論建筑項目的施工檔案管理改革方向

韓聰

【摘 要】施工檔案真實反映了工程項目的施工過程，其中還囊括了工程的特點和內容等，為規劃和管理工作提供依據。施工檔案真實的反映了房產、地產以及設備產的形成過程，對全過程進行了記錄，為產權關系提供法律依據因此，科學的利用建筑施工檔案，能夠有效避免并解決產權糾紛問題。

【關鍵詞】建筑項目；施工檔案；管理改革

一、施工檔案在建設工程管理中的重要性

在建設工程中，施工檔案是評定工程質量等級的主要根據，是查驗工程質量等級的主要憑證，也是改建工程不可缺少的資料之一。當施工單位竣工驗收交付使用一定時期后，由于施工中存在著質量隱患或養護措施不得力等原因，工程相繼出現各種質量缺陷，為了保證施工質量，延長工程使用壽命，必須進行維修和補強。這就必須通過查閱該工程的檔案，以便采取合適、有效的措施。工程技術規劃和設計人員必須詳細了解工程下面的各種工程管線的布局和走向，以便做出正確的規劃和設計，這些資料可以通過查閱該工程的檔案獲取。

二、建設工程施工檔案管理中存在的問題

（一）施工檔案管理人員的檔案管理意識不高。一般來說，在施工企業內部，經常會利用的工程檔案資料包括技術圖紙、施工驗收證書、竣工效果圖等相關資料，相對來說其他檔案的利用率不高。施工企業內部檔案管理人員并未深刻認識到檔案管理工作對企業發展的重要性，對檔案管理工作不夠重視。

（二）檔案管理工作與項目施工不同步。有的施工單位并不重視工程檔案管理工作，相關的檔案管理工作與項目建設施工工作不同步，并且不同施工階段中，不同施工單位及部門對檔案管理采取了單獨保管的形式。當工程竣工時，要對如此復雜龐大的工程業務資料進行收集、整合、整理，其難度可想而知。

（三）檔案歸檔水平及質量不高。雖然，當前一些施工企業已經開始認識到檔案管理的重要性，但是其側重點表現為量的提升，并沒有注重檔案管理的質量以及精細化管理。此外，一些項目部門不能夠準確把握施工企業工程檔案的收集范圍和內容，造成很多沒有保存價值的工程資料也會被保存歸檔，使檔案不能夠優化管理。

（四）施工檔案管理的不規范。對工程質量造成了影響在我國現行的標準與試驗規程中，對原材料試驗的取樣方法、取樣代表數量、取樣頻率等均有明確的規定。但是，因為試驗人員水平參差不齊，或施工單位為了整理資料方便，或施工單位為了經濟利益的考慮，使得試驗中取樣缺乏代表性，取樣頻率不足，代表數量不確切的現象頻繁出現，所以試驗結果不能較全面地反映工程的實際情況，有可能使某些本不合格的材料因漏檢而應用于工程中，給工程種下質量隱患。

三、建設工程施工檔案管理的措施

（一）增強檔案意識，確定施工企業工程檔案適當的歸檔范圍。施工企業工程檔案的歸檔范圍應當包括：在工程準備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有工程開工審批表的填寫工作，建設單位和設計單位的施工圖紙的審核工作，工程的規劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會審工作和技術交底工作；在施工過程中，還應當做好施工文件材料的整理工作，制定好原材料匯總表，施工設計變更圖的修改和完善。

（二）確保工程檔案資料的真實性和有效性。為了確保建筑工程形成文件材料的真實性和準確性，項目管理人員在建筑項目施工過程中，應當依照相關法律規定明確工作人員的法律責任，由項目責任人員負責簽字工作，絕不允許代簽問題的出現。對于確實因為特殊原因不能進行親筆簽字的，項目責任人員需要出具委托授權書，保證授權委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中，應當防止數據或者文字表達錯誤的出現，一旦發現問題，責任人應當立即修改，保證檔案資料的真實性和合法性。

（三）加強檔案管理業務指導，控制檔案管理的過程。其一，在項目開工建設之前，要把工程竣工檔案的質量要求及相關的管理細則明確告知給建設單位。同時，在重點施工項目進行中，要主動深入到施工現場對施工、監理等相關單位工程竣工檔案的編制方法給予業務指導。其二，可以采取多樣化的指導方式給予指導，如可以進行重點工程竣工檔案培訓，也可以利用網絡、廣播電視、視頻會議等方式對重點工程的建設單位給予相關的業務指導。其三，檔案管理部門可以不定期地根據建設單位或施工、監理等單位的需要，進行跟蹤式指導服務，必要時可以委派專門的業務指導人員對相關單位進行上門指導，進而從根本上改善檔案管理質量。

（四）加強信息化建設。檔案管理信息化發展是現階段檔案管理發展的必然趨勢，隨著辦公自動化系統的應用，檔案資料的內容更多的是數字化檔案信息。構建完善的檔案信息管理系統，能夠通過一些計算機技術加密的方式對數字化檔案信息進行安全管理。對一些重點和密級較高的檔案管理，檔案信息管理系統可以對權限進行有效的分配，加強對檔案的保密防護。在檔案管理工作中，要處理好紙質文件與電子文件的共存及處理工作。在紙質檔案歸檔的同時，也要做好對重要的紙質文件、實物文件通過掃描、翻拍的方式進行數字化的轉換工作。檔案信息在使用階段，要做好相關的審批工作。

綜上所述，作為施工過程的真實記錄，施工檔案在建設工程中有著不可替代的作用。工程施工單位必須要加強檔案管理意識，明確施工檔案管理的重要價值，不斷對檔案管理工作進行強化，進而提升我國建設工程行業的質量水平。

參考文獻

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