冶金高?？萍紮n案分類之我見

文/遼寧科技大學 楊曉慧

冶金高?？萍紮n案分類之我見

文/遼寧科技大學 楊曉慧

科技檔案分類，是檔案管理學的重要組成部分；是科技檔案管理的一個重要環節；是有效管理科技檔案的基本方法?？萍紮n案分類的目的在于應用?？茖W分類能迅速而準確地提供利用。本文結合工作實際，論述了對冶金高?？萍紮n案分類工作的認識和實際應用。

冶金高校；科技檔案；分類科技檔案分類原則應遵循科學性、實用性和長遠性?？茖W性，就是要按分類學的一般原則，結合科學技術的客觀規律和本科學、本部門的特點進行分門別類；實用性，就是便于保管、便于快速查找，層次清楚，簡明扼要；長遠性，就是要結合本科學的長遠發展，結合檔案管理現代化要求進行分類。這三條原則是相輔相成的，是現代科技檔案分類必須遵循的，只有遵循這些原則，才能做到科學分類。

隨著現代科學技術的迅速發展，科學技術的不斷革新，推動了科技檔案管理的飛速發展和不斷變化，科技檔案也就相應地出現許多新的分類方法。不同學科、不同類型、不同部門的科技檔案，有著不同自然形成規律和特點，分類方法也有所不同。目前通常采用的分類方法有：按工程項目、產品型號、設備型號分類；按專題、專業分類；按地域、按體制、按時間分類等等。

根據科技檔案分類的原則，結合高校專業性強、學科較多的特點，我校采取了數字為代號，按學科分類的方法，通過認真總結，以數字為代號，按學科分類有以下5個特點：

一、按學科分類可保持學科的系統性

我校是一所以工學為主，涵蓋工學、理學、經濟學、管理學、文學、法學、藝術7大門類的多科性大學。學校始建于1948年。1958年成立本科學院——鞍山鋼鐵學院，隸屬于原冶金工業部，是我國較早組建的冶金高校之一。我?，F設有本科專業50個，省、部級重點學科5個，具有博士學位授予權的一級學科1個，二級學科6個，具有碩士學位授予權的一級學科9個，二級學科39個。在每年教學、科研時間中，都會產生一定數量的教學成果和科研成果，這些成果便是我?？萍紮n案的主體，這些檔案來自各個學科，如果按專業、按體制、按時間、按專題分類，都有弊端，如果把多學科的東西混雜在一起，給查找、利用造成一定困難。如果按學科分類，就把各個學科的教學成果和科研成果自然地匯集在一起。既便于查找，又便于利用。以科研類檔案為例：一個學科的科研成果，也就是這個學科的科技檔案，這些檔案既是一個專題的研究成果，也是這個學科的研究成果，那么這些研究成果，既有基礎理論研究，又有應用研究，還有發明研究，這三類研究就構成了這個學科的系統性。這樣，這個學科的科技檔案既體現了一個課題的完整系統性，也保持了每個學科科技檔案的相對獨立性和系統性，以及他們之間的有機聯系。

二、按學科分類能保持學科的聯系性

教學、科研工作連續性很強，比如教材的編寫、課題的研究都具有一定的連續性。例如：有些科研課題需要幾年、十幾年、幾十年才能完成；有的攻關課題需要幾代科技人員去連續完成；有的課題因故中斷或取得負結果的都要及時歸檔，這些重要的階段總結、試驗記錄、論文、階段成果、研究的負結果都是寶貴的科技檔案，會給后來的科技人員研究提供借鑒。因此按學科分類，充分保持了學科成果研究的連續性和成套性，大大方便了科技人員的充分利用，同時為學科總結經驗、發展學科提供了方便條件。

三、按學科分類方便利用

第一，按學科分類，科技檔案存放順序和檔案分類方案是一致的，便于迅速查找，方面利用.第二，按學科分類，科研檔案既體現了每個科研課題的獨立性，又保持了學科的系統性、連續性，這樣既能滿足科技工作者的專題需要，也能滿足科技工作者涉獵大量成套性和系統性科技檔案的需要。第三，科技檔案有一定的保密性，特別是一些密級較高的科技檔案在一定時間內，有一定的密級，按學科分類組卷，便于保密，方便利用。

四、按學科分類方便鑒定

按學科分類，保持了學科的獨立性、完整性、系統性，這樣就便于分析比較，便于鑒定。例如：一個學科的科研成果，標志著這一學科在各個不同歷史時期的發展情況，這些研究成果檔案，無論是基礎理論研究，還是應用研究和發展研究，它們之間存在著一定的內在聯系，鑒定這些成果檔案的學術價值、歷史價值、實用價值和經濟價值時，必須分析它們之間的內在的有機聯系，才能正確評價這一研究成果檔案在科研工作中的地位和作用，從而得出正確鑒定科技檔案價值的結果。也就是說，按學科分類，便于鑒定。

五、按學科分類便于信息化管理

管理科學有以下4個特征：即以決策作為管理的中心思想；要求對各種管理行為進行定量的可行評價；大量應用數學模型；廣泛應用計算機作為管理的主要技術手段?？萍紮n案管理現代化、計算機化、科學化是歷史的必然。不管我們現在條件具備與否，但在我們制定分類大綱時，必須遵循長遠的原則，考慮到信息化管理的因素。首先要注意做好科技檔案的基礎工作和標準化工作，逐步由手工管理向計算機信息化管理過渡?？萍紮n案分類不科學、不合理會造成檔案前期處理工作繁重，勢必給檔案管理的信息化建設造成困難，因此延誤信息化管理的時間。按學科分類案卷專題性強，便于信息化管理。

事物都是一分為二的，按學科分類，有一定優點，有一定的科學性和適用性。但也有其弊端。其一，分類層次較多，一般需要四層，這樣分類號多和號碼較長，在不熟悉代碼含義的情況下，不能一目了然。其二，排架時箱內需留有一定空間，一定時間需倒架，案卷所在箱不能長期固定。

總之，按學科分類，有它一定的科學性和實用性，由于受筆者的主觀和客觀條件所限，對學科分類的特點揭示和闡述的還不夠確切和深透，所以按學科分類是不是目前諸分類法中的最佳方案，還有待進一步探討。