信息時代基層檔案管理對策研究

楊愛華

【摘要】本研究通過探討信息時代下基層檔案管理中存在的問題，提出了該背景下的基層檔案管理的對策，以適應新時代下基層檔案工作的要求。

【關鍵詞】信息時代 檔案管理 人員素質

當今社會信息化的飛速發展已經對檔案管理工作產生了很大的影響，一方面檔案的信息化能夠加速資源的使用和分享，另一方面也對檔案管理工作帶來了更大的挑戰。因此，本文針對信息時代下的基層檔案管理進行一些探討分析。

一、信息時代下基層檔案管理中存在的問題

（一）基層檔案人員管理思想存在的問題

檔案利用程度較低。目前基層的檔案管理中仍偏重于對檔案的保管和分類整理，而不注重檔案的利用和交流，檔案管理人員的思想相對封閉，沒有強烈的市場意識，把室藏檔案作為一種資本或者實力對外展示，卻沒有確立檔案的效益觀念、競爭意識和信息最大化利用的意識?；鶎訖n案管理人員的相對保守的觀念使得本應服務于社會工作的檔案，僅僅成為一種躺在檔案室的資料。

檔案收藏注重數量，輕視檔案質量。在日常的基層檔案管理中常會出現一味追求室藏檔案的數量，追求使用檔案的人次、卷次和檔案的種類數和文字數，對于檔案信息的質量則相對不太注重，對于提高檔案使用效果也不重視。

檔案管理人員缺乏改革和創新意識。在日常的檔案管理中，對于檔案工作缺乏足夠的工作熱情和動力，整個工作環境相對沉悶、缺乏活力，常常是有需要查閱檔案才進行查找，不能夠進行主動的檔案服務工作，相關部門有檔案處理工作時才進行檔案管理。長期以往，整個檔案管理團隊缺乏工作激情，整日生活在相對閉塞的環境中，滿足現狀，缺乏上進心。

（二）基層檔案管理人才存在的問題

檔案管理人員整體素質不高。檔案管理人員因為種種原因，在體制中長時間的浸潤下，逐漸沾染一些不良的工作作風，工作時缺乏工作壓力和上進心，往往由于沒有管理人員監督管理導致檔案管理人員工作能力低下、工作態度也常會出現問題甚至會出現消極怠工、服務態度惡劣的情況發生。

檔案管理人員的知識結構較落后。在我國的數十萬的基層檔案管理人員中，檔案管理人員普遍存在著文化水平相對較低、檔案服務水平較低、相關高級職稱人員比例較低和專職檔案管理人員及比例較低的問題。由于檔案管理人員知識結構的制約，在面對日新月異的社會新形勢下的不同行業的檔案會顯得捉襟見肘，使得檔案管理工作的準確性和工作效率較低。此外，由于缺乏必要的市場化運作機制，使得檔案工作面對外界的變化時，缺乏臨時應變的能力。目前檔案管理人員知識結構的落后已經嚴重制約著檔案工作的發展和改革。

（三）信息化技術應用后檔案管理工作仍亟待完善

一方面由于傳統的文字檔案存在數量和規模巨大，進行數字化轉化的任務比較艱巨；另一方面基層檔案電子化處理之后缺乏系統的整理和分類，使得數字化后的檔案在進行查閱使用時，查找較為費時，浪費了大量的時間精力。

二、信息時代下基層檔案管理中的對策

（一）轉變檔案管理工作思想觀念

針對檔案使用率較低，重檔案的數量，輕檔案的質量，最重要的是需要從轉變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立檔案管理工作的重要性和危機感，意識到檔案管理工作市場化的需要。另外需要使用合理的檔案開發技術，使得檔案的數量和質量能夠同步提高。在面對信息時代下檔案工作需要主動學習，積極進行檔案工作的改革和調整，適應新時代的要求。

（二）提高檔案管理人才隊伍的素質

進行檔案工作人員的篩選優化。對于檔案管理人員存在的素質不高的問題，首先需要對現有的檔案工作人員進行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態度消極，工作技能嚴重不過關和玩忽職守的人員，保證整體檔案管理隊伍的先進性和積極性。

進行科學的檔案工作人員學習管理。檔案室管理人員需要從自身出發，認識到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據檔案室的實際情況，進行細致嚴格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規章制度，明確各部門工作人員的工作內容和職責。同時需要進行定期檔案管理人員的工作技能培訓，對于新行業新領域的進行足夠的培訓學習，同時要求工作人員不斷完善自身的知識結構，即使不能做到所有行業的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業和部分新興行業上做到檔案管理工作技能達標。

（三）完善檔案的信息化處理工作

對于龐大的檔案信息化處理工作，需要根據檔案實際情況進行合理安排選擇，有計劃有步驟的漸進式的完成信息化處理。一般來說，對于館藏中使用頻率較高、影響范圍較大、具有代表性的、數字化價值較大的部分檔案優先進行信息化處理。之后在根據檔案進行信息化處理的難度由易到難進行選擇進行處理。通常來說，檔案紙面平整、紙張厚度適宜、紙張彈性適宜、易于進行高速掃描的優先進行。同時需要進行檔案分類和統計等數據庫處理，選擇合適的數據庫種類，方便數字化后的檔案便于使用、查閱等。

三、結語

信息時代下的基層檔案管理應該首先轉變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立積極主動的工作服務態度，主動迎接和面對新形勢下的工作內容和方式的轉變；需要加強檔案管理工作人員的人才隊伍的建設和優化，對于工作態度消極、工作技能嚴重匱乏的人員進行優化，為滿足信息化的檔案管理工作需要定期進行人員培訓和學習，尤其是一些新興行業的檔案管理工作的學習培訓；在進行檔案的信息化工作時需要按照檔案的社會效益等標準優先進行處理，按照由易到難的順序有計劃的進行信息化處理工作。

參考文獻：

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