高校智慧檔案館建設初探

李娟 楊莉莉

（上海交通大學檔案館 上海 200030）

高校智慧檔案館建設初探

李娟 楊莉莉

（上海交通大學檔案館 上海 200030）

云計算、大數據、物聯網等IT新興技術的發展，為檔案館的新一輪革新創造了契機。智慧檔案館在智慧校園框架下，借助技術手段，整合檔案數據資源，改善信息服務模式，構建信息智能、資源共享的新型檔案信息服務模式。

智慧檔案館 信息服務 云計算 大數據

數字檔案館作為檔案信息化發展的一個重要階段，具有特殊的里程碑意義。當傳統的檔案管理方法已經不能滿足信息大爆炸時代的需求時，數字檔案館便應運而生，其通過建設各類數字化信息系統，簡化檔案管理流程，并使檔案利用者能夠快捷、簡便地找到所需資料。

隨著新一代信息技術的不斷發展，檔案利用者的需求成為檔案信息化建設的重要價值導向。高校檔案信息來源于學校各職能部門，隨著職能部門信息服務資源日趨多元化，服務模式的多樣化，開發平臺、操作系統乃至應用數據庫都各不一樣，職能部門間數據壁壘日漸增多，亟須一項新技術將分散的應用系統高效地統一起來，避免造成檔案資源的浪費。在此背景基礎之上，智慧檔案館的設想由此產生。

一、智慧檔案館的助力和形勢

1.社會層面。隨著云計算、大數據和物聯網概念廣泛應用，這些新一代信息技術以超高速的運算能力和低廉的運營成本，深受網絡信息界好評，被視為科學技術領域繼計算機和互聯網之后的二次革命。隨著眾多跨國信息技術行業公司例如IBM、Amazon、Google等將這些新興技術用于自身產品，并著力于向政府部門、事業單位甚至企業推廣，各大高校也開始推崇智慧化的多樣應用，通過對海量數據存儲、分享、挖掘、搜索、分析，利用、集成和融合技術，實現高校內各部門間信息的共享和業務協作，將檔案數據作為學校無形財產進行統一有效管理，給師生乃至社會提供更多更人性化的公共服務。

2.高校層面。高校信息化始于20世紀80年代，經過多年的數字校園建設，高校信息化水平已大大提升，教學、科研、財務、資產、檔案等高校主要業務領域都完成了一系列信息化建設。近年來，隨著云計算、大數據、物聯網、移動互聯、社交網絡等新型信息技術快速提升和廣泛應用，高校信息化已經進入了新階段——智慧校園時代。

當前業界普遍接受的智慧校園定義來自清華大學蔣東興教授，即“智慧校園是高校信息化的高級形態，是對數字校園的進一步擴展與提升，它綜合運用云計算、物聯網、移動互聯、大數據、智能感知、商業智能、知識管理、社交網絡等新興信息技術，全面感知校園物理環境，智能識別師生群體的學習、工作情景和個體的特征，將學校物理空間和數字空間有機銜接起來，為師生建立智能開放的教育教學環境和便利舒適的生活環境，改變師生與學校資源、環境的交互方式，實現以人為本的個性化創新服務”。相比于傳統的數字校園，智慧校園有以下主要特征：互聯網絡高速泛在；智能終端廣泛應用；團隊協作便利充分；集體知識共生共榮；業務應用智能整合；外部智慧融會貫通。

3.檔案業界層面。作為檔案信息化建設的核心內容，在智慧城市、智慧校園等智慧生態快速發展環境下，檔案館正在從當前重視館藏檔案資源數字化管理的思維，向檔案館全面信息化管理的智慧模式轉變，智慧檔案館已逐漸代替傳統的數字檔案館成為檔案界最前端的理念。

數字檔案館是將傳統紙質檔案數字化處理并保存，通過電腦、網絡提供查詢和利用，是一次檔案信息脫離載體的解放；智慧檔案館作為檔案館發展的新形態，通過云計算、大數據、物聯網等新技術實現對檔案信息及其載體的智慧管理，對檔案利用者的智慧服務，從而構建檔案館管理與運行的新形態、新模式。這種轉變不僅出自檔案管理理論和實踐本身的發展需求，更有來自社會變革、服務演進的深層次需求。

二、智慧檔案館建設的三大配置

1.硬件配置。傳統高校檔案館館舍和庫房的建造一般采用安防、門禁等監控系統進行環境安全控制，出現事故后由人工進行事后檢查和分析。在檔案庫房中，一般沿用傳統加濕器、空調等溫濕度控制手段，對庫房進行環境控制。智慧檔案館可以采用物聯網感知技術對檔案館館舍內外環境進行全面改造，收集并整理各種實時信息，依托校園管理網絡，將館舍外的行人交通流量以及庫房內的溫濕度變化以數據的形式匯總并分析，以數據為依據建造最節能、環保和智能的智慧檔案館。

