大數據發展背景下的檔案管理價值探討

陳慶暉

摘 要：隨著經濟的不斷發展，社會在不斷的進步，檔案管理工作是十分重要的一項工作，對于我國的發展而言，它是現代化建設的一個基礎工作。從大數據時代背景的角度來看，進行檔案管理策略的優化具有十分重要的價值意義，所以本文研究針對于此分析大數據時代背景下的檔案管理，希望所得的結果可以為相關領域提供科學的參考。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理 價值提升 策略探討

引 言

隨著科學技術的不斷發展，大數據已然成為當今時代發展的代表性產物之一，通過對大數據的分析研究，我們能夠發現信息與信息之間潛在的相關性，從而為企業決策提供重要的依據。檔案管理是企業信息資源管理工作中的重要內容，顧名思義，檔案管理工作的服務對象為檔案的使用者，而如今在大數據發展背景下，對檔案管理工作也提出了新的要求，作為數據資料的存儲中心，檔案管理成為大數據發展的必要依賴條件，與此同時，大數據的應用也改變了檔案管理的價值。

1檔案管理在新時代背景下引入大數據技術的必要性

1.1要融入智慧城市檔案館需要大數據技術

城市化的不斷擴展，促使人們提出了一個新的概念，那就是智慧城市，智慧城市的概念出現有其時代背景。首先是技術條件初步成熟，以計算機技術為代表的信息技術在各個行業的運用已經形成了一定的規模，建設智慧城市的基本原則就是要多用信息多利民眾，多用信息少用能源。雖然已經提出了智慧城市的概念，但是在檔案數據管理的實施上面始終沒有取得相應的突破，原因之一就是缺乏相關的大數據技術人才、低下的檔案管理意識。

1.2新時代背景下迫切需要利用大數據技術來管理電子文件

新時代下數據的增長速度基本上都是呈現一種指數爆炸式的增長模式，所以如果不能夠有效的管理這些數據，不僅會給企業帶來成本上的損失，還會失去未來的戰略發展機會。一些企業在實踐的過程中也探索出了一些處理數據的方法，比如說逐一閱讀鑒定和宏觀鑒定，但是這樣的方法根本就不能應付龐大的數據。檔案管理者要想從根本上解決這些問題，就必須要尋求技術上的幫助，此時，大數據技術就給我們提供了一種很好的思路，一些大數據軟件可以建立索引生成海量的數據，并且形成鏈接供檔案管理者使用，如此就能夠大幅度的提升人們的工作效率。

1.3新時代背景下需要用大數據技術來存儲和備份檔案數據

傳統的檔案管理一般都是為檔案專門建立一座檔案庫，后來建立了數據庫，由此提升了檔案管理的效率，但是隨著時間的推移，數據的急劇增加使得數據庫越來越容納不下如此多的數據，這種現象也就是檔案管理中經常說的“脹庫”，指的就是新增加的檔案因為庫房容量有限而無法正常的存儲在庫中，香港政府曾經花了六個月的時間，銷毀了高度達到萬米的檔案數據，我們在感嘆銷毀數據的同時，也不得不驚訝，政府也會產生如此龐大的數據。

2提升檔案管理價值的有效策略探討

2.1樹立大數據檔案管理意識

大數據時代背景下，企業管理者應樹立與社會發展需求同步的檔案工作理念，積極采用全新的資料收集方式和管理手段，為檔案管理人員提供明確的工作指導。具體而言，首先，檔案工作者需嚴格規范檔案資料的管理與開發流程，認真分析當前的數據處理與分析現狀。再此，企業應構建完善的檔案信息資源檢索機制，最大程度地配合各部門的日常管理工作，滿足他們的使用需求，以有效提高檔案管理者的工作熱情和積極性。最后，企業還應加大對檔案管理工作的宣傳力度，不斷增強相關工作人員的責任意識和事業心，推動檔案管理工作朝著規范化與科學化的方向發展。

2.2統一規劃檔案資源

大數據技術的應用，使得統一備份、存儲和處理海量數據成為可能。目前，我國已有部分區域建立了一定規模的數據庫產業園，主要用來進行數據收集、處理、分析等工作，對于促進區域經濟發展起到了十分積極的作用。受各地數據庫建設的啟發，企業也應當對檔案資源實施統一化的管理，以有效維護檔案文件的安全。為此，檔案管理工作者需盡快構建一個完善的檔案資料備份中心，將企業管理運營過程中所產生的各類檔案信息集中起來，嚴格按照相關標準來進行統一的開發與管理，全面降低檔案管理工作的風險性，保證企業檔案管理資源的使用價值。

2.3合作開發檔案管理網絡數據庫

當今社會背景下，企業要想憑借自身力量構建一個功能齊全、覆蓋面廣闊的網絡數據庫平臺，實施難度較大。因此，企業有必要樹立合作研發意識，與研究院、科技單位、數據開發公司等建立良好的合作關系，共同開發檔案管理網絡數據庫，以有效加強對企業檔案數據資源的管理。與此同時，企業領導者也應不斷提高自身的組織能力，根據數據庫研發工作的實際情況，合理投入和調配人力、物力、資金等各方面的資源，以有效促進檔案管理工作的科學、高效運行。

3大數據時代檔案管理需要注意的問題

在大數據時代進行檔案管理工作必須要具備明確的目標和標準。檔案管理人員首先必須要清楚通過大數據的應用可以得到什么，否則就會浪費較多的數據分析的時間。因為檔案管理的資源比較豐富，如果檔案資源的管理沒有明確的目標，那么會在檔案管理過程當中喪失目標和方向，所以需要將大數據標準和目標首先進行明確之后，再采用相關的大數據工具進行干預。在大數據時代進行檔案管理必須要重視潛在的風險，開發以及應用檔案信息資源的過程中可能會導致檔案信息出現泄露和丟失，甚至存在有篡改相關檔案信息的情況，這些問題就需要應用大數據技術手段進行規避，在進行開發的過程當中，要分析出潛在的風險，解決在開發過程當中所遭遇的各種問題，同時要求推出相關的法律和法規，這樣能在一定程度上避免相關風險的擴大化。

結 語

綜上所述，本研究簡單分析大數據時代背景之下檔案管理工作的相關內容。大數據背景之下進行檔案的管理工作顯得十分復雜，因為現如今的時代在不斷地發展，那么使得各項檔案數據的儲備量也在不斷增多，所以檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。在大數據時代背景之下，檔案管理工作必須要強化對于大數據的認知，合理地對大數據技術進行應用，對于海量的電子檔案信息進行科學的處理和管理，只有這樣才能更好地保證檔案資源得到合理的開發和應用。

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