事業單位檔案管理存在的問題分析

崔順彩

摘 要：當前時期，很多事業單位并沒有很好的利用到檔案管理，也沒有充分的意識到檔案管理的重要性，普遍存在檔案使用率較低的現象。并且在事業單位中，檔案管理方式和管理設備也比較落后，影響了事業單位的進一步發展。因此，有必要對事業單位檔案管理存在的問題進行分析，希望能夠為相關人員提供一定的理論借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題分析

一、前言

現階段，事業單位尚沒有充分利用好檔案管理，絕大多數單位沒有認識到檔案管理的真正價值，從而致使檔案管理的自身價值沒有充分發揮出來，影響了檔案利用率。事業單位的檔案管理工作，涉及到方方面面的內容，同單位的一些日常工作具有緊密的聯系，比如說人才管理、工作考核等等內容，都需要檔案管理部門的權利配合。當前很多事業單位的檔案管理工作還存在一些問題，還需要相關人員高度重視。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺少專業知識

在一些事業單位中，普遍存在檔案管理人員專業素質不高的現象，嚴重情況還存在檔案管理人員，是由其他行業的人員所構成，對檔案管理工作內容不甚了解。由此可知，此種情況必將會影響檔案管理工作的順利開展，降低工作效率。

（二）檔案管理人員缺少該有的工作態度

可以說，所有的工作均需要工作人員能夠具有較高的職業操守以及良好的工作責任感。并且工作人員是否具有積極的工作態度，將會對事業單位的未來發展產生一定影響。在事業單位中，一些檔案管理人員工作不夠認真負責，常常表現出怠慢的情緒，無法及時有效的更新檔案，對于工作中存在的問題也無法在第一時間內解決，從而制約了事業單位檔案管理工作質量的提升。

（三）檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

在如今的社會環境背景下，很多人們缺乏耐心和毅力，無法在一個工作崗位上堅持很長時間，他們常會不斷的更換工作。即便有人能夠一直堅持一個工作崗位，但是也存在著退休的問題，或者是其他問題。種種因素的存在，必將會影響到事業單位檔案管理工作的開展，一些事業單位，在檔案管理人員準備離開時，并沒有很好的進行工作內容的交接，使很多檔案變成了“棄檔”或者“死檔”，給事業單位造成了嚴重的損失。

第一，對于現有的檔案，事業單位未能夠充分認識，無法科學合理的進行運用。盡管絕大多數事業單位均具有檔案，但是普遍存在檔案利用率較低的情況，更有一些檔案，多年來一直處于存放狀態，得不到應用，從而致使一些檔案失去了自身的價值。還有一些事業單位，在使用檔案材料時也只是在基礎意義上的使用，并沒有完全的發揮出檔案的真正價值，無法有效的去應用檔案材料。第二，事業單位在保管檔案時，缺乏具體有效的保管措施。在管理檔案的過程中，需要制定科學可行的保管措施，對于檔案管理至關重要。最近幾年，雖然很多單位開始使用電子檔案，但是，還是存在很多事業單位，依舊采取傳統紙質方式，來保管和管理檔案資料。第三，事業單位在管理檔案時，缺乏規范性和科學性。通常來講，檔案管理工作比較系統、復雜，很多事業單位在管理檔案時，缺乏具體的規章制度進行指導，沒有規律性；甚至還有一些事業單位，檔案紙張隨意堆放，雜亂無章，從而導致在需要或者是查找相應的檔案資料時，需要投入較大的精力和實踐去找尋，嚴重降低了工作效率。第四，事業單位的檔案無法及時更新?，F如今，一些事業單位的檔案比較落后和陳舊，更新速度不夠及時，當今時期正處于信息技術和計算機技術高速發展的時期，科學技術發展和更新迅速，事業單位為做到與時俱進，必須不斷進行更新和完善。第五，事業單位缺少引進先進理念來管理和保護檔案的意識。當今社會發展迅猛，科技技術更新較快，事業單位傳統的檔案管理方式、使用設備已經無法滿足時代發展的需求。但是很多事業單位尚未意識到此問題的嚴峻性，認為引進先進設備需要投入很多資金，并且后期維護也需要費用開支。所以，一些事業單位，引進先進理念和技術來提升檔案管理的意識不夠強烈。