2.軟件配置。

（1）云計算。數字檔案館時期，高校檔案館致力于館藏資源數字化以及新增歸檔文件的電子化，通過開發各種檔案信息管理系統對檔案資源進行安全管理和信息檢索，并將這些電子化的檔案信息提供給利用者。智慧檔案館在管理這些電子化檔案信息的基礎上，以智慧校園的云服務中心為主，檔案館的計算機網絡設施為輔，將檔案信息保存在云端，一則確保信息的安全備份，二則也能提供異地檔案查閱服務。

（2）大數據。高校檔案館是高校教學、科研、管理信息的信息倉庫，有著不可預估的潛藏價值?，F如今，深度挖掘這些浩如煙海的檔案信息價值，在大數據時代成為可能。譬如，可以通過對年度科研檔案數據進行分析，作為高校各領域科研發展趨勢的參考；可以通過對學生出國成績辦理數據進行分析，判斷學校各專業出國率及發展態勢；甚至可以通過對利用者的查檔記錄數據進行分析，定位館藏中利用率較高的檔案并深度挖掘，給予利用者更加人性化的信息推送服務。

（3）物聯網。物聯網就是物物相連的互聯網，早期較多應用于物流網絡，之后被拓展延伸至各行業。RFID（射頻識別）技術作為物聯網的重要組成部分，已經逐漸被圖書情報行業所認可，為其在檔案信息服務領域的發展奠定了良好的基礎。將RFID技術用于紙質檔案的庫房管理，并建立RFID應用系統，物聯網通過互聯網將眾多RFID應用系統連接起來，在廣域網范圍內對庫藏檔案進行智能化管理。RFID技術通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無須人工干預，可工作于各種環境之下，既減少了對紙質檔案的調閱率，同時也提高了檔案管理的效率。

（4）互聯網+?！盎ヂ摼W+”就是“互聯網+各個傳統行業”，但這并不是簡單的兩者相加，而是利用信息通信技術以及互聯網平臺，讓互聯網與傳統行業進行深度融合，創造新的發展生態。高校檔案館通過使用網絡信息技術手段，運用互聯網技術實現檔案數據的傳輸，將紙質檔案等形式轉換為電子檔案的形式，實現檔案信息資源的互聯網上傳與下載，讓人人都能便利及時地享受到檔案資源，促進檔案管理信息化的實踐創新與發展，進而推進檔案資源的充分開發、有效配置及合理利用。

3.人員配置。數字檔案館依托各檔案管理系統，要求檔案管理業務人員熟練掌握使用計算機和檔案管理系統，具備較高業務素質。智慧檔案館對領導、行政管理人員、檔案管理人員和IT服務人員提出全面的要求，重點加強IT服務部門人員的檔案專業服務技能和檔案管理人員的IT技術技能的培育和提升，以這支技術隊伍來保障智慧檔案館優質、高效、便捷地運轉。

三、智慧檔案館時代的變革

1.對于檔案管理者而言。

（1）彈性服務。利用者對檔案信息的需求種類千差萬別，數量也時多時少，單一的檔案信息服務模式顯然無法滿足，所以高校檔案館必須樹立“彈性服務”的理念，在用戶需求量大的時候提供更多的技術保障。智慧檔案館可以通過引入云理念，實現在不調整軟件和硬件配置的情況下，迅速抓取或釋放相關資源，提高服務系統處理能力，解決臨時激增的服務需求。

（2）推送服務。智慧檔案館改變了以往被動服務的傳統局面，使得“檔案推送服務”變為可能。檔案管理者將利用者查檔的數據進行統計分析，獲知利用者的信息需求和興趣點，整理相關檔案信息主動推送給利用者。這種以用戶需求為導向的檔案信息服務，有效整合了檔案信息資源，使有限的檔案館藏發揮最大利用價值，能夠全面提升高校檔案部門的服務能力與服務水平。

（3）館際資源共享。智慧檔案館借助云計算和大數據技術，徹底改變了以往各高校檔案信息孤島狀態，將原本分散在全國各高校檔案部門的信息匯集成龐大的資源池，共同為檔案利用者提供信息服務。

2.對于檔案利用者而言。

（1）異地查詢。智慧檔案館將構建一個集合檔案館的各項功能、職能于一體的超級計算機群，使檔案信息利用的所有問題都可以在“云”上解決，提供所有快速便捷的服務，從而避免利用者疲于奔波，在任何地理位置都能輕松查詢到所需信息，大大提高檔案信息服務效率。

（2）導航查詢?；诖髷祿夹g的智慧檔案館查詢系統，將通過細化檔案查詢路徑，明確查詢終端導向，使利用者能夠簡單快捷地獲取信息，或引導他們前往其他信息儲存點，節約利用者的時間。

四、智慧檔案館建設存在的問題及對策建議

1.相關法律制度需完善。與其他發達國家相比，我國有關云計算、大數據等新興科技的法律制度建設較為薄弱。無論是政府部門、企業用戶還是社會公眾，對新興科技安全問題的質疑和擔憂一直未斷，對于數據主權歸屬、云計算可靠性保障、爭議的裁決等問題尚缺乏一套完整的規范和法律的保障，這些不確定因素會大大阻礙智慧檔案館建設發展的步伐，使這種創新服務模式的發展處于長期停滯。

