中外檔案鑒定實踐的比較研究

宋健

（黑龍江大學信息管理學院 哈爾濱 150080）

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中外檔案鑒定實踐的比較研究

宋健

（黑龍江大學信息管理學院 哈爾濱 150080）

檔案的鑒定工作是檔案工作的關鍵所在，相較其他的檔案工作，我國檔案鑒定工作開展得并不理想，造成了檔案價值在實現過程中存在諸多問題。由此從檔案的鑒定的原則和標準著手，就檔案鑒定的程序與方法、檔案鑒定工作組織機構與人員等方面進行中外比較，總結出中外檔案鑒定工作在具體實踐中存在差異及其原因，進而借鑒和吸收國外先進的理論和方法，使我國的檔案鑒定工作機制得到優化和完善，推動我國檔案管理工作順利進行。

中外檔案 檔案鑒定 檔案價值 比較研究

一、中外檔案鑒定鑒定原則與標準比較

檔案鑒定原則形成于人們在實際工作中的經驗積累，是檔案鑒定工作過程中理應去遵守的，是保障檔案鑒定工作質量的準繩。檔案鑒定標準使檔案價值的判定有了可供參考的依據。鑒定標準可以看做對鑒定原則的一種具體化，且鑒定標準是根據鑒定的原則而擬定的，操作性很強。在進行檔案鑒定工作時，檔案工作者要以檔案工作的原則和標準為指導，對檔案的價值進行客觀公正的判定。

1.中外檔案鑒定原則比較。我國的檔案鑒定原則具體概括為：從國家和人民整體利益的角度，去正確地分析主體的需要和客體能否滿足主體需要，用發展的、全面的、歷史的、效益的觀點去對檔案的價值進行判定。在鑒定的同時要考慮到效益的問題，要考慮到社會在保存檔案所消耗的經費和保存檔案帶來的價值是否合理的效益問題，考慮到收入與支出的比例，從各個方面入手判斷檔案是否具有保存價值。

國外的檔案鑒定原則大體上歸納為檔案鑒定人員在鑒定檔案價值時要把文件看做歷史的產物，不僅要考慮到文件的現行價值，還要考慮其長遠價值，這就是其主張用辯證的態度來判定檔案價值的體現。在鑒定時要從各個方面來研究文件的價值，主張考慮方面的全面性，考慮到與文件相關的一切因素，如載體材料、書寫的工具、標記、所用語言等。在對文件進行鑒定時，不只研究單份文件，應將其放入與之存在有機聯系的文件群體中進行研究，考慮文件之間的相互聯系再對其進行價值判斷；除此之外，還要考慮文件形成者的職位，從勞動階層的利益出發來理解文件的內容。

2.中外檔案鑒定標準比較。我們這里所說的檔案鑒定標準的比較是從兩個方面入手的，一個是檔案價值的比較，也就是有哪些因素構成了檔案鑒定的標準。另外一個就是各國通用的統一標準——檔案保管期限表的比較。

中國對檔案鑒定的標準劃分為檔案屬性標準、社會需求標準和相對價值標準和其他理論標準四種。還有檔案界形成的如“年齡鑒定論”、“宏觀職能鑒定標準”等檔案鑒定理論的運用。我國對檔案價值標準的界定因素比較單一，基本是政治因素占主導地位。而費用標準幾乎沒有考慮在內。直到20世紀80年代以后，參照歐美一些國家對價值因素的考慮，才使得價值標準的參考因素更為全面、更多元化的發展。國外一些國家如美國在很早就形成了獨具特色的檔案鑒定理論，以此為基礎進一步深化了對文件價值標準的研究。歐美各國的檔案鑒定工作基本上都受到美國的檔案價值標準的影響，一直把謝倫伯格的雙重價值鑒定論作為檔案鑒定工作中對價值標準的參考。所以，諸如英國等國在檔案鑒定的工作中，不但會考慮文件的第一價值屬性，也會將文件的其他價值如情報價值、費用價值、將來的研究價值等充分的考慮在內。

