影響高校辦公室工作效能的因素分析

譚 明

(濰坊職業學院 辦公室，山東 濰坊 261031)

影響高校辦公室工作效能的因素分析

譚 明

(濰坊職業學院 辦公室，山東 濰坊 261031)

辦公室作為高校各項工作協調運轉的指揮調度中心，其工作效能直接影響著高校教學、科研、社會服務等功能的發揮。高校辦公室工作效能的發揮既受到高校層面管理理念、管理體制等外部大環境的制約，也受到規章制度、工作機制、工作人員素質等辦公室內部因素的影響。

高校辦公室；工作效能；內部機構；工作機制；素質能力

高校辦公室(下文簡稱“辦公室”)在高校管理系統中處于中樞地位，承擔著綜合、參謀、協調、督辦、服務等職能，發揮著總攬全局、溝通上下、聯系內外、協調各方的特殊作用，是高校各項工作協調運轉的指揮調度中心。辦公室的工作效能在很大程度上直接影響著高校管理、教學、科研、社會服務等各項工作的開展和功能的發揮。因此，提高辦公室工作效能，是高校管理的重要課題。本文對當前影響辦公室工作效能的主要因素進行分析，探究這些因素影響辦公室效能的機理，以便為辦公室更好地提高效能、發揮職能提供依據。

一、辦公室內部機構設置和人員配置與部門所承擔的職能不協調

就目前大多數高校的情況來說，內設科室少、人員編制不足，是影響辦公室工作效能的主要因素。目前辦公室一般設文秘、行政(綜合)、檔案、車輛管理等內部科室，這些科室的設置并不能完全覆蓋辦公室的全部業務范圍，對信息調研、督察督辦、機要保密等一些非常重要的工作，一些高校辦公室并沒有設立專門的科室或安排專門人員負責，只能由相關的科室或人員來承擔，這在一定程度上加重了這些科室和人員的工作負荷。辦公室的人員配置與其他職能部門，尤其是教學部門比較起來也較精簡，一些規模較小的?？圃盒５霓k公室甚至不設內部科室，人員配置也較少，很多工作只能在科室內部人員之間做一些大概的分工，并不十分明確。這就導致了辦公室業務職能廣、工作量大而內設科室少、人員配備不足的矛盾。

面對繁重的工作，辦公室經常出現人員“捉襟見肘”的窘況。在人手比較緊張的情況下，原本主動性的工作就會變得被動，從而限制了工作效能的提升和部門職能的發揮。比如，調研、參謀、督查等職能。辦公室很難有充足的時間到校內其他部門做深入細致的調查研究，社會調研更是無從談起，也很難安排專職人員負責信息的收集、整理、分析和匯總，導致這些本應經?；?、機制化的工作處于弱化狀態。調研不扎實，信息收集不全面，對國家的方針政策和上級工作部署獲悉不及時、把握不準確，對涉及學校改革發展的重大問題了解不深入、對策論證不足，在為領導決策提供參謀時就會謀劃不到位、點子出不到關鍵處。督辦查辦等工作缺乏連續性，會導致學校工作部署落實不到位。在人員配置不足的情況下，辦公室人員不得不經常加點加班，長期處于超負荷的緊張狀態，而這種狀態極易造成工作人員精神上的疲沓和身體上的疲勞，不僅直接影響自身的工作質量，進而影響辦公室整體工作效能，而且極容易在工作中出現不應該出現的失誤，甚至導致重大損失。比如，在一些正式發布的重要文件或上報材料中出現錯別字、統計數字前后矛盾等問題。對這些問題，人們往往認為是低級的技術性問題，一般歸咎于工作人員責任心不強。其實，責任心不強僅僅是一個方面，工作人員長期的疲勞和緊張是造成這些問題的重要原因之一。人在精神和體力都高度緊張的環境中工作，不出現任何的差錯或瑕疵，并不現實。

高校內部工作分工不明、責任不清，也是影響辦公室效能發揮的重要因素。隨著經濟社會的發展，人們對高等教育事業提出了新要求，高校辦學涉及的領域也在不斷地發生變化，新的工作隨之不斷出現，在高校領導還未為這些新工作確定明確的責任部門時，就極易造成分工不明、責任不清、工作交叉、落實不力的現象。一些工作，看似與辦公室業務無關，實質上卻是辦公室業務的擴展或是原有業務的新形態，對這類業務，辦公室容易出現“缺位”和“不作為”現象；有的工作表面上看應該由辦公室承擔，但實質上卻是其他部門的事情，這類工作如果由辦公室來承擔，就會導致“越位”或“錯位”現象?，F實是很多部門一看到有辦公室參與，就認為是辦公室的職能，全盤推給辦公室。比如，一涉及起草文件、領導講話、會議材料，很多職能部門人員，甚至包括一些領導，第一意識就是這些事情是辦公室的工作范疇，應由辦公室來完成。而實際上，這些文字工作，很多是涉及各職能部門具體業務的，應當由相關職能部門來具體起草，這些部門比辦公室更了解具體情況，起草的材料也更具針對性，更符合實際情況。辦公室的職責是對這些材料進行潤色、加工、把關，但不是包辦代替。在實際工作中，由于受經驗主義和思維定勢的影響，“缺位”和“越位”的現象時有發生，導致一些工作不能及時處理或處理不到位，降低了辦公室的工作效能。

