魯甸6.5級地震災后重建項目檔案管理實踐與思考

■ 趙新宇 張全慶

魯甸6.5級地震災后重建項目檔案管理實踐與思考

■ 趙新宇 張全慶

2014年8月3日，云南省魯甸發生6.5級地震，黨中央、國務院高度重視災區恢復重建工作。經優化審批，云南省魯甸6.5級地震災后恢復重建項目總體規劃共確定了6大建設項目1761個分項目。重建項目數量多、工期緊，項目資料體量大、種類多，加之各參建單位檔案人員業務素質參差不齊等情況，對各級檔案局和行業主管部門做好檔案工作提出了較高要求?，F將項目建設過程中的一些主要做法經驗進行總結，并對抓好此類涉及面廣、關注度高的社會性項目檔案工作提出一些初步的思考。

一是明確責任，齊抓共管，形成合力。省、市、縣檔案行政管理部門把項目檔案管理納入恢復重建重點工作，建立了層層抓落實的檔案管理格局。各縣（區）災后恢復重建工作指揮部將檔案管理納入《災后恢復重建項目建設目標責任考核辦法》，明確了縣級分管領導、檔案部門，以及項目行業主管單位、業主單位、參建單位的工作職責，形成橫向到邊，縱向到底的管控網絡，抓好落實。同時，由省檔案局與國家以及市、縣（區）檔案行政管理部門溝通聯系，對市、縣（區）檔案工作進行總結，并將經驗做法、困難問題上報至有關部門；與城建、農業、林業、水利、交通等相關職能部門聯系互動，形成合力，共同推進災后恢復重建項目檔案工作。

二是建立制度，規范標準，加強過程督促檢查。由省檔案局和省抗震防震（恢復重建）辦公室共同建立聯動機制，在項目建設初期聯合下發了《關于做好地震災后恢復重建項目檔案驗收工作的通知》，并聯合制定下發《關于規范魯甸6.5級地震災后恢復重建項目檔案整理編制工作的通知》，明晰部門責任和整理立卷流程，提升后期檔案業務的規范性和可操作性。此外，由省檔案局指導各縣（區）檔案行政管理部門牽頭制定了系列業務指導文件，明確了檔案業務標準。同時，按照前端介入，過程控制，加強指導和服務的工作思路，由涉及恢復重建的各縣（區）檔案局聯合監察等部門成立了督查檢查組，對恢復重建項目檔案工作進行常態化督查檢查。通過“逢會必講檔案、督查檢查必查檔案”的強力推動，不斷提高各級恢復重建指揮部、項目行業主管部門、參建單位的檔案責任意識。針對督查檢查中反饋的問題，督查檢查組及時交辦相關單位進行限時限人限責整改；對整改不及時、不徹底的單位或有關人員，采取通報批評、問責等方式，加大壓力傳導、強化責任意識、確保整改質量。

三是典型引路，做好現場指導和培訓。鑒于災后恢復重建項目點多面廣、檔案行政管理部門力量有限的實際，通過打造重點區域、重點行業檔案工作示范點，充分發揮示范帶動作用。由涉及恢復重建的各縣（區）檔案局牽頭，選取檔案工作較扎實的項目進行跟蹤檢查，樹立典型，并通過組織現場觀摩學習等發揮其帶動作用。為提高業務水平，由省檔案局組織舉辦了全省建設項目檔案管理培訓班，培訓基本覆蓋了災后恢復重建項目的行業主管部門、各參建單位的業務人員、專業技術人員和管理人員。省檔案局與省抗震防震（恢復重建）辦公室聯合開展災區恢復重建檔案業務專題培訓，著重對災后恢復重建項目檔案工作中遇到的重點難點問題進行講解。此外，由災區各級檔案行政管理部門采取“一對一”專題培訓、分行業培訓、綜合培訓等方式開展檔案業務培訓。為切實解決現場實際問題，由省、市、縣（區）檔案行政管理部門結合實際，創新方式方法，進行現場指導，包括組成檢查組進行實地抽查，跟蹤指導；抽調專人派駐重點受災區域恢復重建指揮部；安排業務人員掛鉤各鄉鎮檔案工作，將業務指導納入崗位職責等方法。

四是落實驗收要求，保障檔案質量。為把好驗收質量關，由省檔案局嚴格按照國家有關項目驗收標準規范要求，明確驗收標準和驗收內容，規范驗收程序，對項目檔案做出客觀公正的評價，嚴把質量關，并組織部分項目作為檔案驗收示范點，帶動驗收工作。

在各級、各部門檔案工作人員的共同努力下，魯甸6.5級地震災后恢復重建項目有序推進，目前完工項目已基本完成資料的收集分類工作，部分項目正在整理組卷、查缺補漏，個別項目已完成立卷歸檔并通過初驗，在建項目資料整理工作有序開展。項目檔案工作雖然整體穩步有序推進，但仍然存在一些不足，需要在下步工作中完善和提升。

一是提高檔案意識。在項目收尾階段，各業主單位、設計、施工、監理單位的檔案工作意識需進一步提高，將檔案專項驗收納入項目竣工驗收重要內容，在項目竣工驗收之前要先通過檔案驗收，對項目檔案的同步開展情況進行自檢自查，從規章制度落實情況，管理網絡運行情況，責任體系考核情況，合同管理履行情況等方面，進行系統的梳理查缺，加大人力物力投入，加強單位、部門間的協調，做好收尾攻堅工作。

二是政府行業主管部門職能應認真履行。由于災后恢復重建項目涉及群眾面廣，屬于社會性較強、關注度較高的建設項目，各級政府行業主管部門需要結合行業實際和特點，建立有針對性的督查機制和檢查考核辦法，加強對本行業項目的指導和檢查，把對項目建設的管控作為履行本部門職能的重要內容和抓手，切實加強行業監管的職能職責。

三是維護項目文件資料的齊全完整。齊全完整項目文件資料是項目檔案的基礎，它包括項目的提出、建設、管理的過程中形成的有保存價值的文件、圖紙、表格、照片及相關電子文件。因此，項目指揮部（業主）要抓住收尾階段各參建單位還在場的有利條件，制定嚴格細致的項目檔案審核程序，開展嚴格的檔案審查，保證每個項目的各實施階段、各單項單位工程文件資料的齊全完整。

四是確?？⒐D質量?？⒐D的范圍和深度必須和項目竣工時的情況一一對應。項目收尾階段，項目建設指揮部（業主）要嚴把竣工圖編制質量關，對工程監理通知單、設計變更通知、材料代用通知單等涉及變更的各類技術文件進行清理和核查，確保每一處變更均有效規范的反映在竣工圖中。同時，要把好竣工圖更改方法、圖幅質量、竣工圖章、簽章字跡等關鍵環節，確?？⒐D質量。

五是提高項目檔案的規范化系統化管理水平。各單位要嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《重大建設項目檔案驗收辦法》等國家標準規范的要求，編制出能切實反映項目從提出、建設、管理全過程的，具有系統性、成套性的項目檔案。

魯甸6.5級地震災后恢復重建項目計劃于2017年底進行驗收，目前各項工作進入收尾階段。項目檔案工作已取得了一定成果，但與迎接國家的驗收仍然存在時間緊，任務重，檔案質量有待提高的問題。下步工作中，需要各級檔案行政管理部門、行業主管部門和參建單位共同努力，自加壓力，認真履職，嚴格按照國家的相關標準規范，做好項目檔案的管理驗收工作。

作者單位：云南省檔案局