檔案保管期限表的制定能夠使檔案鑒定工作的質量得以提高，也加快了檔案鑒定工作的效率。我國對檔案保管期限表的規定顯示出多領域的層次性，具體到各個機關都有供其參照的檔案保管期限表。但也存在一些不足，表現在：劃分保管期限的時間上很單一，10年和30年之分?？邕^定期就逾越到了永久保存，且處于永久保存狀態的檔案數量占很大一部分，不利于館藏檔案質量的控制。在一些具體標準的表述上不精確，如“重要的”、“比較重要的”、“一般的”在具體的實際操作中對檔案的價值很難區分。國外在檔案保管期限表的制定上也很早，但時間范圍較廣、保管期限劃分不清導致其不便于在實踐中的運用，保管期限難以具體的確定。這也是由于大多數國家形式是聯邦制,政府無權過問地方行政,因此不可能制定全國統一的規章制度來指導工作。由此看來，我國將定期的時間指定為10年和30年更便于在實踐中的操作。檔案保管期限表的制定更趨于“靈活”，但這種靈活是以標準的檔案保管期限表為前提的基礎上的“靈活”，表現為機關檔案保管期限表可以根據其他四種檔案保管期限表結合自身的實際工作制定適應本機關實際的檔案的保管期限。

二、中外檔案鑒定程序與方法的比較

檔案鑒定工作的效率高低和檔案質量好壞是由檔案鑒定程序的合理程度直接決定的。中外的檔案鑒定程序大體相同，但在具體的實踐當中產生了許多差異。

1.中國檔案鑒定的程序方法。我國檔案的鑒定程序基本上由三個階段組成。第一階段是文書部門對文件的鑒定，把符合條件的文件進行歸檔，確定其保管期限并把那些沒有保存價值的文件進行剔除。這一階段是對其是否能從文件轉化為檔案的判斷；檔案室對歸檔文件的鑒定構成了第二階段的主要內容，復審保存期滿的檔案，作出將檔案向檔案館移交或是直接銷毀的決定；第三階段是檔案館對檔案的鑒定，通常指對移交進館的檔案的鑒定和對館內檔案做的定期和不定期的鑒定。所謂的定期和不定期的鑒定指的是確定檔案館內檔案的密級程度和確定哪些檔案可以開放的鑒定工作。

2.外國檔案鑒定程序方法。國外的檔案程序鑒定主要以俄羅斯為例。它的檔案鑒定程序也劃分為三個階段。首先是在文書部門對文件的保管期限進行確定；然后將重點轉向機關檔案室確定可以移交到檔案館的文件并對沒有保存價值的文件進行剔除；最后階段是在國家檔案館中，也就是選出具有永久保存價值的檔案和需要重復保存用以確定全宗的完整性的文件來補充國家檔案館文件。英、法、美等國實行的則是初審鑒定和復審鑒定。初審鑒定就是直接在形成機關進行鑒定，復審由國家的檔案部門來完成，同時也是終極鑒定。

由此可見，中外在進行檔案鑒定時在鑒定部門上以及鑒定后檔案移交時間上都存在著明顯的差異。

三、檔案鑒定工作組織機構的比較

檔案鑒定工作要有秩序的、科學合理的、規范的進行，就必須要有運用科學的組織方法進行控制、組織協調的組織機構。而進行科學組織、決策的前提是有良好的專業知識和高尚的個人素質的工作人員的參與。這就強調了檔案鑒定組織與檔案鑒定工作人員在檔案鑒定工作中的重要性。

機關檔案室和檔案館是我國進行檔案鑒定的主要機構，文書工作人員和檔案工作人員共同參與了機關檔案室的檔案鑒定。在鑒定委員會或鑒定小組的領導下參與了檔案館對檔案的鑒定。這種鑒定機構的組成人員是不固定的，并且只有在對重要的檔案進行鑒定時才會成立專門的檔案鑒定委員會。而這種機構又往往是臨時性設置的，僅僅對這些重大價值的檔案的鑒定工作起著重要作用，一定程度上也不利于我國檔案鑒定工作的發展。相比之下，國外的檔案鑒定組織機構更為科學、系統。像歐美等國設有專門的檔案鑒定組織，即檔案鑒定評審委員會和檔案評審委員會。檔案鑒定委員會在各個檔案館也很常見，檔案事業機構均設有評審委員會。檔案鑒定委員會是初級的鑒定機構，評審委員會是復審機構。這三級機構都對檔案的鑒定工作進行著科學有效的指導和管理。