二、高校辦公室規章制度和工作機制不健全，缺乏創新

辦公室管理制度不健全，是制約工作效能的主要因素之一。辦公室在長期的工作實踐中已形成了一系列的管理制度，但這些制度在“完善性”和可操作性上仍然存在問題。首先是制度不完善。有的制度制定時本身就存在內容模糊、責任不明、缺乏操作性等問題，有的制度則是為應付檢查評估而臨時制定的，針對性差，不能很好地適應實際需要，發揮作用自然有限。其次，制度缺失，不能覆蓋全部工作。辦公室工作涉及高校的方方面面，千頭萬緒、十分龐雜，要為每一類工作制定相應的規章制度本身就十分困難，況且，辦公室的業務范圍也在不斷擴展，新的制度也需要不斷制定和完善。最后是已有制度執行不力。有些辦公室人員對制度缺乏“敬畏感”，在執行過程中經常出現不按規章制度辦事、選擇性或變通性執行規章制度，甚至隨意突破重要制度等現象，導致工作被動甚至帶來負面影響和重大損失。只有加強制度建設和落實規范管理，才能保證辦公室工作高效運轉。

與制度建設不完善相對應的是運作機制不健全。一方面， 缺乏創新機制，在常規工作中習慣于墨守成規、安于現成的經驗和辦法，一旦遇到新業務、新情況、新問題，就縮手縮腳、束手無策，不愿想新辦法、找新路子。不敢創新，不善創新，辦公室工作就無法迅速有效地應對。高校辦學職能不斷拓展，給辦公室工作提出了新要求。另一方面，辦公室的工作具有很強的綜合性，許多工作需要眾多人員和部門的通力協作才能做好，包括辦公室內部人員和科室之間的協作，以及辦公室與校內其他部門、校外有關方面的協作。當某項工作突然因工作人員出現特殊情況而不能繼續開展時，需要其他人員及時補位跟進；當面對重、大、急、難、險工作時，需要有人主動擔起任務，而不是任何工作都需要辦公室負責人親自掛帥、部署安排才能推得動。這就需要辦公室建立起完善的協作機制、補位機制、激勵機制等運作機制，但實際情況是在工作機制構建方面，距離高校辦學新形勢的要求還有較大差距。

三、工作人員思想素質和業務能力與工作實際需求存在差距

工作人員個人素質能力和隊伍建設方面存在的一些問題，也影響著辦公室的工作效能。一方面，部分工作人員思想不穩定。由于辦公室工作的特殊性，高校為辦公室配備的人員素質都比較高，但是，在高校以教學為中心的大環境下，這些高素質人員的身份

認同卻處在比較尷尬的狀態——他們是教師，但卻難有時間和精力像專業教師一樣承擔教學和科研工作，這導致了他們在職稱評聘、工資收入等方面與專業教師存在比較大的差距，因為我國高校并沒有為辦公室人員設立專門的職稱系列，絕大部分辦公室工作人員的職稱走的是高校教師系列。一部分辦公室工作人員具有行政職務，但行政職務和相應的專業技術職務相比，在收入待遇上也處于劣勢，而且這些人員行政職務的晉升受到職數和諸多瓶頸的制約，這就使得這部分高素質人員，容易對自己的工作產生認識上的偏差，導致思想波動。反映到工作上，就是態度不夠端正，缺乏動力和熱情，服務意識淡薄，工作效率不高。一些年輕同志不安心辦公室工作，對外面的世界憧憬不已，想換一份工作或調到教學部門；一些老同志不求上進、惰性滋生、工作拖沓，團隊的整體戰斗力不強。

另一方面，辦公室工作兼具宏觀管理和微觀運行雙重屬性，這要求辦公室工作人員的素質應該是“全能”的，不僅要熟悉國家的方針政策，把握教育改革發展形勢，還要具有組織、溝通、協調、公關和應變等較高的綜合工作能力；除了要熟悉辦公室的業務范圍，對高校各個方面的工作也要有所了解。相對于“全能”素質要求，目前辦公室各個崗位上的工作人員都不同程度地存在知識和業務上的缺陷。而辦公室人員的日常學習和培訓教育跟進不夠，又限制了工作人員素質的提升。面對繁重的工作任務，辦公室人員每天能夠較好較順利地完成常規性工作，不加班加點已屬不易，能自由支配的業余時間少之又少，這使得基于提升個人工作能力的自主學習根本不能保證。而在培訓教育方面，高校對外出培訓的安排更傾向于業務性職能部門，尤其是教學部門，辦公室人員外出培訓學習的機會較少，即使有機會，辦公室人員也往往因工作纏身而難以參加。沒有學習和培訓作保障，辦公室人員素質提升較慢，視野和思路就不夠開闊，結果只能是在尋求創新上力不從心，工作難有大的突破，辦公室整體工作持續發展就存在一定困難。

綜上，可以得出，辦公室工作效能的發揮既受到高校層面管理理念、管理體制等外部大環境的制約，也受到規章制度、工作機制、工作人員素質等辦公室內部因素的影響。要提高辦公室工作效能，既需要高校管理這個大系統為辦公室運轉提供良好的環境和條件，更需要辦公室內部創新思路，加強內部制度和工作機制建設，持續提高工作人員綜合素質和干事創業的積極性、主動性。

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[2] 趙穎. 試析高校辦公室管理的常見問題與改進對策[J].管理觀察，2015，(20):135.

[3] 倪樂一. 提升高校辦公室管理工作成效的路徑探索[J].產業與科技論壇，2015，(7):220-221.

(責任編輯：張連軍)

2017-04-02

譚明(1980-)，男，山東濰坊人，濰坊職業學院講師，碩士。

10.3969/j.issn.1009-2080.2017.03.006

G647

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1009-2080(2017)03-0028-03