地方高校檔案利用與服務實況統計解析
——以懷化學院為例

劉英姿

(懷化學院檔案館 懷化 418008)

地方高校檔案利用與服務實況統計解析
——以懷化學院為例

劉英姿

(懷化學院檔案館 懷化 418008)

檔案利用是實現檔案價值的基本手段，是檔案工作的最終目的，本文以懷化學院2015年利用檔案、資料及效果登記臺賬為切入點，運用文獻計量學的方法，從檔案利用對象、目的及類別等方面進行統計解析，以掌握了解地方高校檔案利用的規律，為提升檔案工作效率提供參考依據。

檔案利用 統計 解析 懷化學院

我校自成立檔案館以后，建立了較為完善的檔案管理工作制度，其中也包括檔案利用登記制度。本文運用實證研究法，以懷化學院檔案館2015年利用檔案、資料及效果登記簿為原始數據源，數據真實且完整性強。憑借Excel對館藏信息資源查閱利用狀況進行數據篩選，各類別統計分析，以期從一個側面了解本館館藏資源利用需求與服務的意愿，為今后高校館藏信息資源的管理、利用提供參考和借鑒依據，并對未來檔案的歸檔內容及保管期限做出調整與規劃。

一、綜合檔案利用統計解析

1.利用對象統計解析。結果表明：本年度檔案利用對象23個，合計利用348人次，利用卷數719次，復印1441頁（見表1）。從利用對象上看，個人利用為171人次，占總利用人數的49.14%，個人利用卷次264卷，占總卷數的36.72%，復印頁數525張，幾項指標均位居檔案利用對象之前列，后勤處、辦公室次之。

從檔案利用登記簿上看，個人利用在高校檔案利用中占有相當大的比重，利用內容主要集中在往屆畢業生這一人群，查閱利用集中在新生錄取表格方面，其次是在校成績單及畢業存根、黨組織關系等方面的，作用于學歷學位認證、部隊提干、戶籍證明、補充個人檔案材料、教師資格證辦理等方面；后勤處主要集中在基建檔案設計圖紙方面的利用查詢；辦公室檔案利用主要在黨委、行政會議記錄及文件查詢；各教學單位檔案利用集中在實物檔案（原單位印章使用）及資料利用方面，用于補充工作材料；而財務檔案在會計憑證查詢方面提供卷數僅次于個人利用，查閱內容以基建財務憑證為主，在單位部門利用中位居首位，為學校經濟建設提供了原始的依據，各單位檔案利用人次、卷數及復印頁數具體分配情況見表1。

表1 綜合檔案利用對象統計

2.利用目的統計解析。目前檔案利用目的常用的分類有編史修志、工作查考、經濟建設、學術研究、查實個人及其他6大類。筆者對檔案利用目的進行了統計分析，結果如表2及圖1所示。

表2 檔案利用目的統計表

表2列出了幾種利用目的的各類數據分布情況，其中利用人數最多的查實個人，165人次，占總利用人數的47.41%，其次是工作查考，86人次，占24.71%，利用卷數最多的是工作查考，313卷，占總數的45.53%，查實個人次之，250卷，占總比例的34.77%；復印頁數較多工作查考，650頁，查實個人次之。相比較而言，在編史修志方面，利用率不太高。圖1顯示檔案利用目的排列及分布情況。歸檔工作提供參考指導作用。

表3 檔案利用類別分布

個人認為，檔案利用分類目的過于籠統，沒有明確的界限劃分，如基建檔案的圖紙查詢可歸于工作查考，用于學校的維修改建，在原有建設的基礎上進行改造，既節約了建設成本，又獲得經濟效益，通常我們人為地把它放在經濟建設這類當中。另本校的合同、協議、會計憑證及工資清冊在相應的官司糾紛中都能起到重要的憑證作用，為學校挽回了許多社會效益和經濟損失，但在利用目的中，一般將它們分類在工作查考當中。利用目的過于簡單，不能充分體現檔案的具體價值及起到的具體作用。在今后的工作中，可適當規范檔案利用目的有關內容，根據檔案發揮的作用等精細劃分相應的利用目的，可添加教職工獎懲、職稱、校友等與師生個人緊密聯系的民生檔案等利用欄目，細化檔案利用目的。

