淺談計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用

史云嵐

[摘 要]隨著科技的快速發展，信息處理技術的不斷更新為社會帶來了很大的便利。不管是哪個行業的辦公信息都是非常煩瑣的，隨著信息量的不斷增加，對于信息處理的技術要求也越來越高。如何使辦公自動化更加高效，成為了各個行業的迫切需求。分析辦公自動化的運用現狀，并把計算機信息處理技術運用到辦公自動化當中，滿足不同辦公信息處理的需求，才能夠為企業未來的發展提供保障。

[關鍵詞]計算機；信息處理技術；辦公自動化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.36.158

計算機技術的快速發展，使得信息技術的運用得到了推廣，同時推動了計算機信息處理技術的不斷更新與完善，使辦公信息處理的模式得到改變。企業為了提高信息處理的效率，使辦公更加快捷，都在大力引進辦公自動化技術。同時在企業當中運用辦公自動化，不但能夠完成企業的管理結構，還能夠加強各部門之間的聯系，協調各部門的辦公能力，極大地提升了辦公效率的同時，也使企業的管理更加順暢?？梢哉f計算機技術的不斷更新，為社會提供了更加快捷的信息的同時，也提高了各行業信息處理的能力，從而為社會創造一個更加高效的信息環境。

1 計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用

辦公自動化最大目的就是簡化信息處理的時間，節約成本和人工。計算機信息處理技術在辦公化中的運用，能夠有效地節省辦公信息處理各個環節的時間，提升辦公的效率，從而為企業創造更好的效益。計算機信息處理技術在辦公自動化中運用主要體現在以下幾個方面。

1.1 圖文制作

在辦公自動化的運用當中，圖文制作是信息處理技術運用比較多的一項功能。它所說的圖文的制作，就是把辦公中需要用到一些數據或者是文字性的東西，把這些書面上的東西通過信息處理技術將其放到幻燈片的格式當中，并在其中插入一些圖片、音頻等，然后將其通過屏幕演示出來。這是運用比較多的辦公軟件。它能夠讓書面信息更加直觀化和清晰化。而且使用這類的辦公軟件有利于激發使用者的創造能力。

1.2 文字處理

計算機信息處理技術主要是為了提高信息的處理能力。而在辦公信息處理當中，文字信息的處理是非常重要的一環。這其中包括書信、合同以及報告等。文字處理功能在計算機信息處理中最重要。文字處理軟件就是針對辦公文字的信息處理軟件。它的出現擺脫了紙質化的辦公程序，能夠將文字通過信息處理以后呈現出來，使辦公更加方便和快捷。文字處理軟件有很多功能，不但能夠對文件進行管理，同時還能夠將數據、圖形以及文字進行結合，進行多項命令的執行。信息處理當中的文字處理為客戶提供了多種功能選擇，使得辦公更加快捷。

1.3 數據處理

除了圖文制作、文字處理以外，計算機信息處理技術在辦公自動化的運用中還有一個非常強大的功能，那就是數據的處理。一些會計數據如果通過手工賬的方式將會非常煩瑣而且不利于檢查和糾錯。計算機信息處理技術中的數據處理功能，使得數據的處理更加快捷和準確。對于初學者而言，操作起來也比較簡單，而且還有一些專業化的工具幫助初學者完成工作，這就在很大程度上減少了一些重復性以及比較復雜的計算，使得工作更加高效。而且一些數據圖表的使用使得數據效果更加直觀，強大的數據庫功能為信息分析和財務報表的制作創造了非常大的便利。

2 計算機信息處理技術在辦公自動化運用中存在的問題

經濟與科技的發展，不但豐富人們的生活，同時也改變著人們的辦公環境，辦公自動化也在多數企業得到了實現。雖然辦公自動化為辦公帶來了便利，提高了工作效率。但是在實際操作當中，由于各方面的限制，使得其并不能夠完全適應于所有的辦公環境，從而也產生了各種各樣的矛盾。

