比較多，而且科研經費管理信息化需求又不斷變化和發展，因此，財務部門還要有意識地增加復合型人才儲備，構建一支財務信息化建設協同管理團隊。人才儲備可以通過人才引進和內部培養來完成，主要靠內部人才培養。

4.3優化科研經費全過程管理流程

科研經費全過程管理流程既包括財務部門與其他職能部門之間的跨部門業務流程，也包括財務部門內部的業務流程。從學?？绮块T財務信息化的的角度看，必須將學校各種分散于各職能部門之間及各部門內部不同崗位的、與科研業務相關的管理活動看作一個整體，實現科研經費全過程管理流程的一體化?？蒲薪涃M全過程管理流程的一體化將促使各職能部門內部結構甚至學校層面職能部門結構的扁平化，減少傳統的業務崗位和資料的重復提交，提高崗位分工的信息技術含量，達到業務流程優化的目的?？蒲薪涃M全過程管理流程如圖1所示。

圖1　科研經費全過程管理流程

4.4整合各部門應用系統和信息資源，規劃信息化平臺總體功能框架

跨部門財務信息化的基本要求就是要實現各部門信息管理系統的互聯互通。只有制定統一、規范的信息化建設標準，才能順利實現各部門信息管理系統的互聯互通，從而實現各部門信息資源的交互與共享。在此基礎上，從科研經費全過程管理一體化的高度，以業務流程為主線，整合各部門應用系統和信息資源，建設科研經費管理信息化平臺。通過信息化平臺對科研經費的申報、合同簽訂、校內科研立項、預算審核、經費到賬認領、經費使用、結題及結余經費實行全過程管理，防止各部門重復建設信息管理系統、不同崗位重復錄入數據，確?？蒲薪涃M數據獲取的實時性和準確性。信息化平臺總體功能架構示意圖如圖2所示。

圖2　科研經費管理信息化平臺總體功能架構示意圖

主要參考文獻

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2016-03-28