當前時期下高校檔案信息化管理存在問題及對策研究

李小芳

摘 要：近些年來，我國高校陸續開展了關于檔案信息化管理的改革，并取得了一定的成效。但由于改革時間較短，在實際的信息化建設中任然存在很多問題。本文首先分析了當前時期下高校檔案信息化管理存在問題，其次針對這些問題進行了深入思考，提出了幾點改善對策以供他人參考。

關鍵詞：高校；檔案；信息化；管理

隨著信息技術的不斷發展，各行各業已經開展了關于信息化管理模式的改革。在檔案管理中，運用信息技術可有效提高單干管理效率及質量，而進行檔案管理信息化建設又是國家信息化戰略提出的要求。面對這樣的趨勢，高校檔案管理進行信息化建設已成必然趨勢。

1 當前時期下高校檔案信息化管理存在的問題

1.1 檔案信息化管理基礎設施較為落后

檔案信息化管理需要一些基礎設施的支持，如計算機等，而現階段，很多高校并沒有加大檔案信息化管理基礎設施建設力度，使基礎設施較為落后，滿足不了現代檔案信息化管理的需要，具體體現在以下幾點：（1）很多信息化基礎設施并沒有配置，如用于進行檔案信息化管理的服務器等。同時，很多基礎設施都已經使用了很多年，如計算機還是“大頭機”，打印機、復印機也相對落后。（2）很多高校并沒有實行網絡化的檔案管理模式，如檔案管理用的計算機并沒有連入網絡，很多辦公軟件還是單機版本。（3）有些高校檔案管理雖然在原先的基礎上連入了局域網絡或互聯網，但各方面設置并沒有進行系統的完善，使其存在很多缺陷，無法用于現代化的檔案信息化管理中[1]。

1.2 高校檔案信息化管理缺乏規范性

高校檔案信息化管理缺乏規范性具體體現在以下幾個方面：（1）檔案信息化管理的規范并沒有進行統一，這就導致在實際工作過程中，工作人員沒有一個完整的標準作為行為的依據。同時，存在多檔案管理系統生成的數據無法兼容的現象，這就導致在數據的轉換時，可能出現信息失真問題[2]。（2）在實際操作中，檔案信息化管理系統還應該和高校其他類型的管理系統存在聯系，如教學管理系統、學生管理系統等，這些管理系統生成出來的數據最終會流入到檔案管理系統中。但由于這些管理系統又相對獨立，所生成出來的數據標準不一，無法有效的完成與檔案管理系統的對接。

1.3 檔案信息資源質量不高

大多數高校檔案信息資源存在以下幾點現狀：（1）很多高校的檔案信息資源只是記錄了各類檔案的目錄，而并沒有檔案全文數據。（2）在高校進行檔案資源整理時，只考慮檔案的數量，沒有對檔案資源的有用性進行合理分析，這就導致高校檔案信息庫存在大量毫無作用的檔案，不僅占用了檔案數據庫的庫存，同時還增加了管理成本[3]。

1.4 信息化管理人才專業素質不高

高校檔案信息化管理最終還是需要人來進行基礎操作，而在這一過程中，工作人員的素質直接決定檔案管理的質量及效率，很多高校沒有認識到這一點問題，沒有加大這方面的資源及精力投入力度，這就導致檔案信息化管理工作人員的素質普遍不是很高。具體體現在以下幾點：（1）很多檔案管理人員還沒有掌握現代信息化檔案管理的相關技能，不能順利使用計算機進行各類檔案管理操作。（2）信息技術人員對檔案管理相關知識了解較少，不能有效的把信息技術運用到實際的檔案管理工作中[4]。

1.5 缺乏有效的安全保障措施

在檔案信息化管理系統下，存在很多安全風險。如因工作人員不正當的操作導致的數據信息遺失、損壞等問題，如因黑客及不法分子攻擊導致的系統癱瘓或數據信息失竊等問題。而高校缺乏有效的安全保障措施取決于高校領導這方面意識的匱乏，認為檔案不具備直接經濟效益，所以不會發生安全風險。很多高校檔案管理系統都沒有配置相應的殺毒軟件等安全防范措施，甚至沒有對工作人員進行安全教育，從而使工作人員樣成了很多不良習慣，加大了安全風險發生的幾率[5]。

1.6 館藏檔案信息數字化發展步伐十分緩慢

目前，我國大多數高校開始了一項這樣的工作，即：將原本紙質版的檔案轉化成為數字化的版本進行保存、館藏，這也是高校檔案信息化的一項基礎性工作。眾所周知，對日?？蒲幸约敖虒W、行政管理等文件直接生成電子版過程比較容易，然而若將高校數十年甚至是百余年的所有紙質版的檔案資料轉化成為數字化版本，并將其存于光盤或者硬盤之中，構建全套的檔案全文數據庫，那么這就需要花費大量的時間與代價，這就相當于一個非常大的宏偉工程，需要大量的人、財、物等的支撐。當前時期下，各個高校在該方面的工作進展十分緩慢，且投入不足。

2 改善高校檔案信息化管理問題的對策

2.1 加強檔案信息化管理基礎設施建設

高校想要做好檔案信息化管理，首先需要加強檔案信息化管理基礎設施建設，具體可從以下幾點出發：（1）加大資金投入力度，高校應該在力所能及的范圍之內，不斷擴大基礎設施購買的經費，并合理利用資金，不斷提高資金的利用效率，把每一筆資金都花在“刀尖”上[6]。（2）加強高校檔案信息化管理系統的開發力度?？善刚埻饨鐚I的制作團隊，結合高校實際檔案管理需求，設計出功能齊全、操作簡便、安全性能高的信息花冠里系統。（3）在建設好硬件和軟件之后，高校還需要建立檔案信息化管理專用網站，通過網站來收集、整合各類數據。同時，還應該加入檢索和咨詢功能，檔案使用人員只需要通過該網站就可以獲取所需要的檔案數據，從而提高檔案利用效率。

