論高校檔案管理工作的創新方略

成珊珊

摘 要：檔案是教學實踐和教學研究的重要基礎，檔案管理是學校管理的一個重要組成部分的執行管理。隨著現代信息技術的進步，高校檔案管理創新和發展勢在必行。文章從檔案管理的重要性入手，結合當前高校檔案管理工作存在的問題，就如何進行高校檔案管理工作創新進行了探討、分析。

關鍵詞：高校；檔案；管理工作；創新策略

高校檔案管理工作是高校事業發展的一個重要組成部分，是履行人才培養、科學研究和社會服務功能和執行活動的直接記錄。檔案的收集、管理和創新是構建高校檔案管理的一個重要因素。本文基于高校的檔案管理的創新策略談談個人認識。

1 高校檔案管理工作的重要性

許多學院和大學在發展過程中，在教學、科研和管理，積累了大量的文本、圖形、視頻、如何搞好檔案的管理是高校必須思考的問題。近年來，隨著規模的擴張，高校擴招，高校檔案數據，信息量比較大，這個對檔案管理工作效率提出了更高的要求。使用先進的管理方法和管理手段，變實體檔案資料管理為信化檔案資料管理，檔案管理已經成為高校檔案管理的新努力工作方向。

2 當前高校檔案管理工作中存在的問題

2.1 思想上不夠重視

雖說我國高校的檔案管理工作早已起步，但是，也有一部分高校至今都沒有認識到檔案管理工作的重要性，對檔案工作不夠重視.如許多高校領導層、教管人員一致認為，在高等教育改革大背景下，高校必須以教學管理和科研為重點抓好教學管理工作，檔案管理不過是教學管理的輔助成分，不需要在上面花費太多的時間.在這種“重教學、輕檔案”的管理思想影響下，高校檔案管理基礎設施建設、管理隊伍建設都受到影響，高校檔案管理工作仍舊停留在檔案信息收集、整理、保管等初級層面和紙質檔案管理時代.一些檔案管理人員也認為，只要做好實體檔案管理工作即可，檔案管理服務意識不高.這些，都會影響高校檔案管理工作進步。

2.2 管理體制落后，管理方法單一

管理體制僵化、落后，是高校檔案管理存在的顯著問題，高校檔案管理工作是一項專業性、系統性較強的工作，但是，許多高校在管理機構設置上都缺少長遠發展理念，致使檔案管理機構設置過于簡單，管理崗位人員分配不合理，管理人員工資待遇不高。一些高校甚至在檔案管理上沒有設置專業管理人員，學校檔案管理工作多由行政部門、會計部門的人員兼任，并且在檔案管理中沒有引入有效的激勵機制，嚴重影響了檔案管理人員的工作積極性.在檔案管理上，一些高校雖然也借助信息化建設契機，開啟了檔案管理信息化建設的大門，但是，許多高校的檔案管理工作仍以人工、手工管理為主，檔案信息化管理僅限于用電腦進行信息檢索、紙質檔案的信息化轉換與保存，與真正的信息化管理差距甚遠。

2.3 投入不足，硬件設置老化

因為經費有限，領導階層認識不到檔案管理工作的重要性，因此，許多高校在檔案管理上都沒有投入過多的資金.致使高校檔案管理硬件設備嚴重老化，檔案館舍條件相對較差，檔案管理所需的貴重儀器設備嚴重短缺.一些高校雖然在硬件設備購置上花費了一定數額的資金，但是，由于缺少配套設施建設不完善，專業人才和后續經費得不到保障，許多儀器的使用率都較低，儀器損壞后也難以得到及時維修。

2.4 檔案開放度不夠，管理人才匱乏

長期以來，我國高校檔案部門在檔案管理上采用的都是以藏為主、重藏輕用的策略，走的都是傳統的只管收藏和保管、只知道預防危險、不重利用的老路.這種落后的管理觀念，直接將檔案資源保管與利用對立起來，嚴重限制了高校檔案的開放度。加上工作人員思想僵化，服務質量不高，高校檔案利用功能也難以得到充分發揮。此外，許多高校在檔案管理上，都沒有引進專業人員，并且在隊伍管理上采用的都是人事管理終身制，只關注績效考核不關注人員培訓與再教育.受此影響，許多檔案工作者都缺少學習精神和進取意識，檔案管理專業技能也提升困難。