由此可以看出，國外的檔案鑒定組織相較于我國的檔案鑒定組織更為系統、正規，設置更為科學合理。我國應借鑒國外組織機構設置，設立常規性的、制度性的檔案鑒定委員會對檔案鑒定工作進行監督，以有利于檔案鑒定工作有組織、有秩序的開展。

四、中外檔案鑒定工作產生差異的原因

中外的檔案鑒定工作由于其發展背景、發展條件、重視程度不同，使中外在具體的檔案鑒定工作實踐中產生了許多差異。

1.發展背景。我國有著悠久的檔案鑒定歷史，時間可以追溯到唐代。當時我國對檔案鑒定一詞描述為“揀除”、“撿簡”。但當時只是粗略地對檔案鑒定工作進行了規定。宋代也規定了如果需要長期保存的文件應移到別庫內保存。鑒定工作在我國很早就有，但理論與實踐的發展卻不如人意。檔案工作沒有形成一個有機的整體而是分散的，導致了檔案鑒定工作難以開展。由于人們受封建傳統思想的牽制，一味地遵循先前的檔案鑒定工作，不在思想和行動上予以創新和發展，使得我國的檔案鑒定工作停滯不前，始終停留在落后的水平。另一方面，我國對檔案學進行科學系統的研究起步較晚，對檔案進行科學的管理的時間也較短，是造成我國的檔案鑒定工作發展不完善的又一個重要的因素。國外檔案工作進入新時期的標識是從1978年法國大革命之后開始的，法國1974年6月頒布的“穡月7日檔案法令”是世界上第一個涉及檔案鑒定的法令，隨后歐美的一些國家陸續的頒布了相關的檔案鑒定工作的規章制度。進入20世紀后，隨著德國檔案學家提出的“職能鑒定標準”以及20世紀50年代謝倫伯格提出的文件雙重價值論進一步把職能鑒定論進行深化之后，檔案鑒定的理論已經具有科學性和全面性。正是靠這些科學系統的理論支撐，使得國外檔案鑒定標準已呈多元化的趨勢發展并且在理論和實踐上進行了不斷的創新。

中外在發展背景上的不同導致了發展水平的差異。我國的檔案鑒定工作雖出現的較早，但由于在檔案鑒定工作發展過程中沒有對檔案鑒定工作進行統一的組織與管理，在理論與實踐上不予以創新和發展，檔案鑒定工作沒有得到充分的重視等原因導致了檔案鑒定工作沒有得到科學的發展。而外國對檔案鑒定工作的重視程度高，理論與實踐良好的結合使其檔案鑒定工作得到了良好的發展。

2.發展條件。我國在發展過程中由于社會條件的影響，阻礙了檔案鑒定工作的發展。如民國期間，人們對檔案的價值沒有正確的認識，導致了很大一部分檔案被變賣和損毀，造成了很大的損失。中華人民共和國成立后，檔案逐漸受到重視，但因檔案理論與實踐較為落后，導致檔案鑒定工作難以開展，檔案數量激增使保管成為一個重大的困難。另一方面，檔案鑒定理論的研究與其他方面相比較為落后，沒有科學的檔案鑒定理論和鑒定組織對檔案鑒定進行指導也是使檔案鑒定工作落后的一個原因。十年動亂更使得檔案鑒定工作難以發展。國外對檔案鑒定的認識則不同于我國，歐美一些國家都把檔案鑒定工作放到了一個非常核心的地位，如美國的檔案鑒定委員會。像評審委員會這種用于對文件的價值進行判定的機構在蘇聯等國家也常見。這些便利的條件使得檔案鑒定工作能夠順利進行。

3.重視程度。從專門的檔案鑒定組織機構和專業的檔案鑒定人員上就可以看出，歐美一些發達國家對檔案鑒定工作的重視程度可見一斑。與此同時，特別是對理論的研究。他們一直把檔案鑒定工作放在一個首要地位，同時注重檔案理論的研究與實踐的開展。相比而言，我國對保管和鑒定始終沒有達到一個平衡的狀態。檔案館一味地重視館藏的數量，不進行檔案的鑒定工作造成館藏臃腫、浪費經費等問題。使經濟投入與所獲價值不成比例，最重要的是難以對重要檔案進行保護，造成檔案的損失。在實踐方面，我國絕大部分的檔案處于保管的狀態，鑒定工作很少進行。另一方面，檔案鑒定工作人員在對檔案進行鑒定時為避免承擔責任，不會輕易地對檔案進行剔除。鑒定結果也因檔案鑒定工作人員自身對檔案價值的理解不同而產生差異?？茖W的檔案鑒定組織的缺乏也是檔案鑒定工作發展不完善的一個重要方面。沒有專門的常設性檔案鑒定組織對檔案鑒定工作進行指導、監督和管理，導致了檔案鑒定工作沒有科學的、經常性的開展。

