淺談企事業單位保密工作檔案的構建、管理和利用

□ 張雪濤

淺談企事業單位保密工作檔案的構建、管理和利用

□ 張雪濤

即將于2017年7月起施行的新保密資格標準要求：“單位應當建立保密工作檔案，由保密工作機構和業務部門按照職責分工分別建立；檔案內容應當完整真實，反映單位保密工作開展實際情況……”可見，企事業單位的保密工作檔案應當與實際工作情況緊密結合，檔案的基本要求除了完整性、真實性以外，其體系化構建、科學管理、有效利用也十分重要。

自上而下分級構建保密工作檔案

按照類別，保密工作檔案可分為“保密責任”“保密組織機構”“保密制度”“保密管理”“監督與保障”五大類，每一類別下分設具體項，每一項下再結合具體情況依次往下分設小項和卷。通常情況下，按照企事業單位的組織機構層級劃分，由取得保密資格認證等級的單位為一級主體建立總體保密工作檔案，下屬單位建立二級保密工作檔案，具體部門則建立三級保密工作檔案，涉密人員則建立個人保密工作檔案。每一級保密工作檔案應當有所區別、各有側重：一級保密工作檔案應當具備總體性、完整性和全面性，涵蓋本單位保密工作的整體層面，檔案管理應當齊全、規范、有序，由專人負責管理。二級、三級保密工作檔案應突出與實際業務工作相結合的特性，例如，在制度建設檔案方面，由一級制度中的“辦法”細化到具體的“細則”，更具可操作性和管理特色。在載體、人員、會議管理等其他方面的記載、記錄應更加詳實、充分和具體。個人保密工作檔案通常由與個人保密工作相關的資料構成，由個人存入保密資料專用盒妥善保管。

歸口管理分工構建保密工作檔案

保密工作檔案的分工構建是指保密檔案由保密工作機構和業務部門按照職責分工分別建立。保密工作機構根據職責范圍，負責建立規章制度、組織機構、監督管理、條件保障等保密檔案。同時，保密檔案素材的實際來源產生于各相關業務部門，僅由保密工作機構負責建立檔案既不符合實際又不利于保密管理應融入業務朝常態化發展的管理要求，因此需要貫徹“業務誰主管、保密誰負責”的原則。只有各業務部門與保密工作機構密切配合、通力合作，才能建立健全本單位保密工作檔案，才能真正將保密工作融入日常業務。

“數字化”構建保密工作檔案

保密工作檔案的立體化構建離不開信息化建設，“數字化”保密工作檔案能夠彌補傳統的紙質保密檔案收集效率低、數據分散、信息滯后、形態固化不方便利用的缺點，將分散的各類保密管理數據信息由“點”串成“線”、由“線”匯成“網”，再由“網”相互聚合生成完整的保密工作檔案數據庫，使傳統的紙質保密工作檔案“動態化”、“活”起來，為企事業單位提供更有效率、更精準化的利用。

“數字化”保密工作檔案的基本數據來源于企事業單位的具體實際業務。無論是與人員相關的資格審查、崗位定密、密級調整、保密培訓、因公因私出國（境），還是各類載體的產生、復印、傳遞、歸檔、銷毀以及設備的出入庫、使用、報廢，或是論文發表、宣傳報道等各類保密事項，均可通過信息化管理平臺發起申請流程，經審批辦結的流程信息自動歸入系統數據庫；數據庫內收集的信息則按相關管理要求，依照程序設定，自動進行數據的整理、分析、匯總，最終形成動態的數字化檔案。

通過信息化技術，載體的輸出、使用、銷毀等各個環節環環相扣，形成閉環管理，在其生命周期內不斷生成新數據，這些動態的數據共同構建起載體的數字化檔案。管理者根據需求既可從數據庫中直接提取特定數據信息，又能通過程序設定得到經系統分析匯總后的數據信息，如全單位或各部門的載體數量、各類密級載體留存比例、某一段時期內的光盤銷毀量等，實時掌握本單位載體總體概況和具體情況，為保密管理決策提供依據。

