完善單位流動人員人事檔案管理工作探討

鄭揚

摘 要：因為不斷發展和變化的市場經濟和人事制度，造成了越來越嚴重的人員流動，如此使人事檔案管理工作面臨著巨大的挑戰。如此使企業流動人員造成了一個復雜且系統性的綜合問題，但是通過我們不斷的探索和開拓，就必定使人事檔案管理工作得到完善，使企業流動人員人事檔案管理工作得到更加新穎的舉措，進而促進人事檔案管理工作的完善和調整。

關鍵詞：單位；流動人員；人事檔案；管理

中圖分類號：F24

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.044

單位的人事檔案是國家檔案財富的有機組成因素，單位人事檔案決定著單位的發展。所以有必要對單位的人事檔案進行有效的管理，這樣一來可以方便相關部門對信息的索取，使單位的人事檔案工作得到更大的轉變，進而對中國經濟的發展提供相對的力量，使社會得到更大的進步。

1 人事檔案實現信息化管理

如今是一個信息化的時代，而檔案作為一種重要的信息方式存在于單位之中。所以有必要對其進行仔細的分析和研究，使其順利的促成現代化管理。針對流動性的人員人事檔案管理應該以計算機、網絡通信為中堅力量，實現流動人員人事檔案的網絡化管理，這是流動人員人事檔案管理應該解決的重要問題。而流動人員人事檔案管理需要從三個方面入手才能完成它自身的建設。首先是現代化的檔案庫管理，應該借助科學的手段來轉變傳統的檔案管理方式，應該學會借助檔案管理的信息化來對人事檔案建設專用數據庫。其次就是實現檔案資料的電子化。要借助計算機和掃描儀等現代的先進設備和技術，將檔案整理輸入微機，然后采取相應的技術將圖片、聲像資料以數據資料的形式展現出來，這樣實現了檔案的數字化、信息化。不僅如此還可以在檔案的查閱、借閱、歸檔等等各個環節來實現自動化操作。最后就是檔案服務的網絡化。能夠借助局域網、互聯網等等網絡平臺使人事檔案建立起網絡服務系統，使人事檔案形成相應的網絡區域和網站，最終保障人事檔案的交換和流通，實現異地查詢和人才流動的管理。

2 規范人事檔案管理各環節

2.1 完善檔案材料的收集

流動人員的人事檔案最終以檔案材料的方式展現出來，它能夠為人事等各項工作提供足夠的信息。檔案材料一定是真實可靠的，而且具有完整性，文字表述清楚，對象可靠穩定，還要有完備的手續。如此才可以有利于人事檔案管理工作的開展，才可以帶來有價值性的措施。

首先是能夠規范化的管理人事檔案的收集，使收集形成一個系統的網絡。根據材料形成的規律和特點來制定收集的方法。其次就是將檔案管理合同關系施加于流動人員或者是用人單位，如此使雙方明白自己的責、權和利，應該及時的收檔相關的信息。然后就是要保障流出和接收檔案的完整性，杜絕發生扣留和分批轉出檔案的行為。如果接收人員在接收檔案時，發現檔案有破損和不齊全的現象，應該找到相關的組織來證明檔案的完整。同時還要對傳統消極的收集保存方法進行革新。要開展嶄新的檔案收集保存機制，比如說有的單位制訂了人事立戶的存檔模式，也就是用人單位對流動人員的人事檔案進行集體委托的方式來進行接收和保管，這種方式展現出了一種動態的人才流動服務體系，實現了人檔分離的現象。如此用人單位可以更好的去管理人才，并且與人才流動服務機構產生合作，這樣一來流動人員的年終考核、聘干表等等檔案材料的收集和管理可以先交給用人單位，在經過一個月時間的管理和整理后由人才市場進行管理，實現了流動人員更加具有意義的人事檔案管理。

2.2 嚴格檔案轉遞手續

由于市場經濟和人事制度在不斷的演變之中，這就造成了越來越嚴重的人員流動，如此使檔案的轉遞面臨著巨大的挑戰，所以企業流動人員人事檔案工作的核心就是要使人事檔案得到安全且順利的轉遞。盡管這方面存在著一定的政策和規定，但是怎樣使檔案轉遞變得更加規范，使其具有更大的作用力成了一項關鍵的問題。