五、國外檔案鑒定工作對我國的啟示

美國、俄羅斯等諸多國家在檔案鑒定工作上一直處于國際的領先水平，是值得我們學習的對象。他們對檔案鑒定工作的重視程度、科學的鑒定組織與人員的要求等，對我們日后的發展有著借鑒性的意義。我們應虛心的對其進行學習，使我的檔案工作早日與國際接軌。

1.提高檔案鑒定觀念，強化檔案鑒定意識。要想加強我國的檔案鑒定工作，提高對其的重視程度是很必要的。要認識到檔案鑒定工作對檔案價值和作用發揮的重要性。要提升檔案人員的專能力和素質，對檔案鑒定工作的態度要嚴謹認真。不能夠主觀地隨便決定一份檔案的存毀，要本著專業的學科知識和職業素養對檔案的價值進行判定。要把檔案鑒定工作確定為檔案工作的中心環節，檔案工作人員要不斷地對專業知識進行學習豐富和完善自己的實踐能力。筆者認為：在進行檔案鑒定工作時應該充分發揮我國統一領導、分級管理的管理體制，同時轉變人們的觀念，在思想和行動上對鑒定工作給予足夠的重視，擺正檔案鑒定工作在檔案工作環節中的正確位置。

2.強調理論與實踐的發展。我們都知道理論對實踐有著指導性的意義。檔案鑒定理論對檔案鑒定工作發展起著決定性的作用。檔案工作人員在長期的檔案鑒定工作中不斷對檔案鑒定理論進行深化，以此來確保高質量檔案鑒定工作順利開展。我們不得不承認檔案鑒定工作的落后與檔案鑒定理論的滯后是有一定關系的。筆者認為：我國和國外有些國家雖有著相同的社會制度，但也不能照搬照抄。在對外國理論進行吸收借鑒時，要拒絕生搬硬套的現象，同時注重我國自身鑒定理論的創新。我國應該結合我國的實際情況制定出適合我國的檔案鑒定理論，檔案工作者應立足于我國的現實情況將理論與實踐相結合，拒絕以往照搬照抄的情況，做好檔案鑒定工作，以避免館藏臃腫、不分主次的情況。

3.制定相關法律法規。法律法規的制定具體化、條理化，可以促進檔案鑒定工作的發展。在檔案鑒定工作中，按照法律法規對檔案進行管理能夠有效地提高檔案鑒定工作的質量及檔案鑒定工作的效率。檔案法律法規的不健全直接影響到了檔案鑒定工作在實踐中的應用。對歸檔范圍、保管期限表、銷毀檔案等進行明確的規定，實行統一的標準使之成為檔案鑒定工作的保障，來避免在實際工作中鑒定尺度難以掌握的問題。如應該對保管期限表中“重要的”、“比較重要的”、“一般的”做出具體的細化。另一方面，法律法規也對檔案工作人員起著約束作用，避免在鑒定工作中出現因鑒定人員主觀臆斷出現的對檔案價值進行隨意判定的現象。

本文從以上幾個方面對中國的檔案鑒定工作和外國的檔案鑒定工作進行了科學系統的比較，發現我國的檔案鑒定工作還是存在著許多不夠成熟和需要完善的地方。我國目前存在著檔案鑒定工作理論與實踐發展不均衡、不注重館藏質量、檔案鑒定工作的重視程度不夠等問題。為此，今后我們可以從提高檔案鑒定觀念、強化檔案鑒定意識、強調理論與實踐的發展、制定相關法律法規幾個方面來不斷完善和發展我國的檔案鑒定工作。

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★作者宋健為黑龍江大學檔案學專業在讀碩士研究生。

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2016-10-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.10