淺談行政事業單位檔案管理的創新思路

王兵

摘 要：行政事業單位的檔案管理記載了重要的數據資料和相關信息，對行政事業單位的發展有重要的作用。然而當前的檔案管理工作依然處于相對滯后的狀態，對行政事業單位的穩定發展有很大的制約。本文分析了目前行政事業單位檔案管理工作中的一些不利因素，并提出了一些改善和加強檔案管理的創新思路和措施。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；創新思路

目前國內許多行政事業部門對管理檔案的工作不重視，致使檔案管理工作始終處在比較滯后的狀態中。且大部分行政事業單位的檔案管理依然沿用傳統落后的管理方法，無法滿足快速發展的社會要求，因此必須要加強對行政事業單位檔案管理的重視，才能不斷地提高行政事業單位的整體發展水平。首先要創新管理途徑并加強創新管理思路，才能有效地將檔案管理落實到實際應用中。然而，管理檔案是較為繁雜的一項管理工作。所以一定要建立完備的管理機制與管理措施，才能持續滿足新時期行政事業單位革新以后的運營管理需要。

1 檔案管理的基本性質

檔案管理工作按基本性質來說，是一項管理性、服務性、政治性的工作。首先，檔案管理工作不能直接產生經濟效益，檔案管理的文件資源不能被利用而產生物質財富，而是專門管理各部門原始檔案實體和檔案信息的一種系統工作；其次，檔案管理系統并不是孤立存在的，而是和其它各項管理系統相互依存、互相影響的，檔案管理通過信息化管理服務于其它管理系統，目的最終還是為了更好地服務于社會；再次，在社會歷史發展的進程中，檔案管理工作是一定的階級關系和階級利益的根本體現，所以對檔案管理必須具有保密的要求，這是檔案管理工作政治性的重要表現。進行檔案管理工作，要遵循集中統維護檔案的完整與安全和便于利用的原則。

2 行政事業單位檔案管理的普遍問題

2.1 檔案管理工作中的基礎業務薄弱

目前行政事業單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些行政事業單位己經建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經常會出現嚴重的組卷混亂現象。同時行政事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發一些工作上的問題。

2.2 檔案管理的設施比較落后

行政事業單位由于對檔案管理沒有引起足夠的重視，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態。檔案管理的硬件配套設施相對落后。上級領導在檔案管理上資金投入不足，資金短缺使得硬件配套管理設施比較落后。有些單位辦公條件較差，集辦公室、檔案室、接待室于一體，檔案的保護設施配置落后，缺乏一些防盜的鐵門、鐵窗的基本設施，檔案管理上不夠整齊、統一和規范，檔案柜不能統一整齊，比較紛雜零亂，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。

2.3 檔案管理人員整體素質不高

行政事業單位檔案管理工作是一項專業性很強的系統工作，但是目前來看有些單位檔案管理人員身兼多職，疲于應對其它的口常事務，使得管理檔案工作相對比較薄弱，另外很多從事檔案管理的人員自身的素質和專業水平不高，再加上未經過相關的系統培訓，由于缺乏相關的理論知識和先進的信息技術經驗，導致在檔案工作中文件管理工作把握不準確，一些管理人員經常會進行變動使得檔案管理工作出現混亂不堪的局面。

2.4 沒有完全開發與利用檔案資源

行政事業單位檔案對于一個國家來說，是寶貴的文化財富，但是在行政事業單位中進行檔案管理工作時，單位只是關注了檔案資料的收集、保管與整理工作，對于檔案資料的開發和利用力一而還不夠完善，這樣就導致檔案應有的作用沒有完全發揮出來。

3 行政事業單位檔案管理的創新思路和措施

3.1 加強管理，使檔案管理的水平有所提高

為了保證行政事業單位檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據單位發展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質量，確保檔案管理工作更加利一學化、規范化。

3.2 引進信息化管理，有效提高工作質量

信息化時代的發展使各種高科技技術都得到飛速的發展，尤其是計算機技術在各個領域中得到廣泛的應用，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而能夠提高檔案的使用效率和工作質量。

3.3 提升管理服務，促進檔案的利用率

當前行政事業單位在檔案管理白舫}病是管理方式單一、成效差，整體管理水平太低因此，建立完備的檔案管理服務機制，更新服務方式，加強信息化服務建設，有效的提升在線服務管理能力是唯一的途徑單位領導必須高度重視檔案管理工作，通過優化資源配置，提供有利條件，修正科學合理的管理措施，才能夠強化提高行政事業單位的檔案利用率，更好的發揮出檔案的應用價值。

3.4 建立檔案信息共享，提升應用價值

檔案管理的最終目的是通過完整、細致的數據資料、信息資料管理給使用單位提供專業、科學、準確的數據資料，提高行政事業部門的整體管理水平和綜合實力然而，檔案管理的技術落后會對檔案管理的科學發展起到牽制作用，影啊到其應用和創新價值必須采用高科技的管理技術，實現檔案資源的更新共享，才能夠從本質上實現管理檔案的目標，滿足社會發展的需要檔案管理的資源共享不僅能夠促進行政事業單位本身的發展，也能夠進一步加強各部門之間的溝通和交流，促進單位內部之間對檔案資源的了解，提升工作效率檔案管理采用聯合目錄的方式并引人互聯網技術，就可以方便地形成網絡間的互動和信息資源的共享，有助于檔案管理的各項應用價值的開發和利用。

結束語

總之，行政事業單位中的檔案管理工作在整個事業單位的發展過程中具有十分重要的作用，為了確保檔案管理能夠發揮其應有的作用，行政事業單位的檔案管理要開拓創新，必須沖破落后的思維限制，不斷完善和改進管理模式和方法，建立科學的先進的管理方案，最大可能地發揮出檔案管理的社會價值和經濟價值。對事業單位提高整體管理能力有積極促動作用，應依據市場發展的規律，創新檔案管理的新思路、新途徑，促進事業單位的整體協調發展。

參考文獻

[1]任相蘇.淺論行政事業單位檔案管理創新思路[J].中國科技財富，2010，（18）：171.

[2]李維龍.淺議行政事業單位檔案管理的創新思路[J].黑龍江史志，2015，07：168.

[3]孟麗君.信息化條件下對事業單位檔案管理創新思路的探討[J].黑龍江科技信息，2015，27：161.