國家人事部在《流動人員人事檔案管理暫行規定》中說明了人才流動服務機構可以憑借有效文書向流動人員原單位辦理調檔函，原單位接到調檔函后在15天內轉交流動人員的人事檔案，同時要保障人事檔案的完整順暢轉遞。人才流動服務機構在接檔后，需要流動人員或者其所在的單位辦理存檔手續。至此流動人員、人才流動服務機構和流動人員現在的單位之間應該明確的制定相關的合同書，合同書中對彼此的權利義務等內容有全面明確的規定。同時需要注意的是檔案的轉遞需要經過機要交通或者由專人進行送取，杜絕流動人員本人送取或者郵寄。另外還要保障檔案的及時性和快捷性，保障人與檔案同時走停，使人與檔案緊密的聯系在一起。

2.3 使檔案的內容構成得到優化

人事檔案的結構構成不應該單單指向個人年齡、經歷、社會關系等內容，還應該包括個人專長、知識水平等等這個的個性化組成要素。要不斷的創建能力檔案，使個人的文化水平，

專業能力等情況得到充分的說明。其次要創建業績檔案 ，使流動人員在工作中的具體表現和工作的情況得到展現，如此就可以為流動人員的晉升和調動提供足夠的參考。還要創建誠信檔案，要加強對流動人員誠信的管理，使流動人員在誠信道德方面的資料得到清楚的記錄，只有如此才可以使流動人員的具體情況得到整體性的呈現，這對其本身的人事檔案建立轉移和發展有著足夠的參考和依據作用。

3 拓展人事檔案管理方式

在如今的社會主義市場經濟發展下，中國企業流動人員管理的新方式逐步向人事代理方向靠攏，如此使人才變得產業化，進而將人事管理發展成為一種制度，也就是說將單位人發生了轉變，使其變得更具社會性，而且還將人員使用和人事關系管理分割開來，也就是說單位用人不再是單位管理這些人員的檔案、工齡的計算和社會保險等等，這些具體的事項都由人才流動服務機構進行管理。隨著形勢的發展和變化，人事代理制度得到了巨大的調整，變成了人才租賃這樣的局面。如此人才市場就成了員工的雇主，對員工的人事進行管理，而用人單位和人才市場建立合作關系，如此使勞動關系發生了轉移，盡最大限度的提升了資源配置的力度，使之變得更加具有效益。

人事派遣制度的實施可以促進用人單位更加方便的使用人才，改變了人事關系和勞動關系相統一的格局，如此實現了用人單位用人，專業機構管人的形式。還有就是促進了人力資源的共享，因為高級專業人才的兼職租賃方式的開展，可以使人才資源在地區間得到共享。而人事派遣最為重要的一點就是能夠準確的挑選人才，使用人風險得到減少。中介機構可以根據用人單位的具體要求在人才市場上進行精準的挑選，然后經過用人單位的面試，如此使招聘變得更加高效。最后能夠打破編制的限制，使用人的需求得到滿足，一些定員定編的機構可以通過勞務派遣的方式來增加員工，這樣用人單位既可以使編制得不到擴大又可以滿足用人的緊迫需求。

被派遣人員可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理變得更加穩定合理，使自身的工作檔案得到補充，可以添加工作、業績、培訓和健康等等方面的情況，使勞動者的合法權益得到鞏固。還有就是派遣人員的合同到期，如果沒有續簽，那么人力資源服務機構仍然對其人事關系進行代理。而且人力資源服務機構還可以根據派遣人員的工齡計算和代交社會保險費，使其得到各種代理服務。

4 結語

人事檔案能夠真實的反映人類個體的人生，而人事檔案的管理會隨著社會的進步而不斷的發生改進。因為市場經濟和人事制度的不斷深化，人員流動將會成為一個巨大的問題，所以這就為對企業流動人員人事檔案管理工作提出了嶄新的挑戰，但是只有我們勇敢前行，認真對待就一定會找到適合單位流動人員人事檔案的管理方法，為完善單位流動人員人事檔案管理工作持續發力。

參考文獻

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