2.2 建立統一的檔案信息化管理標準

建立統一的檔案信息化管理標準，可有效規范各項管理操作，提高管理效率和質量。具體如下：（1）制定一套完善的電子檔案、文件、數據信息的生成標準，如數據編碼、信息轉換等。這樣就可以解決過去階段中，各類數據轉換無法兼容的現象。同時，格式統一的各類數據信息，可提高轉換效率，便于檔案信息化管理工作的開展。（2）做好檔案信息化管理系統和校園其他管理系統的對接工作。一方面，加強各管理系統之間的協調，尤其是員工工作上的配合。另一方面，數據信息標準要進行同意，從而使各類數據信息在不同系統間有效傳遞[7]。

2.3 優化檔案資源管理，提高檔案資源質量

目前，我國很多高校檔案資源數據庫只是單單的目錄庫，針對這一現象，高?？稍谀夸泿斓幕A上增加檔案資源全文數據庫。而優化檔案資源管理的對策如下：（1）做好電子文件的收集工作。一方面，高校其他各類管理系統中生成出來的數據及時進行整合，使其規范化后再納入檔案數據庫中。另一方面，非管理系統文件的收集可在紙質文件的基礎上，提出收集電子文件的需求，即各管理部門在上交紙質文件的同時，還需要上傳電子稿。這種機制下，可有效減輕檔案資源整合的負擔。最后，還需要重視對非文字資料的收集，如圖片、聲音等，這類非文字文件可單獨建立一個特殊數據庫進行歸檔，以便今后需要時快速取出。（2）對檔案數據進行數字化加工，如一些社會價值高的檔案。同時，還需要對高校檔案數據庫進行清理工作，一些沒有實質用處的可及時清理，避免這類文件占用數據庫庫存，同時也減少管理成本。數字化加工工作可以打包給外界先進的數字化制作團隊，這一做法可緩解高校檔案信息化管理工作人員的工作負擔，同時也提高數字化加工的質量[8]。（3）高校還可以把一些尚未被納入到檔案信息庫且對高校管理有用的數據進行規整，并納入到數據庫中，以備將來的不時之需。如教師方面的業績數據，高?？蒲谐晒麛祿?，學生考試成績數據等。

2.4 加強人才隊伍建設

加強人才隊伍建設也是高校做好檔案信息化管理的關鍵所在，只有一直專業素質過硬、作風優良的管理團隊，才能促進高校檔案管理水平的提高。高校領導應該改善傳統觀念，不斷提高對高素質人才的重要性認識，并不斷加大人才隊伍培養的精力、資源投入力度。首先，建立崗位責任制度，明確在檔案信息化管理中各工作人員的職責，并以職責來約束工作人員的行為。改善用人機制，實行“能者上、庸者下”的崗位任免機制，摒棄過去“講資歷、論輩分”的思想。其次，建立長期的、系統的培訓機制，定期開展信息化知識、技能的培訓工作，培訓內容要從現代先進的檔案信息化理論、技能中篩選。同時，還需要幫助管理人員樹立終身學習思想，倡導員工加入到繼續教育，通過不斷的學習來提高自身專業素質。再次，建立激勵制度和獎懲機制，每月對員工績效進行考核，并科學評價考核結果，分析出員工上一階段的工作情況，并以此作為依據實施獎懲措施，從而提高員工工作的積極性，最后，加大對外界先進人才的引入，尤其是現代檔案信息化管理需要的復合型人才。提高高校檔案管理崗位的薪資待遇，優化工作環境，從而吸引人才并留住人才[9]。

2.5 做好安全風險防范工作

做好安全風險防范工作可從以下幾點出發：（1）建立保密制度，即檔案管理人員不得在任何時間以任何形勢來泄露高校檔案信息，從而避免一些管理人員為了利益而泄露高校機密的行為發生。（2）健全檔案管理人員行為規范，并樹立安全意識，改正工作人員不良的操作習慣。（3）做好高校檔案信息化管理系統的安全防護措施，引入先進的系統安全保護軟件，定期開展殺毒工作，避免病毒潛伏在管理系統中。（4）對檔案數據庫進行定期備份，從而避免數據丟失無法找回。（5）信息系統管理人員要結合實際工作需要，來設定各崗位和檔案使用人員的訪問權限，對于系統核心及最重要的文件，應該是除管理員以外不允許任何人訪問的。（6）對檔案管理過程進行實時監控，建立風險預警系統，在發生危險操作時，及時提醒員工或管理人員，使其在第一時間制止風險，防止風險擴散[10]。

2.6 加強硬件和數據庫建設

檔案信息化首先要從相關硬件和數據庫建設做起。物質條件是高校檔案信息化的基礎和前提。高校檔案館為了早日實現管理信息化，首先要加強相關硬件建設，從實際出發，在充分利用現有設備的基礎上，適當購置適合的先進設備。購置時要充分發揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設備的先進性，又避免不必要的浪費[11-12]。

3 總結

當前形勢下，我國高校檔案信息化建設中任然存在很多問題，這些問題不僅影響了檔案管理的效率及質量，還降低了各類數據資源的利用效率。只有不斷加強檔案信息化管理基礎設施建設，建立統一的檔案管理各類標準，并優化檔案資源管理提高檔案數據質量，同時還要加強人才隊伍建設，做好安全風險防范工作，才能有效解決現階段高校檔案信息化管理存在的問題，并提高高校檔案管理水平。

參考文獻

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