信息時代下做好圖書檔案管理工作的探討

屠冬梅

摘 要：隨著網絡信息技術的不斷發展，圖書檔案管理工作取得了較大的進展。本文對信息時代背景下圖書檔案管理方面的工作進行分析，對其中管理觀念、管理模式等方面存在的問題進行闡述，并且從管理觀念更新、圖書檔案管理數字化建設等角度進行具體研究，希望為新時期圖書檔案管理工作的開展提供一定可供參考的建議，為圖書檔案管理工作效率及質量的提升奠定堅實基礎。

關鍵詞：信息時代 圖書檔案管理 策略

新時期人們對精神文化生活具有較高的追求，為了更好的滿足人們的文化需求，需要對圖書檔案管理工作產生更多重視，對現代信息技術進行有效利用，對傳統圖書檔案管理工作中的問題及不足進行改進，為圖書檔案管理工作質量及效率的提升奠定堅實基礎。下面對信息時代下圖書檔案管理工作中的問題及提高方法進行分析，希望能夠為人們提供更加優質的服務。

一、圖書檔案管理工作中的問題

1.管理模式方面的問題。近幾年，我國科技水平有了較大的進步，信息技術、計算機技術等現代科技在各個領域有了更多的應用和滲透。圖書館方面已經開始對計算機管理系統進行應用，但是系統僅能對近期文獻進行管理，圖書資源下載及利用等方面的效率不高；通常情況下，圖書館能夠對原有圖書信息進行收納，但是信息技術是近年來才應用至圖書檔案管理工作中的技術，因圖書館設立年限方面的問題，導致不能對全部資料進行一一收錄，對圖書檔案管理工作及圖書館信息管理工作產生一定影響。

2.資金投入方面有所不足。信息時代下，圖書檔案管理工作方式逐漸由紙質向數字化、信息化的方向過渡，為了做好圖書檔案管理工作，需要對硬件配置及條件方面進行提升，但是公共服務方面政府的資金投入存在一定限制，一些情況下不能對設備等進行及時更新，對圖書檔案信息化管理等方面工作的開展產生影響和阻礙。

3.管理人員素質參差不齊。管理人員為圖書檔案管理工作的主要執行者，其自身素質對檔案管理工作具有較大影響。然而，受傳統圖書檔案管理工作影響，部分管理人員學歷層次不高，綜合素質較低，并且未能經過專業化、系統化的管理技能培訓，對圖書檔案管理工作的開展及數字化、信息化建設工作產生影響，如何對管理人員進行更好的培養，提升其綜合素質和信息技術應用水平已經成為人們關注的重點。

4.管理觀念方面存在問題。圖書館發展過程中，人們對圖書館容量的擴大、館藏資料的增加較為重視，并且將其視為是評價圖書館綜合實力的重要指標之一，隨著館藏的增加，圖書檔案資料也逐漸增多，對圖書檔案管理工作產生一定影響；部分資料使用價值較低，建館初期的主要目的是為了對本區域的民眾提供服務，若對資料數量等方面過于強求，便會對圖書館運作產生影響，不能使其發揮自身真正的作用及最大價值。

二、圖書檔案管理工作的提高策略

1.做好圖書檔案資源開發及利用等方面工作。單純的記錄及保存并非信息時代下圖書檔案管理工作的全部內容，為了對圖書檔案管理工作水平進行提升，需要從檔案整理、保存等方面的工作入手，使同一區域或是單位的信息集中在同一位置，通過整理對信息隱藏的價值進行發掘，借助強化管理的方式對檔案資源進行有效利用，提高資源共享率，最終在網絡信息技術支持下，能夠對圖書檔案資源進行集中式的系統管理，避免出現檔案資源過于分散的情況，為圖書檔案使用價值的增加奠定基礎。