載體的數字化檔案僅僅是整體保密工作數字檔案中的一個組成部分，除載體外，人員的、設備的、各類保密活動的數字化檔案如同相互褡褳的數據網絡，共同構建起全方位的立體化保密工作檔案。

科學管理保密工作檔案

作為能真實反映、記錄企事業單位保密管理工作開展情況的專項檔案，保密工作檔案的管理原則和管理要求是“確保檔案材料的完整性、真實性、安全性和連續性，便于各項保密工作的順利開展”。企事業單位應對保密工作檔案實施科學、規范的管理：

1.保密工作檔案必須獨立存放于專用保密柜，并指定專人管理、專人負責；

2.應建立保密工作檔案的管理登記臺賬和查詢目錄，收集的各項材料應及時歸檔、定期整理、年底裝訂；

3.結合企事業單位具體情況，對保密工作檔案實行相對集中的統一管理，由一級單位管理本單位總體保密工作檔案，下屬二、三級部門管理本部門保密工作檔案，個人管理本人保密工作檔案；單位保密管理部門負責本單位全面保密工作檔案，人事部門、信息部門、黨辦、科技辦分管本單位人員、信息、宣傳、外協等歸口管理部分的保密工作檔案。

4.保密工作歸檔的材料必須真實、詳細、合規，具備見證性和有效性。例如保密組織機構、職責分工和制度類的檔案必須是單位正式公文；保密監督檢查和教育培訓應使用專用檢查記錄表、培訓記錄表，由檢查人/被檢人、培訓人/參培人分別簽字確認；保密整改單應自上而下細化問題項，并有具體的整改措施、歸口責任部門、時間節點和對應的落實完成整改的情況反饋；各類保密活動審批事項檔案應自下而上層層審批，不可缺失任一環節；凡標識有密級的文件應有定密責任人簽名和具體的定密依據；除以正式公文、領導批示、會議紀要形式展現保密工作開展情況外，凡在實際工作中解決問題或依程序議定的事項應形成備忘錄納入檔案……

有效利用保密工作檔案

建立檔案的最終目的是為了利用，企事業單位的保密工作檔案不應僅為滿足保密資格認證標準要求而建，為取證而設，它應當成為本單位保密管理工作開展的基石，為本單位保密工作的開展提供實際有效的利用。

紙質保密檔案為保密管理工作開展提供有效依據和支持性證據

各項保密規章制度使保密管理工作有章可循、有法可依，為本單位保密工作的順利開展提供有力保障；保密承諾書、保密協議書、保密責任書具備相應的法律效力，簽署人一旦違反須承擔相應的黨紀、政紀責任和法律后果；資格審查等相關人員檔案為企事業單位管理和利用人才提供必要依據；項目密級、密項清單則為項目管理提供充分具體的定密依據；保密工作計劃和總結、保密檢查和整改記錄、會議紀要、備忘錄等均為本單位保密工作具體開展情況的真實反映，為保密管理水平的持續提升積累出豐富的管理經驗，為下一階段保密工作的開展打下堅實基礎。

數字化保密工作檔案實現保密管理的實時動態監管，促進保密常態化管理

在保密工作檔案中，臺賬無疑十分重要，人員、載體、信息設備與存儲設備等各類保密工作臺賬為企事業單位的日常保密管理工作提供了直觀數據和決策依據?！百~物相符”既是對各類保密工作臺賬的基本要求，也是臺賬管理中的難點。數字化保密工作臺賬能及時反饋各種最新變化，使其實現動態化管理，讓企事業單位在第一時間全面掌握本單位的最新情況，并能第一時間發現問題進而解決問題，提高保密管理工作效率，達到實時監管的目的。由于各類數字化保密臺賬與業務開展過程緊密結合，能從各個環節深入融入業務工作，企事業單位應用數字化臺賬開展實時動態監管，自然而然也就推動和實現了保密工作的常態化管理。 (中國核動力研究設計院)