三、事業單位檔案管理的對策分析

（一）加強對事業單位檔案管理人員的培訓

在事業單位中，檔案管理人員直接影響到事業單位檔案的管理效率和管理質量。所以，在檔案管理的過程中，有必要對檔案室工作人員展開定期或者是不定期的培訓活動，加強素質方面以及專業能力方面的教育，以此提升檔案管理人員的專業技能，不斷提升自身的職業素質和工作責任感，并且具有積極良好的工作態度。特別是在信息化高速發展的時代，信息傳遞的方式也更加的豐富，所以，檔案管理人員必須提升綜合素質，緊跟時代發展的步伐，才能夠提升檔案管理效率，確保事業單位檔案管理工作得以有效開展。

（二）對事業單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應規定

在如今的社會中，很多有人能夠長時間的堅持一個工作崗位，基于此種情況考慮，有必要在檔案管理人員在工作崗位的階段，做好檔案相應的交接工作。交接工作也就是指，工作人員除了需要交接手中的工作，還需要針對檔案室中的陳舊檔案進行統計，以清單的方式交接到下一個檔案管理人員，確保后來的檔案管理人員能夠更加快速、簡單的開展檔案管理工作?？梢哉f，檔案交接工作能夠推動事業單位的穩步向前發展。

（三）做好檔案管理的保護工作

在做好上述兩方面內容的同時，還需要加強對檔案管理的保護措施，以此確保檔案管理人員，能夠積極負責的投入到具體的工作中。此外，還需要檔案管理人員能夠對檔案進行定期查看，以此及時有效的發現檔案中存在的問題，之后開展具體的應對措施進行修正。相比較而言，事業單位檔案管理的保護工作比較復雜，所以在面對此類型工作時，要求具備足夠的耐心，從而確保事業單位檔案管理的保護工作能夠有效進行。

（四）合理有效的利用檔案為自己服務

在事業單位的檔案室中，存放多種多樣的檔案資料。所以，事業單位有必要對檔案室中的檔案材料提高重視程度，充分研究，加強利用程度。當今時期，我國科學技術取得了有效的進步，信息查詢的方式也逐漸豐富起來，不單單局限于一種形式。因此，事業單位檔案管理人員有必要對現有的檔案材料，開展合理有效的應用，使檔案能夠與事業單位的工作做到充分結合，以此推動事業單位的未來發展。

（五）引進先進的設備管理檔案

在事業單位中進行檔案管理時，通常情況下都會采取傳統的管理方式進行檔案管理，此種傳統的管理方式具有一定的滯后性，如果未能及時的更新檔案管理設備或者管理方法，將會嚴重影響事業單位的正常運行和發展，在同其他企業進行競爭時會處于不利的局面。因此，事業單位有必要引進先進的檔案管理設備，以此滿足時代發展的需求。通過使用先進技術管理檔案，不僅提高了工作效率，還極大程度的緩解人力勞動工作量，防止發生信息混論和遺漏的情況。

四、總結

總而言之，當今時期科學技術不斷發展和創新，我國事業單位檔案管理工作也需要不斷進行完善，更新管理方式和管理理念，積極引進先進的設備，以此緊跟時代發展的步伐，滿足社會進步對于事業單位的要求。事業單位現階段有必要將改變檔案管理模式擺在首要位置，加強對檔案管理重要性的認識，在不斷的檔案管理工作中累積和總結經驗，提升檔案利用程度，使檔案管理工作的優勢充分發揮出來，以此為事業單位的長久發展奠定良好的基礎。（作者單位：望都縣人力資源和社會保障局）

參考文獻：

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