稅務電子檔案管理工作中的問題及對策

侯偉基

摘 要：隨著網絡的發展和國家電子政務政策的相繼推出，稅務系統信息化成為稅務部門為提高工作效率和推行國家政策的重要目標。為擺脫傳統低效的手工稅務業務處理和稅務檔案管理方式，各個地區的稅務部門紛紛響應國家政策開始實行電子化辦公，推行能提高稅務工作效率的電子檔案管理模式。本文就稅務電子檔案管理工作中的問題及對策進行研究分析，以供參考和借鑒。

關鍵詞：稅務電子；檔案管理；問題；對策

二十一世紀以來，檔案界對電子檔案管理的關注越來越多，對電子文件的采集、保存以及安全等問題做了深入探索，并取得了一定的成果，但相關調查顯示，這些研究大多處于理論探索階段，并沒有完全應運于實際的檔案管理工作中。電子文件與紙質檔案有著本質的不同，其特殊性為傳統的檔案管理工作提出了更高要求，如何對電子檔案進行科學有效的管理已成為檔案界亟待解決的問題之一。

一、稅務電子檔案管理工作中的問題

（一）稅務電子檔案管理設施尚不完善

稅務機關要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統支持，但是由于經費和技術的限制，我國多數基層稅務部門稅務檔案設施還比較落后。電子檔案管理所需的相關設備和檔案管理軟件不足，現有的電腦、掃描儀等設備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務檔案數字化與稅收征管信息化建設脫節，嚴重影響了稅務檔案管理的性能。

（二）稅務電子檔案的安全措施不到位

在稅務電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務電子檔案管理有效性及科學性的重要保證。當前稅務電子檔案的數字化建設還不夠完善，網絡安全措施還不到位，稅務電子檔案管理系統有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數據系統滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數據就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網絡系統，做好安全保密工作。

二、稅務電子檔案管理問題的改進對策

（一）加強辦公自動化系統建設

當前總局的“金稅三期”工程已經在全國各級稅務部門試點推行，這進一步完善了稅收征管數字化管理信息系統的建設，有助于對系統的流暢性和安全性進一步提升。此外，在對稅務檔案的六大系統模塊管理、應用的基礎上，要把每個模塊功能加以細化，加強高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設，使納稅人的業務辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務部門還要拓展檔案應用模塊，把稅務電子書、檔案統計查詢、電子文件展示等納入檔案應用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務。另外，稅務部門要提高稅務檔案工作人員對計算機的應用水平，努力使稅務檔案管理人員做到既懂計算機又精通稅收知識，成為稅務電子檔案管理的復合型人才。稅務部門還要對計算機專業人才加強稅收專業知識的培訓，使其能夠更好地從事計算機的開發管理工作。要加強對稅收干部進行計算機知識培訓，強化信息數字化技術在稅務檔案管理工作中的應用。要協同相關技術部門加強信息化技術的相關研究，解決稅務檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術問題，切實做好稅務電子檔案管理工作。

（二）規范稅務電子檔案管理

國家稅務總局應該制定出一套規范、統一、切實可行的辦公自動化流程，并根據當前各稅務部門的工作軟件實際情況，開發出能夠綜合各項稅務工作的應用程序，使稅務電子檔案管理工作更加規范，提高稅務信息系統的應用效率。稅務部門要在規范和統一的征管流程下，依照數據一致、一次錄入、平臺統一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業務積累不受影響的情況下，在同一省內努力實現稅務系統軟件開發的規范性、系統性、兼容性與全面性。此外，稅務部門應該完善稅務電子檔案管理的考核制度，讓稅務電子檔案管理有法可依、有章可循，規范稅務檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負責人，由其負責電子檔案校驗、監督工作，并對工作中出現的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結合稅務系統的績效考核模式，明確檔案管理責任制，對電子檔案的采集、整理、開發有明確的獎懲考核指標，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質。

（三）完善稅務檔案安全系統

在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當前能夠保護電子檔案資源信息數據安全的主要是防火墻和病毒查殺系統，它采用了數據加密法和存取權限控制法，以及數字時間印章法、數字水印法等安全保障措施。其中數字水印法是利用特殊技術把作者自己設置的花紋、印鑒等標志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數據被復制、拷貝時，這些標志無法復制，這就保證了文件信息的唯一性；數字加密法是按照一定的加密變換規律，對沒有加密的文件數據進行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數據，以此來保護電子檔案不被竊??；數字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞，如果已經歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網上登記或生成的時間不可改變。

三、結語

綜上所述，稅務電子檔案的出現，給傳統稅務檔案工作帶來了諸多的挑戰，必須從現在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創新，并盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，以適應未來對檔案事業的發展要求。

參考文獻：

[1]陳萌.電子檔案管理中的問題及對策[J].中外企業家，2015（02）：221.endprint