高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策

趙陽

摘要：高職院校學生檔案是學生在校期間的學習、技能掌握狀況以及實踐活動中逐漸形成的一種個體表現的記述。文中就當前高職院校學生檔案管理工作現狀以及存在的問題，分析并提出了相應的檔案管理工作改進措施，以期可以為我國教育事業盡一份力。

關鍵詞：高職院校;學生檔案;管理工作;問題及對策

中圖分類號：G71 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）027-0000-01

高職院校相對于普通高等院校，主要是以培養技術型人才為主要目標。學校的職責主要使學生具備必要的理論知識和科學文化基礎，對所學技術熟練掌握和靈活應用，著重培養學生的表達溝通能力，強化學生職業技能的培訓。高職學生檔案是將學生在平日里的學習、技能活動等進行記錄，是對個人成長過程的一個完整體現，這不僅反映學生在校期間的表現優劣等情況，也是學生所在學校校紀校風的重要體現。因此，高職院校做好學生檔案管理的工作非常重要。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

高職院校對學生檔案管理有助于學校對學生進行統一的常規管理。學生在入校之后，隨之會帶來一些自身的材料，比如成績單、每學期的表現評價等，將這些材料整理歸檔，給學校和老師提供了一個考核標準和重要的參考價值。學生的檔案是學生在校期間直接形成的一個文件，而非編造的，是一個學生在校期間的表現的最直接的反映。高職院校的學生檔案的建立也可以為用人單位對該校學生的入職等事項提供一個重要的參考依據[1]。

二、高職院校檔案管理工作現狀及存在的問題

在人們的傳統觀念中，檔案管理工作就是一項技術含量比較低的工作，它的功能就是將學生資料進行整理保存，因此學校的檔案管理工作發展通常都比較落后和緩慢。另外，高職院校普遍創辦的時間并不長，加之國家對學校學生檔案的重視程度不夠，因此，高職院校在檔案管理方面存在著諸多問題亟待解決。

（一）缺乏必要的檔案意識

由于檔案管理工作未引起學校領導和教師、學生的重視，檔案意識比較薄弱。學生在填寫自己檔案時候，往往都是敷衍了事，事后教師也不會進行核對等必要的工作。另外，大多數高職院校并未安排專職人員從事學校學生檔案管理工作，且從事此工作的人員業務水平也普遍偏低。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

高職院校檔案管理工作未得到學校領導等相關人員的重視，缺乏系統的檔案管理制度。某些省市發布了一些檔案相關的文件資料，但在高職院校的大多檔案管理工作人員對國家檔案整理相關的法律、法規等重要文件沒有進行充分地學習和理解，導致出現檔案材料不全面、內容不完整等一系列問題。除此之外，為了避免個人隱私的泄漏，檔案的轉交是不允許本人遞交的，但通常高職院校的學生大多都是讓學生本人遞交，造成了泄密現象，有的檔案甚至出現材料改動的現象發生。

（三）高職院校檔案管理手段落后

隨著社會不斷發展，科技不斷進步，在信息化高速發展的時代，高職院校自從普遍建立以來，招生規模不斷擴大。隨著高職院校學生的增加，學生檔案材料的遞送數量也不斷加大。由于學生檔案存放時間較短，加之畢業之后的去向不一等，高職院校以相對落后的手工模式的檔案管理方式根本無法達到合理有序的進行檔案管理工作[2]。

三、改善高職院校檔案管理工作措施

高職院校的檔案管理工作和高職院校的建設息息相關。高校學生檔案從屬于人事檔案，大多數的人事檔案都始于學生檔案，因此，高職院校學生檔案的管理工作至關重要。

（一）加大檔案管理工作宣傳力度，強化檔案意識

為提高學校教師、學生的檔案工作的認識，就要大力宣傳學生檔案的重要性，強調歸檔材料以及各種歸檔文件資料的重要性，只有這樣才能充分調動學校領導和學生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高職院校的領導應該將檔案管理工作納入學校的整體發展規劃中，使廣大教職工了解檔案相關知識以及重要價值，調動他們的積極性，是教職工人員更多的自愿參與進學校學生檔案的收集、整理和保管等相關工作中。高職院校要樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學校的每一個員工都認識到檔案的管理關系到每一個畢業生的就業、工作等重要事宜，也對學校的名譽有很大影響。

（二）提高檔案管理人員的業務素質，加強檔案管理團隊的建設

要想將學校的學生檔案管理工作搞好，建立一支強大的檔案管理團隊勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業知識、信息化技能以及強大的責任心和耐心。隨著高職教育形式迅猛發展，學生檔案管理工作也隨之發生變化，這就需要學校對檔案管理工作人員定期進行培訓，使他們盡快掌握最新的現代化管理技術，用于學生檔案管理中。

（三）豐富學生檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校主要是以培養高等技能應用型人才為主要目標，學生檔案內容也應該注重實際。學生在校期間的各方面表現都應該一一歸入個人檔案，保證學生檔案的全面、真實性，真實的反映出學生個體的成長經歷，同時也對一些不良行為起到一定的遏制作用。比如，學生在校期間如果因考試作弊、打架等受過處分，后來因表現優異處分撤銷等材料也應該完全歸入學生檔案，以便于為就業單位提供一個全面真實的參考依據。

（四）完善檔案管理制度，實現檔案信息化管理

“沒有規矩，不成方圓”，高職院校應該建立健全的檔案管理制度，學校領導等相關部門應該切實管理好檔案資料的收集、考核等工作。高職院校應該逐步實現學生檔案的信息化管理，運用計算機等現代化技術手段，將學生的檔案資料整理規范后錄入信息庫，并隨時錄入學生的的最新信息，定期對其進行維護和更新，以確保信息的完整、真實有效性。高職院校實現對學生檔案管理工作的規范合理化有利于檔案管理工作朝著更好的方向發展[3]。

四、結語

總而言之，高職院校需要進一步加強對學生檔案的管理工作，應該努力做到資料收集規范、歸檔及時有效等一系列相關事宜。合理運用現代科技手段對學生檔案進行整理保存，檔案管理工作人員要在思想、制度上充分認識到檔案管理的重要性，切實落實好本職工作，不斷促進高職院校教育事業的發展。

參考文獻：

[1]董林旭.高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中華建設，2014，09：94-95.

[2]包鈺.高職院校檔案工作存在的問題及對策[J].才智，2016，20：36.

[3]劉靜.高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].科技創新導報，2015，18：185+187.

作者簡介：趙 陽（1969-），男，山東德州人，學歷：大學，研究方向：技能鑒定及檔案管理，山東省德州職業技術學院職業技能鑒定所所長，一級實習指導教師、高級技師，從事技能鑒定工作實踐與研究，2012年該所被人力資源和社會保障部（人社廳函[2012]544號）授予全國首批“國家示范職業技能鑒定所”。