首先，必須在國家和學校兩個層面落實智慧檔案館建設中信息安全的法律法規。與企業不同，高校檔案館在提供信息服務的同時，存在著更多個人信息安全、知識產權保護甚至涉及國家安全的信息保護法律問題，所以，盡快出臺提供信息服務的相關法律法規，是相關立法部門必須考慮的首要問題。

其次，智慧檔案館建設的前提之一就是高校檔案館能夠采購安全高效的信息服務。在采購信息服務的過程中，如何準備采購和執行采購，包括采購的標準、訂立合同、招標競標等涉及政府資金分配的重要問題，都亟須得到有關法律的支持，應及時推動相關部委出臺政府采購信息服務的法律依據和保障。

再次，檔案信息知識版權是智慧檔案館建設中不可忽視的問題。隨著高校檔案信息面向全校乃至全社會的開放利用，檔案信息的知識版權也應該受到相應的重視，有關立法部門可以參考《中華人民共和國知識產權法》來制定保護檔案信息的相關法律，以避免檔案信息被無權濫用和非法獲利的行為。

2.使用者的普識度需提高。根據賽迪公司發布的《中國云計算產業發展白皮書》顯示，我國云計算發展可以分為市場準備期、起飛期和成熟期三個階段。根據《中國云計算產業發展階段分析圖》的預測，我國現階段的云計算水平應該是處于起飛和成熟的中間階段。面對發展勢頭如火如荼的新興技術，在缺乏長期穩定經驗的基礎之上，我們需要妥善處理好機遇與風險的關系，才能構建基于云計算、大數據、物聯網等技術的智慧檔案館，豐富頂層設計，扎實配套建設，完善服務利用。

我國云計算發展階段示意圖

高校檔案信息服務的使用者包括在校師生、社會大眾的個體和團隊等，他們不僅構成了檔案信息服務的關系鏈，而且也直接影響著檔案信息服務的質量和效率。智慧檔案館建設的前提，在于得到使用者的正確認識和完全認可，唯有這樣才能發揮它的最大作用。

3.信息安全保障需加強。將云計算、大數據、物聯網等技術用于高校智慧檔案館建設的首要前提是保證檔案信息的安全，無論是否涉密，這些數據的保管需確保不被非法利用。在網絡這個虛擬的世界中，每一個用戶都有可能利用技術的漏洞成為竊密者，雖然智慧檔案館建設可以采用多種數據加密技術保證數據安全性，但由于檔案本身的嚴肅性，導致對數據的安全性要求更高，因此，安全工作尤為重要。

第一，要建立科學完善的保護體系。智慧檔案館建設的環境基礎是互聯網，眾所周知，互聯網的安全性至今仍被很多人詬病，互聯網實施的安全標準也不盡如人意。為了保障高校信息的安全性，智慧檔案館建設需要建立完善的保護體制：第一，要盡快制定相關IT技術的行業指導規范，落實法律法規的擬定；第二，要為高校檔案館“云端”海量信息的存儲提供優質的硬件設施，從物理源頭上保障政府信息的安全可用；第三，加強對信息技術提供商的監管和審查力度，確保檔案信息服務所使用的信息技術供給具有較高可靠性。唯有建立了一套科學完善的保護體系，才能保障智慧檔案館的正常運作，才能為高校師生提供便捷有效的信息服務。

第二，及時預防和處理網絡攻擊案件。即使在建立科學完善的保護體系的情況之下，針對檔案信息的網絡犯罪行為依然會存在，需要對這類案件作出提前預防和及時處理。由于網絡犯罪的主體沒有地域性限制，甚至有可能涉及外籍人士，因此，預防和處理會存在很多實際困難。所以，應該將技術措施和法律手段結合起來，通過技術措施防止信息被不法人員竊取，實施法律手段加以警示和懲戒，以保障智慧檔案館提供安全有效的信息服務。

第三，實現多地多點信息備份。任何防范措施都有失敗的風險。一旦檔案信息數據遭到破壞，那么數據被侵染、竊取和流失后的迅速恢復就顯得尤為重要。智慧檔案館一改傳統的分散式數據存儲,很好地保證云端數據資源的安全，所以應該有效地利用這一優點，將檔案信息數據保存在不同的服務器中，當一臺存儲設備的數據服務意外中斷或者停止運行時,能夠自動開啟備份在另一臺存儲設備上的數據文件,從而保障服務正常運行并實現后期的數據恢復。

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[7]劉偉謙,李華瑩.云計算在檔案館中的應用模式初探[J].檔案學研究,2012（2）.

On the Construction of Smart Archives in Colleges and Universities

Li Juan,Yang Lili

(Archives of Shanghai Jiaotong University,Shanghai 200030,China)

The development of cloud computing,big data,internet of things and other emerging IT technologies creates an opportunity for a new round of innovation in archives.Under the framework of smart campus and in virtue of technical means,smart archives integrate archival data resources to improve information service pattern,and to build a new archival information service mode that shares intelligent information and resources.

mart archives;information service;cloud computing;big data

李娟為上海交通大學檔案館館員，研究方向檔案信息化管理；楊莉莉為上海交通大學檔案館館員，研究方向檔案管理與利用。

G270.7

A

2016-09-08