2.做好圖書檔案管理標準化及規范化建設工作。各個單位對圖書檔案管理工作的要求存在一定差異，基于此人們需要對差異問題進行正確認識，制定標準化及規范化的管理體系，為圖書檔案管理工作的開展提供更多參考依據，為管理工作按部就班的開展奠定堅實基礎，避免因管理人員自身理解及認識方面的問題和偏差對圖書檔案管理工作產生影響。

3.做好信息化管理團隊建設工作。信息時代下為了做好圖書檔案管理工作，需要對管理人員計算機技術、信息技術操作水平進行提升，通過教育培訓等手段使其掌握更多圖書檔案信息化管理知識及技能，對其自身專業素質、業務水平、信息技術操作水平等進行提升，提高圖書檔案信息化管理團隊整體水平，為管理工作的開展提供更多支持。

4.對管理觀念進行更新和調整。傳統圖書檔案管理工作中，工作人員需要將更多精力及時間耗費在檔案資料搜集、分類、歸檔等方面的工作中，而在信息時代背景下，圖書檔案管理人員能夠對網絡信息技術等現代科技手段的優勢作用進行充分利用，例如存儲空間增加、檔案信息管理工作更加安全可靠等。各個單位及圖書館需要對新時期特點及圖書檔案管理工作需求進行掌握，結合不同用戶的查閱需求，為其提供更加適宜和有效的圖書檔案服務，為檔案管理信息化水平的提升奠定基礎。另外，部分單位引進檔案信息管理系統，并且結合自身實際情況制定了一套圖書檔案信息化管理制度，為信息化管理工作的開展提供更多參考依據支持。例如，在檔案通用文件格式、資源網絡制度、搜集制度等方面進行了調整和完善，對失誤問題及損失進行有效控制，減少對圖書檔案管理人員時間及精力方面的浪費，為檔案管理工作質量及效率的提升提供更多支持。

5.圖書檔案管理的數字化、信息化建設。

首先，構建原文影像資料庫。原文影像資料庫需要對重要的圖書檔案進行存儲，通過壓縮、掃描等方式對珍藏價值較高的檔案信息進行存儲，通過適宜的存儲方式及存儲介質進行儲存，確保原文件能夠以數字化形式保留，為使用者在線瀏覽及查閱等提供更多支持；此外人們還可將此方法視為對原始圖書檔案信息的備份，能夠為珍貴的圖書檔案資源提供雙重保險，最終在圖書開放檔案目錄數據庫等方面的支持下，對查閱者的需求進行更好的滿足。

其次，構建檔案指南資料庫。圖書檔案管理人員需要對自身工作進行不斷的總結，進而對未來可能發生的問題進行有效防控，而指南資料庫的構建恰好能夠對上述工作提供更多支持，工作人員能夠在這一平臺上對彼此的經驗進行分享；此外，管理人員可對圖書使用者需求及建議等進行調查，站在使用者的角度對問題進行分析，進而為群眾提供更加適宜的圖書檔案管理服務；最后，在指南資料庫的支持下，能夠向查閱者介紹圖書檔案部門的情況和檔案文獻的館藏情況，這樣一來讀者便能夠在數字檔案系統的引導下迅速找到自己所需的資料，為圖書檔案管理實用性的提升奠定基礎。

再次，構建開放性檔案用戶目錄數據庫。查閱者對信息進行搜索時，若將所有圖書信息進行顯示，查閱者需要消耗較多的時間和精力進行信息篩選，而初步顯示目錄的增設能夠對上述問題進行緩解，查閱者結合自身需求進行先選，使辦公系統運行階段對內存方面的需求降低。登陸驗證步驟的增設對系統而言較為關鍵，通過自定義密碼的方式能夠對系統中關鍵數據篡改、泄露等方面問題進行預防控制，進而充分發揮數字化、信息化檔案管理系統的優勢作用，為圖書檔案管理工作的有序開展提供支持。