3 高校檔案管理工作創新策略

3.1 健全檔案管理體系與管理制度

建立健全高校檔案管理制度和管理機制，是提高高校檔案管理工作效率的根本。 為了實現高校檔案管理目標，高校首先要擯棄落后的管理理念，立足于我國《檔案法》、《檔案管理辦法》，完善學校檔案管理機制，制定詳細的檔案管理條例尤其是信息化檔案管理機制，明確電子檔案分類儲存標準和管理方法，將檔案管理職責落實到個人，在檔案管理上實施目標化管理和量化管理.在此基礎上，高校還要完善薪酬分配制度、用人制度、激勵機制，在檔案人員管理上引入有效的市場化競爭機制，鼓勵檔案工作人員大膽創新、爭先創優，為檔案管理工作注入無窮活力。

3.2 加大資金投入，建設服務性的管理部門

在高等教育事業不斷發展的情況下，傳統的手工檢索、人工管理檔案管理方法已經無法滿足高?，F代化管理需要.這就要求高校加大檔案館（室）建設資金投入，購置更多先進的檔案管理設備如掃描儀、電子閱讀設備等，并做好設備購置申報、采買、驗收、入庫、發放、使用和報廢登記工作，優化檔案館現代化設施，配備齊全檔案管理小型機組，加快檔案信息建設步伐，以促使學校檔案管理工作朝著更高的層次發展。再則，高校還要建設高校檔案信息網，開通高校網上檔案信息查詢平臺，為學生就業、深造等提供便利。在此基礎上，高校還要做好檔案管理隊伍管理，要求檔案管理人員轉變觀念，一方面認真做好檔案管理本質工作，確保檔案記錄、信息化轉化的真實性、全面性、準確性，一方面要求他們改變過去那種坐等用戶上門的思想，積極開發檔案的利用價值，開發更多可供用戶使用的檔案副產品，主動與高校教學管理、信息化建設接軌，通過服務性檔案管理部門建設來提高檔案資源的利用率。

3.3 增大檔案資源的開放度

高校檔案管理的最終目的是服務用戶、服務高校.這就決定了高校檔案管理必須以高校師生信息資源服務為目標增強檔案資源的開放度，為高校師生資源共享提供便利。具體來說，高校檔案部門要提高服務意識，認清自身在“信息資源共享”中的職責和任務，以用戶滿意為最高工作指示，扮演好信息媒介角色。其次，檔案部門要加大與學校圖書館、情報管理部門之間的聯系，共建學校文獻聯合目錄和文獻服務體系。即將學校圖書、情報、資料、檔案部門的文獻資源、檔案信息用統一的編著格式進行編排，充分挖掘內部資源潛力，實現資源互補，為信息在各部門流通、各部門信息利用提供方便，以滿足內部多層次信息需求。

3.4 建設專業的檔案管理隊伍

檔案管理人員的專業能力和綜合素質，關系到高校檔案管理工作的效率和質量。在高校檔案管理壓力不斷加大的情況下，高校要想實現檔案管理創新發展，必須引進既懂檔案管理又懂信息技術的高素質檔案管理專業人才，或加大資金和人力投入，進行專業人才培養，以夯實高校檔案管理信息化建設的基礎。在引進專業人才后，高校還要將人才培養納入內部管理計劃中去，做好檔案管理人員培訓工作，通過專業培訓、進修學習優化檔案管理人員的知識結構，提高其專業技能水平。

4結語

綜上所述，高校檔案管理工作具有一定的復雜性、特殊性，當前高校檔案管理工作中還存在許多問題。要想解決這些問題，高校必須制定創新檔案管理工作林念，明確檔案管理目標、方法和方向，并加大檔案管理基礎設施建設和人力資源建設，以優化檔案管理軟硬件環境.高校檔案部門則要大膽創新、積極探索，結合時代發展要求，拓寬高校檔案管理路徑，提高檔案資源共享度，以促進高校教學管理工作和諧發展。

參考文獻：

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