3.檔案利用類別分布。表3顯示，2015年檔案利用的類別有9類，總體上看出，教學檔案利用最多，為161人次，占總數的46.26%，提供利用卷數238卷，占33.1%，復印頁數446頁。從利用卷數看，教學最多，其次分別是財會、行政檔案等；從提供復印的頁數上看，依次是教學、財會、行政等，其中出版利用較少的是出版類，而聲像，設備檔案利用率為零。圖3-1，3-2顯示了各類別檔案利用分布情況。

結果分析：在檔案利用類別劃分中，一般是以一級類目進行劃分統計的，本文中檔案的利用門類也是根據一級類目進行統計，在今后的工作中，可酌情考慮檔案利用延伸到二級類目上，這樣更能明確檔案的利用情況，細化各類別檔案的利用情況，為今后各部門的立卷

二、人事檔案利用統計解析

2015年人事檔案共利用次數為865次，其中組織部利用453次，占總數的52.37%，人事處利用次之，216次，占24.97%，各部門檔案利用具體情況見表4。

人事檔案是學校師資配備、干部選拔的基礎，也是核實個人有關問題的可靠憑證。人事檔案是一人一卷，在利用過程中，利用者利用人事檔案，不管是查幾類材料，都是按卷數統計的，所以在人事檔案利用統計中，利用人次和利用卷次是相同的。2015年，根據省委組織部工作的部署，為進一步規范干部人事檔案，確保干部人事檔案質量及信息來源的真實性、準確性及完整性，我校對所有處級干部的人事檔案進行了審核，并將審核情況全面落到實處，及時反饋，故全年度中組織部的利用率最高。

表4 各部門利用人事檔案一覽表

三、檔案利用實例

2015年1月，我校2000級數學系蔣某某在廣東工作，該單位進行學歷學位審核的時候，因畢業證上的出生日期和本人身份證上的不一致，需要提供當年入學時的原始錄取簡明表和本校專升本的文件證明，因本人身在廣東，先是電話咨詢本館工作人員，在了解檔案利用流程后，特委托同班同學黃某來校辦理相關事項，在被咨詢及情況核實后，本館從綜合庫房內找出了當時的相關材料，并出具了相應證明，為該生的學歷學位證明提供了可靠的依據。

2015年6月，學校西區圖書館和食堂三樓大禮堂，因修建時間長，缺乏相應的制冷和取暖設備，導致使用時出現較多問題，為解決該歷史遺留問題，學校決定在原有基礎上改裝中央空調，需要從檔案館查閱這兩棟建筑物的結構、電路等設計圖紙，以便有針對性地實施改造，進行安裝方案設計，經過正常的工作流程后，檔案館調出了案卷材料，為學校經濟建設提供了最為原始的材料依據，節約了經濟成本，也為學校師生工作和生活環境改善提供了后勤保障。

綜述，懷化學院檔案利用與服務信息含量大，查中率較高，能夠反映出高校檔案利用與服務的發展動態，為了進一步提高檔案利用與服務工作效率，應加大宣傳力度，加強信息化建設，樹立主動推送服務的意識，充分發揮高校檔案記載歷史、傳承文明、洗禮靈魂的作用。

[1]涂上飆.全國高校檔案工作現狀與發展展望專題報告[R]，2015（12）.

[2]李財富,張錦云.2000年以來我國檔案利用研究的文獻計量學分析[J].檔案學通訊,2012（3）.

[3]徐亮.檔案利用過程的“倒立金字塔”現象的發生和克服：以高校檔案館為例[J].檔案學研究,2009（2）.

[4]吳青霞.地方高校人事檔案利用實況統計解析[J].蘭臺世界,2011（1）.

G273.5

A

2016-11-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.14

劉英姿，碩士，懷化學院檔案館館員，主要從事綜合檔案管理與檔案編研方面的研究。