最后，構建獨立的資料庫。為了對數量眾多的圖書刊物進行有效利用，需要對圖書檔案管理工作產生更多重視：在讀者自行查找資料時，若方法不當可能浪費較多的時間，因此獨立資料庫的構建便顯得較為重要。在讀者未能找到所需資料的時候，借助聯網搜索的方式能夠對圖書所在位置進行掌握，為資源共享等方面工作提供更多支持，例如，構建專題文件匯編資料庫等，經過長期發展和積累，人們能夠借助網絡編輯系統實現異地聯合編譯等目標，使匯編材料逐漸變得更加完善和豐富，為檔案使用效率的提升及檢索時間的減少提供更多支持，促進圖書檔案管理水平的提升。

三、數字化、信息化圖書檔案管理的應用價值分析

1.促進圖書檔案管理效率的提升。在網絡信息技術等現代科技的支持下，檔案管理效率有了較大幅度改善。傳統紙質圖書檔案管理工作中，管理人員需要消耗較多的時間和精力對信息資料進行搜集、整合以及統計分析，并且工作模式不夠科學，針對這些問題，管理人員可以對新型數字化管理模式進行利用，對人力資源方面的投入進行控制，在計算機設備及技術的輔助下完成圖書檔案管理工作，為圖書檔案管理工作效率和準確性的提升奠定堅實基礎。為了實現上述目標，需要對工作人員進行適當的教育培訓，使其對基礎的計算機操作技能進行掌握，為圖書檔案管理工作提供更多便利；此外可增設一定數量的查詢設備，工作人員及圖書借閱者能夠互不干擾的進行工作和查閱，把信息輸入數據庫系統中，使其自動進行檢索，為檔案查找、咨詢等方面服務及管理工作的開展提供更多支持。

2.為圖書檔案文獻質量提供更多保證。圖書檔案管理工作較為關鍵，但是部分單位未能對圖書檔案管理工作產生足夠重視，未能將管理職責落實到具體的人頭上，僅由臨時工作人員對其進行兼職管理，導致圖書檔案管理工作陷入被動局面，大量的圖書檔案資料無法得到更好的管理和利用，一旦某項工作需應用圖書檔案資料時，僅能臨時前往各地進行查找，造成較多的時間及精力浪費，對工作效率方面產生影響。針對上述問題，在數字化、信息化的圖書檔案管理工作支持下，能夠使不同部門文件檔案資料集中，避免出現查找困難等問題；工作過程中若發現檔案資料不完整的問題時，可通過各類方法對其進行補齊；若圖書檔案發生污損、殘缺、模糊、褪色等問題時，管理人員需要對其進行修復，恢復其清晰度，而數字化、信息化的圖書檔案管理能夠實現副本異地存儲等目標，即使出現意外問題也能夠避免對檔案完整性產生影響，為檔案原件保存等方面工作的開展提供更多質量保證。

3.圖書檔案資料的開發及利用率有所提升。網絡信息技術的應用能夠提高圖書檔案資料的開發及利用率，并且為圖書檔案服務機制的創新奠定堅實基礎。除了管理效率、檔案質量方面有所提升之外，人們還可以構建圖書檔案管理網頁，在網絡平臺為需要檔案資料的人們提供服務，在線檢索的方式能夠減少檢索時間等方面的浪費，為辦事效率及水平等方面的提升奠定基礎；借助網絡平臺和信息技術，圖書檔案管理部門能夠為人們提供數據庫查詢、電子信箱一類的服務，進而與其他部門或單位進行更好的交流，在第一時間掌握各類信息，為圖書檔案管理工作的調整提供更多支持。

四、結語

總結全文，網絡信息技術逐漸向各個領域進行滲透，在圖書檔案管理工作中亦是如此。傳統圖書檔案管理工作需要消耗較多的人力、時間和精力，并且準確性不高，容易出現人為失誤問題，而在信息時代下，圖書檔案管理工作逐漸朝著信息化、數字化的方向發展，在管理效率、質量等方面有了較大的提升。上文已經對信息時代下如何做好圖書檔案管理方面的工作進行具體分析，希望為圖書檔案管理服務功能及作用的發揮提供更多支持。

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