試論新形勢下檔案管理與創新

李永紅

摘 要：本文主要通過對當前檔案管理存在的不足進行分析，結合新形勢下對檔案管理工作的新的需要，給出創新檔案管理的方式。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；創新方式

檔案作為人們資料的載體，對于整個社會的發展有著重要的意義，在人類社會發展的過程中，每一階段都有著自己獨特的檔案管理機制，不同的檔案反映出不同時期的社會特征，透過檔案，可以看出時代發展的特征，對于風景區來說，其檔案記載著整個景區的發展變化史，承載著整個景區的發展歷史，對于檔案的科學管理是必要的工作，檔案工作的科學開展對于整個景區的持續發展有著重要的影響，應該加強對檔案管理工作的重視程度，保證整個景區管理適應新的形勢需要。

一、當前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理的封閉化

對于很多檔案管理部門來說，檔案工作的保密性、神秘性特色太過濃重，與社會的接觸太少，對真正的市場需要了解不充分，對于景區來說，其主要獲益方式就是通過吸引大量的游客獲取利益，但是對于檔案管理的神秘化會使得游客對整個景區的了解不到位，甚至會降低景區的吸引力，所以，在進行檔案管理工作時，工作方式的單一封閉，使得檔案管理工作不能發揮其真正意義。

（二）對于檔案資料的挖掘不夠

很多檔案管理部門對于檔案工作的處理僅限于管理，沒有進行充分的挖掘利用，活得檔案應該用活，將檔案中的資料進行靈活運用，轉變為更為吸引客戶的形式，使得游客對景區的好感度增加，從而增加景區的利潤。

（三）珍貴資料的保管不到位

很多檔案管理部門對檔案管理的重視度不高，對于資料實行不聞不問的政策，對于出現問題的檔案資料不及時采取補救措施，使得大量的珍貴資料流失，給景區造成的損失是不可估量的。

二、新形勢下對檔案管理新的要求

（一）檔案立卷是新時期的客觀要求

以前的檔案立卷制度在我國的檔案規范整理方面發揮了重要的作用，使得我國檔案管理制度化、規范化、標準化，但是，隨著時代的發展，原有的檔案管理制度存在著立卷過程繁瑣、復雜的弊端，工作量大，使得檔案管理的效率很難提高，而且檔案管理工作的主觀隨意性大，很難對所有檔案進行掌握。此外，各機關的立案人員的而流動性很大，使得立卷方法常常需要重新教給新的工作人員，使得檔案管理工作的質量得不到保證。新形勢下，要求對檔案管理工作進行立卷，傳統的封閉式檔案管理模式逐漸向開放式方向發展，對檔案的深化利用需要通過檔案開放、編研等形式來實現，這也是目前最為先進的檔案管理模式。

（二）注重對資料的平時收集

為了保證檔案內容的齊全、準確、原始，對檔案資料的平時收集顯得尤為重要，檔案管理過程中存在的問題隨著時代的發展逐漸暴露出來，新時期為了解決這一問題，提出了對資料的平時收集的要求。首先，需要對崗位責任進行強化，將責任落實到個人，使得工作的質量得到保證，改變檔案管理人員的消極對待工作的態度，改變傳統的別人交什么就接收什么的情況，采取有效的措施將檔案進行規劃分類，使得檔案管理不僅可以滿足機構的內部需要，還能夠適應時代的發展，使得檔案管理的平時收集工作做到責任到人。其次，應該加強對檔案的質量的重視，應該遵循材料形成的規律和特點，保證檔案材料之間的有機聯系，在規定的時間內進行整理、立卷，定期向相關的檔案管理工作室移交，保證檔案信息可以及時更新。最后，對于數據的收集主要采用自動化電子掃描的方法，進行輸入、校對和管理工作可以更好的保證檔案的質量。保證原始資料的完整性、準確性和時效性，以期適應全面網絡化管理的新要求。

（三）適應檔案編研工作的新要求

檔案編研是對檔案文獻進行研究和編撰，向客戶提供檔案的信息利用服務，是現代信息加工產業的分支，注重檔案編研工作的質量是新形勢下對檔案管理工作的又一新要求。對于檔案編研的理論與時代發展脫節這一現狀進行最快的扭轉，當前，檔案管理的理論研究主要集中在檔案基礎理論和宏觀管理，對于檔案編研的理論研究很少，且深度不夠，內容較單薄，檔案編撰工作主要是對論述史料的一次文獻進行編撰，對于二次文獻和三次文獻的編研工作缺乏系統專業的理論指導，編研成果缺乏科學性實用性。

三、如何創新檔案管理方式

（一）加大對檔案管理法案的執行力度

在開展檔案管理工作的過程中依照法定程序來開展是根本，必須符合相關的法律法規，促進各檔案管理法規的平衡發展，在開展工作時應該建立在各項規章制度都健全的基礎上，為檔案部門解決實際問題，對于單位庫房的安全防范工作必須要到位，保證檔案資料的完整和安全。應該實施統一的檔案管理措施，對各種類別、各種載體的檔案進行統一管理。檔案立卷是新形勢下應該重視的工作，在進行檔案立卷工作的開展時，應該嚴格按照有關規定實施，應該加大對檔案管理的監督力度，保證各單位可以按時移交檔案。

（二）實施檔案管理開放透明化

對于大部分人而言，檔案具有神秘特質，包括對政府、社會團體等各方面的文件資料，在眾多檔案中，檔案有政治、經濟、文化等方面的宏觀史料，檔案將人們原始的資料保存下來，在過去很多單位的檔案都實行只對內部人員開放，隨著時代的發展，檔案既要服從保密的原則，還應該有一定的開放性，任何檔案文獻的價值主要對其承載的信息進行開發利用，以滿足社會各界的需要，主要是為老百姓服務，所以，檔案管理工作面向百姓，給予一定的開放性，可以讓人民更好地了解工作，配合工作。

（三）緊跟時代步伐加強檔案編研

要想做好工作，工作人員的態度是基礎要素，應該加強編研意識，提高編研人員的素質，把檔案編研工作納入整個企業的工作日程之內，對已經設立的科室進行整改，使得編研人員切實履行其職責，對編研人員的政治素養、文化素養和身體素質進行全面提高。編研工作的開展也是建立在一定的資料之上的，所以，加強對檔案管理的資料的收集也是至關重要的，編研工作主要是對檔案內容進行研究，然后進行充實，所以，基礎必須打牢。對編研工作實行多功能管理，適應當前社會的競爭機制。首先需要滿足編研成果可以在一定程度上促進社會進步。其次，應該實現一定的經濟效應，以經濟建設為中心，不斷編研出促進經濟建設的成果。

四、總結

結合時代需要，對檔案管理工作不斷進行創新，結合計算機技術、信息技術，使得檔案管理工作實現全面的網絡化管理，在新形勢下不斷克服檔案管理存在的問題，結合新的形勢需要進行創新，使得檔案管理工作的質量得到提高，促進景區的可持續發展。

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