2.1 實用性不強

目前多數已經開發出來的辦公軟件主要是服務于大多數的人群，從而滿足于大眾的辦公需求。所以它具有很強的綜合性，只有這樣才能夠保障自動化辦公擁有較強的適用性。但是由于各行業有不同的特點，辦公環境也各不相同，針對的客戶群體也不相同。所以目前的辦公自動化是從大眾出發，而不是從客戶的需求出發，這也就使得一些辦公軟件出現了實用性不強的問題。

2.2 缺少針對性

為了實現辦公自動化，提升辦公信息的處理速度，提高效率。市場上出現了很多信息處理軟件。而對這些軟件進行分析可以看出，在進行軟件研發的時候，很多軟件生產商所開發出來的信息處理軟件都有一個共同特點就是通用性很強。也是說這個軟件不管哪個行業都能夠用，但是只能夠處理一般性的問題。如果遇到某行業或者是某企業本身的專業性的信息處理問題時，就無法辦公。缺乏針對性，是目前市場上信息處理軟件的通病。而這樣也就造成了這些軟件的利用率低的問題，影響了辦公自動化的效果。

3 加強計算機信息處理技術在辦公自動化運用的策略

3.1 創新服務模式

只有通過服務才能制定出與之相符的辦公自動化標準和辦公自動化基本框架，確定服務平臺的構建，最后，制定出以服務為基準的管理流程。具體實施過程包括，首先，信息處理軟件提供商需要對服務模式不斷進行創新，強化辦公自動化服務產業化的項目投資力度，利于辦公自動化服務健康、穩定地發展。作為信息處理軟件提供商若要使信息處理軟件更好的發展，則需要具備良好的服務能力，且該項服務能力也是促進信息處理軟件發展的前提條件。由于服務和需求相輔相成、密不可分。為此在發展辦公自動化的同時需要明確企業真正的需求情況，另外，需要不斷改進現有的服務模式。其次，辦公自動化項目的實施過程存在一定的復雜性，不同于其他項目的實施情況。需要對用戶的具體需求情況進行一系列的調查，之后通過調查結果設計出與之相符的設計方案、軟件及最終項目的運營?？梢?，這并非一個簡單的操作過程。此外，供應商在發展信息處理軟件的過程中，需要創建自己的品牌，并制定出與之相符的企業制度、服務標準等，使其獲得更多客戶的青睞及信任。

3.2 健全辦公自動化功能及服務

辦公自動化發展已經成為未來辦公的主要趨勢，且該種趨勢有利于滿足企業在辦公管理中的各種需求情況。這就需要不斷強化信息處理軟件開發力度，使信息處理相關軟件更加完善，功能更加齊全，便于提供更全面的服務，使其不斷向深層次發展。將企業中的辦公實際工作作為信息處理軟件研發的前提條件，通過實際工作情況使信息處理軟件功能不斷得到完善。譬如有關預測方面的功能、決策上的功能及財務分析功能等。另外，信息處理軟件供應商需要不斷研發與之相符的軟件模板，便于為客戶提供多種選擇，客戶可根據自身實際情況選擇符合自身情況的會計信息化需求。在運用信息處理軟件的時候可選擇自定義服務，利于企業根據自身發展情況對該軟件的使用情況進行調整，從而實現辦公自動化中的個性化發展需求。

4 結 論

計算機信息技術的發展，為辦公自動化創造了條件。隨著經濟活動的不斷加強，辦公自動化的需求也在逐漸提高，辦公自動化不但能夠提高辦公信息處理的速度，還能夠為企業節省成本，完成企業管理。計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用雖然已經比較成熟，但是仍然存在一些問題，面對這些問題需要創新服務模式，健全辦公自動化功能及服務，從而才能加快辦公自動化的進程。

參考文獻：

[1]劉向輝.計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用探究[J].軟件，2013（3）.

[2]胡文海.計算機信息技術發展方向及其運用探究[J].煤炭技術，2013（6）：85.